Weihnachtsmarkt im Sportverein organisieren
Ein Weihnachtsmarkt im Sportverein gelingt, wenn du zuerst Termin, Öffnungszeiten und Vereinsheim festlegst und danach Helfer, Stände und Publikum planst. Beginne mehrere Wochen vorher mit Einladungen und Anmeldungen, damit Ernährungswünsche und Schichten nicht auf den letzten Drücker geklärt werden. Für den Aufbau brauchst du einen festen Ablauf: Räume lüften, Marktstände und Tische aufstellen, Technik anschließen und erst danach dekorieren. Besonders oft fehlen Preisschilder, Batterien, Verlängerungskabel oder eine klare Kassenbesetzung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Vereinsheim reservieren
- 2
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 3
Freiwillige anmelden
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Marktstände reservieren
- 8
Kühlgeräte reservieren
- 9
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
- 10
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 11
Route und Publikumsbereich festlegen
2 Personen
- 12
Preisliste erstellen
2 Personen
- 13
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Vorräte sortieren
2 Personen
- 17
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
- 18
Suppe vorbereiten
2 Personen
- 19
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 20
Dekoration sortieren
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Räume lüften
2 Personen
- 23
Marktstände aufbauen
6 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 25
Tische eindecken
3 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 27
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
- 28
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 29
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 30
Geräte anschließen
3 Personen
- 31
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
- 32
Warme Gerichte aufwärmen
3 Personen
- 33
Verkaufstische bestücken
4 Personen
- 34
Kassen einrichten
2 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 36
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 37
Besucher begrüßen
3 Personen
- 38
Essen und Getränke servieren
6 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 40
Warme Gerichte nachfüllen
3 Personen
- 41
Bestände an Verkaufsständen auffüllen
2 Personen
- 42
Mülleimer leeren
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 44
Kassen abschließen
2 Personen
- 45
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 46
Marktstände abbauen
6 Personen
- 47
Dekoration entfernen
4 Personen
- 48
Geschirr sammeln
3 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 50
Räume reinigen
5 Personen
- 51
Abfall entsorgen
2 Personen
- 52
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
- 53
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 54
Restbestand einlagern
2 Personen
- 55
Fundgegenstände registrieren
- 56
Kassenbestand einzahlen
2 Personen
- 57
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 8
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- KleiderständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 80
- TischdeckenAnz. 12
Geschirr
- TassenAnz. 150
- TrinkgläserAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- LebensmittelzangenAnz. 8
Dekoration
- Künstlicher Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- LED-KerzenAnz. 30
- PreisschilderAnz. 40
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- BatterienAnz. 40
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- Kleine Lautsprecherbox
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch-, Brot- und SchälmesserAnz. 8
- Große SuppentöpfeAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für die erste Stunde pro erwachsener Person etwa 2 bis 3 Getränke ein und lege zusätzlich eine Reserve für Helfer zurück. Getränke in Kühlboxen oder Kühlgeräten sollten vor dem Öffnen vollständig kalt sein.
- Teile die Freiwilligen in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und besetze Verkauf, Kasse, Nachschub und Abbau getrennt. Eine Person als Reserve verhindert, dass bei Pausen ein Stand schließen muss.
- Lege Route und Publikumsbereich vor dem Aufbau fest. Wegweiser-Schilder, Preisschilder und gut sichtbare Kassen sollten spätestens 30 Minuten vor der Öffnung an ihrem Platz sein.
- Schließe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vorher an. Prüfe dabei jedes Verlängerungskabel und halte Batterien für LED-Kerzen und Lichterketten bereit.
- Bereite Suppe, Snacks sowie gewaschenes Obst und Gemüse nach einem Zeitplan vor, statt alles am Veranstaltungstag gleichzeitig zu erledigen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Markt und kennzeichne passende Speisen eindeutig.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt im Sportverein organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten und der Reservierung des Vereinsheims. Vier Wochen vorher sollten Helfer, Marktstände und Einladungen feststehen.
- Wie viele Helfer braucht ein Vereins-Weihnachtsmarkt?
- Plane mindestens eine Person pro Verkaufsstand, zwei Personen für die Kasse und zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Nachschub und Aufbau ein. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du entsprechend Ersatz für Pausen.
- Wann sollte man die Helfer für den Weihnachtsmarkt einteilen?
- Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 14 Tage vor dem Termin. Verschicke die endgültigen Schichten eine Woche vorher und bestätige offene Positionen nochmals 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung.
- Was muss beim Aufbau eines Weihnachtsmarkts zuerst erledigt werden?
- Öffne die Location, lüfte die Räume und lege zuerst Route sowie Publikumsbereich fest. Danach folgen Marktstände, Tische, Technik und Kassen; die Dekoration sollte erst in den letzten 60 bis 90 Minuten angebracht werden.
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