Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsmusical organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit Musical braucht zwei abgestimmte Abläufe: den Markt mit Ständen, Verkäufern und Besuchern sowie die Aufführung mit Rechten, Bühne und Technik. Lege zuerst Datum, Uhrzeiten und Geländeaufteilung fest. Danach folgen Musical, Genehmigungen, Verkäufer, Einladungen und Helfer. In den letzten Tagen prüfst du Lieferungen, Dekoration, Kostüme, Beschilderung und haltbare Lebensmittel. So erkennst du Engpässe bei Strom, Laufwegen und Sitzplätzen rechtzeitig.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
3
Weihnachtsmusical auswählen
2 Personen
4
Musicalrechte prüfen
5
Tretende Gruppe festlegen
2 Personen
6
Stände und Verkäufer ansprechen
3 Personen
7
Verkäuferbedingungen versenden
2 Personen
8
Einladungen gestalten
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Reservierungen vornehmen
2 Personen
13
Genehmigungen prüfen
14
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
15
Park- und Laufwege festlegen
2 Personen
16
Musicalprogramm veröffentlichen
2 Personen
17
Besucherplan erstellen
2 Personen
18
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Lieferanten bestätigen
2 Personen
21
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
22
Musicalkostüme überprüfen
2 Personen
23
Programm und Beschilderung drucken
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
26
Weihnachtsdekoration abholen
2 Personen
27
Technik abholen
2 Personen
28
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Musicalprobe durchführen
8 Personen
32
Wettervorhersage prüfen

Event

33
Gelände absperren
3 Personen
34
Partyzelte aufbauen
6 Personen
35
Bühne aufbauen
4 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
37
Stände einteilen
4 Personen
38
Strom und Kabel anschließen
2 Personen
39
Tonanlage testen
3 Personen
40
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
41
Dekoration aufhängen
4 Personen
42
Infostand einrichten
2 Personen
43
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
44
Essensstand vorbereiten
4 Personen
45
Getränkestelle vorbereiten
3 Personen
46
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
47
Snacks auslegen
3 Personen
48
Musicaldarsteller empfangen
2 Personen
49
Darsteller umkleiden
3 Personen
50
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
51
Besucher empfangen
4 Personen
52
Weihnachtsmarkt betreuen
8 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
54
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Abfallstationen leeren
2 Personen
58
Erste Musical-Ankündigung machen
59
Musical aufführen
10 Personen
60
Pausengetränke servieren
3 Personen
61
Zweite Musical-Ankündigung machen
62
Musical-Finale wiederholen
10 Personen
63
Letzte Besucher informieren
2 Personen
64
Verkauf und Catering abschließen
5 Personen
65
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Stände abbauen
5 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Tonanlage ausschalten
2 Personen
69
Beleuchtung sicher entfernen
3 Personen
70
Partyzelte abbauen
6 Personen
71
Abfall sammeln
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Essens- und Getränkestellen reinigen
3 Personen
74
Gelände sauber übergeben
4 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Technik zurückbringen
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
79
Dekoration verstauen
2 Personen
80
Fundsachen sammeln
81
Lieferantenrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TassenAnz. 120
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 10

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherkabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 8
KellenAnz. 6
SchaumspießeAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischläuferAnz. 16
WeihnachtstischdeckenAnz. 12
SpeisekartenAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 20
BatterienAnz. 40
LichtstativAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Marktöffnung und Musical nicht zu knapp hintereinander. Rechne für Einlass, Besucherwechsel und einen Technikcheck mindestens 30 Minuten Puffer ein.
Kläre die Musicalrechte, bevor du das Programm veröffentlichst oder Einladungen verschickst. Für Bühne und Ton solltest du mindestens einen vollständigen Probelauf mit Mischpult, Funkmikrofonen und Lautsprechern einplanen.
Prüfe die Stromanschlüsse vor dem Aufbau und ordne Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle den einzelnen Bereichen zu. Kabel sollten nicht quer über Besucherwege liegen.
Schicke Verkäufern die Bedingungen frühzeitig und bestätige Lieferanten spätestens eine Woche vor dem Markt. So lassen sich fehlende Marktstände, Partyzelte oder Warmhaltebehälter noch ersetzen.
Erstelle den Helferplan mit festen Schichten und einer Ansprechperson pro Bereich. Für Einlass, Besucherwege, Musicaltechnik und Marktstände braucht es besonders während der Aufführung eine klare Vertretung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt mit Musical organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Musicalrechte, Genehmigungen, Verkäufer und die auftretende Gruppe brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Dekoration und Einkauf.
Wann sollte man die Musicalrechte prüfen?: Prüfe die Rechte direkt nach der Auswahl des Musicals, spätestens 8 Wochen vor dem Termin. Veröffentliche das Programm erst, wenn die Aufführung rechtlich geklärt ist.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts mit Musical?: Plane für Marktstände, Partyzelte, Bühne, Ton und Beschilderung mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Ein Technik- und Sicherheitscheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt mit Musical?: Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer gleichzeitig einteilen. Während des Musicals müssen zusätzlich Personen für Einlass, Laufwege, Technik und Notfälle erreichbar bleiben.

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