Organiser un marché de Noël avec une comédie musicale

Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant de contacter les vendeurs ou de concevoir les invitations. Le marché et la comédie musicale doivent ensuite être traités comme deux flux liés : stands, public, scène, sonorisation et circulation. Prévoyez assez tôt les droits musicaux, les autorisations et les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les fournisseurs, répartir les bénévoles et vérifier le matériel, des tentes aux rallonges électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
3
Sélectionner la comédie musicale de Noël
2 personnes
4
Vérifier les droits musicaux
5
Enregistrer le groupe qui se produit
2 personnes
6
Approcher les stands et les vendeurs
3 personnes
7
Envoyer les conditions aux vendeurs
2 personnes
8
Concevoir les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Faire les réservations
2 personnes
13
Vérifier les autorisations
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Définir les itinéraires de stationnement et de circulation à pied
2 personnes
16
Publier le programme musical
2 personnes
17
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
21
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
22
Vérifier les costumes de la comédie musicale
2 personnes
23
Imprimer le programme et le fléchage
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
26
Récupérer les décorations de Noël
2 personnes
27
Récupérer le matériel technique
2 personnes
28
Faire les courses de produits frais
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Réaliser la répétition de la comédie musicale
8 personnes
32
Vérifier les prévisions météo

Événement

33
Balisage du site
3 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Monter la scène
4 personnes
36
Installer les tables et les chaises
5 personnes
37
Répartir les stands
4 personnes
38
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
39
Tester le matériel sonore
3 personnes
40
Installer l'éclairage
3 personnes
41
Suspendre la décoration
4 personnes
42
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
43
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
44
Préparer le stand de restauration
4 personnes
45
Préparer le point boissons
3 personnes
46
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
47
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
48
Accueillir les musiciens
2 personnes
49
Aider les musiciens à se changer
3 personnes
50
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Tenir le marché de Noël
8 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Servir du chocolat chaud
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
58
Faire la première annonce de la comédie musicale
59
Jouer une comédie musicale
10 personnes
60
Servir les boissons de pause
3 personnes
61
Faire la deuxième annonce de la comédie musicale
62
Répéter le final de la comédie musicale
10 personnes
63
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
64
Clôturer la vente et le service traiteur
5 personnes
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Démonter les stands
5 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
69
Retirer l’éclairage en toute sécurité
3 personnes
70
Démonter les tentes de fête
6 personnes
71
Rassembler les déchets
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer les points de restauration et de boissons
3 personnes
74
Rendre le terrain propre
4 personnes
75
Réfrigérer les restes
2 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Retourner le matériel technique
2 personnes
78
Retourner les matériels de location
3 personnes
79
Ranger la décoration
2 personnes
80
Rassembler les objets trouvés
81
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Tassesqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Enrouleurs électriquesqté 4
Chauffes-platqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Câbles de haut-parleurqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 6
Planches en mousseqté 4
Saladiersqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 16
Nappes de Noëlqté 12
Cartes de menuqté 20
Affiches du programmeqté 20
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 20
Pilesqté 40
Pied de projecteurqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et les horaires, puis dessinez le plan du terrain : emplacement des stands, scène, files d’attente, stationnement et cheminements piétons. Gardez des passages suffisamment larges pour éviter que le public ne se concentre devant les vendeurs.
Contactez les vendeurs avant d’envoyer les invitations et transmettez-leur leurs conditions par écrit. Demandez notamment leurs besoins en tables, prises électriques, espace sous tente et horaires d’installation ; une relance à 4 semaines de l’événement évite les absences de dernière minute.
Réglez les droits musicaux et l’enregistrement du groupe avant de publier le programme. Confirmez aussi les costumes, les microphones sans fil, les pieds de micro, la table de mixage et le lecteur audio au moins 7 jours avant le spectacle.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dès leur réception, puis faites les réservations nécessaires. Prévoyez une personne chargée de l’accueil et une autre du suivi des repas afin que ces informations ne se perdent pas le jour du marché.
Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis, par exemple montage, accueil, circulation, assistance aux stands et démontage. Imprimez le plan, le programme et le fléchage avant le jour J, et faites les courses non périssables au moins 3 jours à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec spectacle ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et la comédie musicale, vérifier les autorisations et les droits musicaux, recruter les vendeurs et confirmer la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un marché de Noël ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, après avoir confirmé la date, les horaires, le lieu et le programme musical. Fixez une date limite d’inscription au plus tard 10 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires et les réservations.
Quel matériel faut-il prévoir pour la comédie musicale de Noël ?: Prévoyez une scène adaptée, une table de mixage, des microphones sans fil, des pieds de micro, un lecteur audio et des câbles sécurisés. Faites un test complet du son au moins 2 heures avant l’arrivée du public et protégez les rallonges avec des goulottes ou des enrouleurs adaptés.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la circulation et 1 pour la coordination du spectacle, puis ajoutez 1 personne par zone nécessitant une surveillance constante. Pour un événement de taille moyenne, prévoyez au moins 6 à 8 bénévoles par créneau, montage et démontage compris.

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