Organiser un marché de Noël pour une association sportive

Pour réussir un marché de Noël d’association sportive, commencez par fixer le cadre avant de penser aux décorations. La date, les horaires, le club-house, les stands et les bénévoles déterminent ensuite les inscriptions, les achats et l’installation. Prévoyez un responsable par zone : accueil, ventes, boissons, cuisine et rangement. Le jour même, gardez du temps pour aérer le lieu, monter les stands et vérifier les paiements avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le club-house
2
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
3
Inscrire les bénévoles
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver les stands du marché
8
Réserver le matériel de refroidissement
9
Répartir les stands de vente
2 personnes
10
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
11
Définir le parcours et l’espace public
2 personnes
12
Établir la liste des prix
2 personnes
13
Préparer le mode de paiement
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Trier le stock
2 personnes
17
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
18
Préparer la soupe
2 personnes
19
Préparer les en-cas
2 personnes
20
Trier la décoration
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Aérer les espaces
2 personnes
23
Monter les stands de marché
6 personnes
24
Installer les tables et les chaises
5 personnes
25
Dresser les tables
3 personnes
26
Suspendre la décoration
4 personnes
27
Installer le sapin de Noël
3 personnes
28
Brancher l’éclairage
2 personnes
29
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
30
Brancher l'équipement
3 personnes
31
Préparer le café et le thé
3 personnes
32
Réchauffer les plats chauds
3 personnes
33
Réapprovisionner les tables de vente
4 personnes
34
Installer les caisses
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
2 personnes
36
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Servir à manger et à boire
6 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
40
Réapprovisionner les plats chauds
3 personnes
41
Réapprovisionner les stands de vente
2 personnes
42
Vider les poubelles
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Fermer les caisses
2 personnes
45
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

46
Démonter les stands du marché
6 personnes
47
Retirer la décoration
4 personnes
48
Rassembler la vaisselle
3 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Nettoyer les espaces
5 personnes
51
Évacuer les déchets
2 personnes
52
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
54
Ranger le stock restant
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
57
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Porte-manteauxqté 2
Cintresqté 80
Nappesqté 12

Vaisselle

Tassesqté 150
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pinces alimentairesqté 8

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Bougies LEDqté 30
Cartes de prixqté 40
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Pilesqté 40

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bains-marieqté 3
Glacièresqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Petite enceinte

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef, à pain et d’épluchageqté 8
Grandes marmites à soupeqté 3
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, les horaires et le club-house, puis inscrivez les bénévoles. Un tableau par créneau permet de couvrir l’ouverture, le service et le rangement sans laisser un stand seul.
Traitez les inscriptions avant de faire les courses : relevez les besoins alimentaires et prévoyez les quantités pour le nombre réel de participants. Les oublis de dernière minute concernent souvent les régimes particuliers et les portions pour les bénévoles.
Dessinez le parcours du public avant de répartir les stands. Laissez une circulation dégagée entre les tables, placez les cartes de prix à hauteur des yeux et installez les panneaux directionnels avant l’ouverture.
Préparez les paiements au moins la veille : caisses, terminaux, monnaie et alimentation électrique doivent être testés ensemble. Comptez une rallonge et une multiprise par zone équipée, sans surcharger une seule prise.
Faites les préparations qui supportent l’attente en avance, mais gardez le montage et le dressage pour le jour même. Prévoyez au moins 60 minutes avant l’ouverture pour aérer, installer les tables, brancher les appareils et contrôler chaque stand.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël associatif ?: Prévoyez au minimum 60 minutes avant l’ouverture pour aérer le club-house, monter les stands, installer les tables et les chaises, puis brancher les appareils. Ajoutez 30 minutes si plusieurs zones de vente ou de restauration doivent être testées.
Quand faut-il organiser les inscriptions des bénévoles ?: Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant le marché et fermez-les 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de répartir les créneaux, de prévoir les remplacements et d’envoyer un planning clair.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Gardez une réserve séparée pour les bénévoles et vérifiez les besoins alimentaires avant les achats.
Quand tester les caisses et les terminaux de paiement ?: Testez les caisses, les terminaux et les prises la veille, puis refaites un contrôle 30 minutes avant l’ouverture. Préparez aussi la monnaie et un plan de secours si un terminal ou une multiprise ne fonctionne pas.

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