Cómo organizar un mercado navideño con musical de Navidad

Un mercado navideño con musical combina puestos, circulación de visitantes y una actuación que necesita horarios y medios técnicos bien coordinados. Empieza fijando la fecha, las horas y la distribución del recinto; después cierra los derechos del musical, los vendedores y los permisos. Deja para el final la señalización, los ensayos y las compras no perecederas. Este orden evita confirmar puestos o imprimir programas antes de saber si el espectáculo y la instalación son viables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y las horas
2 personas
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
3 personas
3
Seleccionar el musical de Navidad
2 personas
4
Comprobar los derechos del musical
5
Fijar el grupo que actuará
2 personas
6
Contactar con los stands y vendedores
3 personas
7
Enviar las condiciones de los vendedores
2 personas
8
Diseñar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer reservas
2 personas
13
Comprobar permisos
14
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
15
Definir rutas de aparcamiento y peatonales
2 personas
16
Publicar el programa del musical
2 personas
17
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
18
Reclutar voluntarios
2 personas
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Confirmar proveedores
2 personas
21
Comprobar la decoración navideña
2 personas
22
Revisar los trajes del musical
2 personas
23
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Comprar productos no perecederos
3 personas
26
Recoger la decoración navideña
2 personas
27
Recoger el equipo técnico
2 personas
28
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Realizar el ensayo del musical
8 personas
32
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

33
Cerrar el recinto
3 personas
34
Montar las carpas
6 personas
35
Montar el escenario
4 personas
36
Colocar mesas y sillas
5 personas
37
Distribuir los puestos
4 personas
38
Conectar la corriente y los cables
2 personas
39
Probar el equipo de sonido
3 personas
40
Colgar la iluminación
3 personas
41
Colgar la decoración
4 personas
42
Montar el mostrador de información
2 personas
43
Preparar la caja y el cambio
2 personas
44
Preparar el puesto de comida
4 personas
45
Preparar el punto de bebidas
3 personas
46
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
47
Montar aperitivos
3 personas
48
Recibir a los actores del musical
2 personas
49
Cambiar a los jugadores
3 personas
50
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
51
Recibir a los visitantes
4 personas
52
Atender el mercado navideño
8 personas
53
Servir café y té
3 personas
54
Servir chocolate caliente
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Vaciar puntos de residuos
2 personas
58
Hacer el primer anuncio del musical
59
Poner en escena el musical
10 personas
60
Servir bebidas del descanso
3 personas
61
Hacer el segundo anuncio del musical
62
Repetir el final del musical
10 personas
63
Informar a los últimos visitantes
2 personas
64
Cerrar la venta y el catering
5 personas
65
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

66
Desmontar los puestos
5 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Apagar el equipo de sonido
2 personas
69
Retirar la iluminación con cuidado
3 personas
70
Desmontar las carpas
6 personas
71
Recoger la basura
4 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar los puntos de comida y bebida
3 personas
74
Dejar el recinto limpio
4 personas
75
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver el equipo técnico
2 personas
78
Devolver el material alquilado
3 personas
79
Guardar la decoración
2 personas
80
Recoger objetos perdidos
81
Recoger facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 6
Sillas plegablescant. 80
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Tazascant. 120
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Enrollacablescant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cables de altavozcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 6
Virutas de espumacant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Manteles runnerscant. 16
Manteles de Navidadcant. 12
Cartas del menúcant. 20
Pósteres del programacant. 20
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 20
Bateríascant. 40
Soporte de iluminacióncant. 2

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Reserva primero el espacio y dibuja un plano con puestos, escenario, mesas, sillas y recorridos peatonales. Comprueba también dónde habrá electricidad antes de confirmar el equipo de sonido.
Cierra los derechos del musical y el grupo que actuará antes de publicar el programa. Deja por escrito la duración, las necesidades técnicas y la hora de llegada para el montaje.
Envía a los vendedores sus condiciones con suficiente antelación y registra sus necesidades. Pide también las preferencias dietéticas de los asistentes antes de hacer reservas o planificar la oferta de comida.
Calcula los puntos de conexión para altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y termos, y lleva cables alargadores, regletas, canaletas y enrollacables. Protege los cables en las zonas de paso para evitar tropiezos.
Asigna voluntarios a funciones concretas: acceso, información, vendedores, backstage y desmontaje. Imprime el mapa, el programa y la señalización cuando ya estén confirmados los horarios y la distribución.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con musical?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar el grupo, comprobar los derechos del musical, tramitar permisos, confirmar vendedores y enviar invitaciones sin trabajar con fechas provisionales.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos del mercado navideño?: Hazlo al principio, idealmente entre 8 y 10 semanas antes de la fecha. Algunos permisos dependen del recinto, los puestos, la música o la instalación eléctrica, así que conviene conocer los requisitos antes de contratar o anunciar nada.
¿Cuánto tiempo debe reservarse para montar el escenario y los puestos?: Reserva como mínimo 3 horas de montaje y una revisión técnica antes de abrir al público. El grupo debería tener además un bloque de prueba de sonido y vestuario separado del horario de visitas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño con musical?: Para un evento pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada función crítica: acceso, información, apoyo a vendedores, escenario y desmontaje. Añade 2 personas de reserva para cubrir pausas y problemas durante la actuación.

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