Zo organiseer je een kerstmarkt met kerstmusical
Begin met de datum, openingstijden en locatie en werk daarna van de indeling naar het programma. Een kerstmarkt met musical vraagt om twee planningen die elkaar niet in de weg zitten: bezoekers en verkopers moeten kunnen bewegen, terwijl podium, geluid en publiek op tijd klaarstaan. Regel musicalrechten, vergunningen en stroom vroeg. Bevestig leveranciers en optredende groep opnieuw voordat je programma, plattegrond en bewegwijzering laat drukken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
- 3
Kerstmusical selecteren
2 personen
- 4
Musicalrechten controleren
- 5
Optredende groep vastleggen
2 personen
- 6
Stands en verkopers benaderen
3 personen
- 7
Verkopersvoorwaarden versturen
2 personen
- 8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Reserveringen maken
2 personen
- 13
Vergunningen controleren
- 14
Stroompunten controleren
2 personen
- 15
Parkeer- en looproutes bepalen
2 personen
- 16
Musicalprogramma publiceren
2 personen
- 17
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
- 18
Vrijwilligers werven
2 personen
- 19
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 20
Leveranciers bevestigen
2 personen
- 21
Kerstdecoratie controleren
2 personen
- 22
Musicalkostuums controleren
2 personen
- 23
Programma en bewegwijzering drukken
2 personen
- 24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 25
Houdbare boodschappen doen
3 personen
- 26
Kerstdecoratie ophalen
2 personen
- 27
Techniek ophalen
2 personen
- 28
Verse boodschappen doen
3 personen
- 29
Dranken koelen
2 personen
- 30
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 31
Musicalrepetitie uitvoeren
8 personen
- 32
Weersverwachting controleren
Event
- 33
Terrein afzetten
3 personen
- 34
Partytenten opbouwen
6 personen
- 35
Podium opbouwen
4 personen
- 36
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
- 37
Kraampjes indelen
4 personen
- 38
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
- 39
Geluidsapparatuur testen
3 personen
- 40
Verlichting ophangen
3 personen
- 41
Versiering ophangen
4 personen
- 42
Infobalie inrichten
2 personen
- 43
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
- 44
Eetkraam voorbereiden
4 personen
- 45
Drankpunt voorbereiden
3 personen
- 46
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 47
Hapjes uitstallen
3 personen
- 48
Musicalspelers ontvangen
2 personen
- 49
Spelers omkleden
3 personen
- 50
Laatste veiligheidronde lopen
2 personen
- 51
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 52
Kerstmarkt bemannen
8 personen
- 53
Koffie en thee serveren
3 personen
- 54
Warme chocolademelk serveren
2 personen
- 55
Hapjes serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Afvalpunten legen
2 personen
- 58
Eerste musicalaankondiging doen
- 59
Musical opvoeren
10 personen
- 60
Pauzedranken serveren
3 personen
- 61
Tweede musicalaankondiging doen
- 62
Musicalslot herhalen
10 personen
- 63
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 64
Verkoop en catering afsluiten
5 personen
- 65
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 66
Kraampjes afbreken
5 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 68
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 69
Verlichting veilig verwijderen
3 personen
- 70
Partytenten afbreken
6 personen
- 71
Afval verzamelen
4 personen
- 72
Servies afwassen
3 personen
- 73
Eet- en drankpunten schoonmaken
3 personen
- 74
Terrein schoon opleveren
4 personen
- 75
Overgebleven eten koelen
2 personen
- 76
Materialen inventariseren
2 personen
- 77
Techniek retourneren
2 personen
- 78
Huurmaterialen retourneren
3 personen
- 79
Decoratie opbergen
2 personen
- 80
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 81
Leveranciersfacturen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 10
- Klaptafelsaantal 12
- Statafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 80
- Podiumdelenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Mokkenaantal 120
- Bordenaantal 150
- Dessertbordenaantal 120
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerbladenaantal 10
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Stroomhaspelsaantal 4
- Warmhoudersaantal 4
- Waterkokersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Luidsprekerkabelsaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Tangenaantal 8
- Pollepelsaantal 6
- Schuimspanenaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 120
- Kerstslingersaantal 20
- Kerstkransenaantal 8
- Kerstfigurenaantal 12
- Tafellopersaantal 16
- Kerstkleedjesaantal 12
- Menukaartenaantal 20
- Programmapostersaantal 20
- Routebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- LED-lantaarnsaantal 20
- Batterijenaantal 40
- Lichtstatiefaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalzakhoudersaantal 10
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg eerst de terreinindeling vast: reserveer aparte zones voor marktkramen, het podium, wachtrijen en looproutes. Controleer daarna of partytenten, marktkramen, podiumdelen en kabelgoten werkelijk in de beschikbare ruimte passen.
- Regel de kerstmusical niet alleen met de optredende groep. Controleer de musicalrechten zodra je de titel hebt gekozen en plan een technisch moment voor actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoons en microfoonstatieven.
- Vraag verkopers en bezoekers tijdig om informatie die later ontbreekt. Verzamel dieetwensen bij reserveringen, verstuur verkopersvoorwaarden en verwerk aanmeldingen voordat je definitieve aantallen voor servies, statafels en klapstoelen bepaalt.
- Maak stroom onderdeel van de plattegrond. Tel per plek de benodigde aansluitingen, test verlengkabels, stekkerdozen en stroomhaspels vooraf en werk kabels weg in kabelgoten zodat publiek en verkopers er niet over struikelen.
- Plan de laatste controle niet op de ochtend zelf. Controleer kerstdecoratie, musicalkostuums, houdbare boodschappen en bewegwijzering enkele dagen vooraf; druk programma en plattegrond pas nadat tijden, locaties en looproutes definitief zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt met kerstmusical organiseren?
- Begin minimaal 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, musical, rechten en vergunningen. Benader verkopers en vrijwilligers daarna meteen, zodat je uiterlijk 4 weken voor het evenement de planning en plattegrond kunt vastleggen.
- Wanneer moet je de musicalrechten voor een kerstmusical regelen?
- Controleer de rechten direct nadat je de musical hebt geselecteerd, bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de uitvoering. Wacht niet tot de repetities klaar zijn: zonder bevestiging kun je het programma en de publiciteit niet definitief maken.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstmarkt met musical?
- Plan minimaal 4 uur voor tenten, kramen, podium, decoratie, stroom en bewegwijzering. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor een geluidscheck met microfoons en speakers voordat bezoekers binnenkomen.
- Wanneer druk je het programma en de plattegrond van de kerstmarkt?
- Druk deze materialen ongeveer 1 week vooraf, nadat tijden, verkopers, podiumplek en looproutes zijn bevestigd. Houd een kleine reserve achter voor last-minute wijzigingen in het musicalprogramma.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!