Einen Club-Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Club-Weihnachtsmarkt braucht eine klare Reihenfolge: Zuerst stehen Datum, Raum, Genehmigungen und Marktstände fest, danach folgen Anmeldungen, Lieferanten und der Lageplan. Plane Verkaufsstände, Buffet und Bar so, dass Besucher Wege und Kasse sofort erkennen. Kurz vor dem Termin werden haltbare Vorräte bereitgestellt, Getränke gekühlt und Glühwein sowie Snacks vorbereitet. Am Veranstaltungstag zählen ein früher Aufbau, funktionierende Beleuchtung und ein besetzter Empfang.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Raum festlegen
2 Personen
2
Marktstände reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
8
Lieferanten bestätigen
9
Allergenübersicht erstellen
10
Lageplan und Laufweg erstellen
2 Personen
11
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
12
Vorratsliste aktualisieren
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Glühwein vorbereiten
2 Personen
17
Snacks vorbereiten
3 Personen
18
Zelte und Stände aufbauen
6 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
20
Beleuchtung anschließen
3 Personen
21
Weihnachtsdekoration aufhängen
4 Personen
22
Stände einrichten
6 Personen
23
Buffet und Bar vorbereiten
4 Personen
24
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen

Event

25
Besucherempfang betreuen
2 Personen
26
Heiße Getränke servieren
2 Personen
27
Speisen und Snacks servieren
3 Personen
28
Getränke nachfüllen
2 Personen
29
Stände auffüllen
2 Personen
30
Tische und Müll prüfen
2 Personen
31
Diätgerichte getrennt halten
32
Letzte Verkaufsrunde ankündigen

Nachbereitung

33
Kasse abschließen
2 Personen
34
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
35
Abfall sammeln
3 Personen
36
Geschirr abwaschen
3 Personen
37
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
38
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
39
Raum reinigen
4 Personen
40
Dekoration und Beleuchtung verstauen
3 Personen
41
Bestand zählen und einlagern
2 Personen
42
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 6
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
TischläuferAnz. 12
PreisschilderAnz. 60
NamensschilderAnz. 20
KreidetafelnAnz. 8

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 8
BatterielampenAnz. 12
LED-KerzenAnz. 24
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
KassenboxenAnz. 2
Geldautomat
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
KabelbinderAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
SchneidemattenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Raum und Laufweg fest, bevor du Marktstände, Tische und Stehtische verteilst. Plane mindestens 1 Meter Durchgang ein und zeichne Kasse, Bar und Verkaufsstände in einem Lageplan ein.
Prüfe Genehmigungen und Lieferanten nicht erst in der Veranstaltungswoche. Bestätige Liefertermine spätestens 7 Tage vorher und halte eine Allergenübersicht für alle Speisen bereit.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Teile die Verkaufsstände mindestens 3 Tage vor dem Markt ein, damit Namensschilder und Preisschilder rechtzeitig vorbereitet werden können.
Bereite haltbare Vorräte zuerst vor und kühle Getränke am Vortag. Glühwein, Snacks, Thermoskannen und Warmhaltebehälter sollten am Veranstaltungstag so stehen, dass Nachfüllen ohne lange Wege möglich ist.
Baue Zelte und Stände mit Beleuchtung vor dem Eintreffen der Besucher auf. Prüfe Verlängerungskabel, Lichtschläuche, Batterielampen und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn; Kasse und Wechselgeld gehören ebenfalls in diesen letzten Kontrollgang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Club-Weihnachtsmarkt planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Raum, Marktständen und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Marktstände braucht ein Club-Weihnachtsmarkt?: Die Anzahl hängt von den Verkaufsgruppen und der Raumgröße ab; plane pro Stand mindestens etwa 2 Meter Stellfläche und 1 Meter freien Laufweg ein. Zeichne den Lageplan, bevor du Stände und Mobiliar reservierst.
Wann sollte man Glühwein und Getränke vorbereiten?: Kühle Getränke am Vortag und bereite Glühwein so vor, dass er kurz vor Beginn erhitzt werden kann. Prüfe Thermoskannen und Warmhaltebehälter spätestens 60 Minuten vor dem Empfang der Besucher.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Lege das Wechselgeld anhand der erwarteten Besucherzahl und der Preise fest und verteile es auf die Kassenboxen. Bereite die Kasse spätestens 30 Minuten vor Beginn vor und dokumentiere den Anfangsbestand.

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