Organiser un marché de Noël au camping, étape par étape

Un marché de Noël au camping se prépare d’abord comme une petite installation extérieure, puis comme un moment convivial. Commencez par fixer la date, le lieu et le nombre de stands avant d’inviter les participants. Les inscriptions, l’électricité et les besoins alimentaires doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour le déchargement, le montage, les boissons chaudes et l’accueil afin d’éviter les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le concept du marché de Noël
2 personnes
3
Établir la répartition des stands
2 personnes
4
Faire les réservations pour les stands
5
Faire la réservation de l’alimentation électrique
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les fournisseurs
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Imprimer le plan
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Préparer le mode de paiement
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
3 personnes
16
Trier les décorations de Noël
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
19
Remplir les glacières
2 personnes
20
Préparer l'argent liquide
21
Contrôler le site
2 personnes
22
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
23
Décharger les stands
4 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Fixer les parois du stand
3 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Brancher l’éclairage
2 personnes
29
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
30
Aménager les tables du stand
4 personnes
31
Installer les panneaux du menu
2 personnes
32
Monter le buffet
4 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
37
Tester le son et le micro
2 personnes
38
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes

Événement

39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
41
Tenir les chalets de Noël
8 personnes
42
Servir des boissons chaudes
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Maintenir la propreté des points de restauration
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Essuyer les tables
2 personnes
48
Vérifier les bougies et l’éclairage
2 personnes
49
Annoncer le programme
50
Encadrer l’activité de Noël
3 personnes
51
Gérer la musique
52
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
53
Reconduire les visiteurs
3 personnes
54
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

55
Éteindre les lumières de Noël
2 personnes
56
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
57
Rassembler le matériel de stand
4 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Emballer le matériel
2 personnes
64
Rassembler les objets trouvés
65
Enregistrer les stocks
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Effectuer l'inspection finale du site
2 personnes
68
Stocker les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Parois de standqté 8
Tables hautesqté 6
Nappesqté 20
Planches de standqté 16

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 24
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 30
Lampes à pilesqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 16
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Décoration de tableqté 20
Panneaux de menuqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Marmites à soupeqté 3
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 20
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 8

Équipement

Installation musicale mobile
Microphones sans filqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Diablesqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Raclettes de solqté 3
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la répartition des stands au moins 3 semaines avant l’événement. Demandez à chaque exposant ses besoins en électricité et en mobilier avant de confirmer sa place.
Réservez l’alimentation électrique avant de commander ou d’installer les éclairages. Comptez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles par zone, plutôt que de créer une seule longue ligne.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant le marché. Prévoyez une liste séparée pour les allergies, les régimes particuliers et les quantités à remettre aux fournisseurs.
Préparez les boissons chaudes et les en-cas le jour même, mais triez les décorations et imprimez le plan deux jours avant. Les tasses, verres, bols et couverts sont souvent oubliés jusqu’au moment du service.
Consultez les prévisions météo à J-3 puis le matin même. Gardez un responsable pour contrôler le site, les points d’alimentation et la stabilité des tentes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au camping ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu, les stands, les fournisseurs et l’électricité. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, les achats et la préparation du matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le marché. Confirmez ensuite la répartition des stands, les besoins électriques et le plan au plus tard 10 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour du marché ?: Prévoyez au minimum 1 personne pour l’accueil et 2 à 3 personnes pour le montage et le déchargement. Ajoutez 1 responsable des boissons et 1 personne chargée de surveiller l’électricité et le site.
Que faut-il vérifier le matin d’un marché de Noël extérieur ?: Vérifiez la météo, les tentes, les tables, les chaises et chaque point d’alimentation avant l’ouverture. Faites ce contrôle au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, puis rechargez les boissons et les glacières.

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