Cómo organizar un mercadillo navideño del club
Un mercadillo navideño del club funciona mejor cuando se organiza por fases: primero el espacio y los permisos, después los vendedores y visitantes, y al final las compras y el montaje. Reserva los puestos antes de abrir las inscripciones y fija una fecha límite para confirmar proveedores y necesidades dietéticas. El día del evento, el recorrido, la iluminación, la caja y las bebidas requieren responsables distintos. Así evitas improvisaciones justo antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el espacio
2 personas
- 2
Reservar puestos de mercado
- 3
Comprobar permisos
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Distribuir los puestos de venta
2 personas
- 8
Confirmar proveedores
- 9
Elaborar un resumen de alérgenos
- 10
Crear el plano y el recorrido
2 personas
- 11
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 12
Actualizar la lista de inventario
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar vino caliente
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Montar tiendas y puestos
6 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 20
Conectar la iluminación
3 personas
- 21
Colgar la decoración navideña
4 personas
- 22
Montar los puestos
6 personas
- 23
Preparar el buffet y la barra
4 personas
- 24
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Evento
- 25
Atender la recepción de visitantes
2 personas
- 26
Servir bebidas calientes
2 personas
- 27
Servir comida y aperitivos
3 personas
- 28
Rellenar las bebidas
2 personas
- 29
Reponer los puestos
2 personas
- 30
Comprobar mesas y residuos
2 personas
- 31
Separar los platos especiales de dieta
- 32
Anunciar la última ronda de ventas
Seguimiento
- 33
Cerrar la caja
2 personas
- 34
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 35
Recoger la basura
3 personas
- 36
Lavar la vajilla
3 personas
- 37
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
- 38
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 39
Limpiar el espacio
4 personas
- 40
Guardar la decoración y la iluminación
3 personas
- 41
Contar y guardar el inventario
2 personas
- 42
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 6
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 120
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 4
- Manteles runnerscant. 12
- Etiquetas de preciocant. 60
- Pancartas con nombrescant. 20
- Pizarrascant. 8
Iluminación
- Cables de lucescant. 8
- Lámparas de bateríacant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Cajas de cajacant. 2
- Cajero automático
- Termoscant. 6
- Mantener calientecant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Bridascant. 20
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarrascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Tapetes de cortecant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, el espacio y los permisos. Confirma la capacidad, los accesos y las tomas eléctricas antes de reservar los puestos, porque esos datos determinan cuántos vendedores caben y cómo se distribuirá el recorrido.
- Abre las inscripciones con una fecha límite clara, por ejemplo 7 días antes. Pide en el mismo formulario el puesto que necesita cada vendedor, sus preferencias dietéticas y cualquier requisito eléctrico.
- Dibuja el plano antes de preparar la decoración. Deja libres las entradas, las zonas de paso y el acceso a la caja; coloca los puestos de venta, las mesas, las sillas y la barra siguiendo ese recorrido.
- Haz la compra después de actualizar el inventario. Enfría las bebidas con antelación, prepara las provisiones no perecederas y deja el vino caliente y los aperitivos para el tramo final de la preparación.
- Asigna turnos para recepción, caja, barra y cierre. Prepara el cambio y las cajas antes de abrir, prueba las regletas y los alargadores, y reserva al menos 60 minutos para montar iluminación, puestos y decoración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño del club?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio, comprobar permisos y confirmar los puestos. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes del mercadillo.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercadillo navideño?
- Confírmalos entre 10 y 14 días antes y vuelve a comprobar proveedores, necesidades eléctricas y nombres para las pancartas 7 días antes. El plano definitivo debe estar listo como mínimo 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el mercadillo?
- Calcula al menos 2 horas si hay que montar carpas, mesas, sillas, puestos, iluminación y decoración. Prevé una revisión final 30 minutos antes de recibir a los visitantes.
- ¿Cuántas bebidas hacen falta para un mercadillo navideño?
- Como punto de partida, calcula 2 bebidas por persona durante las primeras 2 horas y añade un 10 % de margen. Separa las bebidas que deben mantenerse frías de las que irán en termos o se servirán calientes.
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