Cómo organizar un mercadillo navideño del club deportivo

Empieza por reservar el local del club y fijar una fecha y un horario que permitan montar los puestos con calma. Después confirma vendedores, voluntarios e inscripciones, incluyendo las preferencias dietéticas de los asistentes. La organización funciona mejor si separas pronto el recorrido del público, la zona de venta, la comida y los pagos. El día anterior, revisa compras, inventario y equipos; el mismo día, abre y ventila el espacio antes de colocar mesas, sillas y decoración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el local del club
2
Fijar la fecha y el horario
2 personas
3
Inscribir voluntarios
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Reservar puestos de mercado
8
Reservar equipo de refrigeración
9
Distribuir los puestos de venta
2 personas
10
Crear el horario de voluntarios
2 personas
11
Definir la ruta y el área del público
2 personas
12
Preparar la lista de precios
2 personas
13
Preparar el método de pago
2 personas
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Clasificar el inventario
2 personas
17
Lavar frutas y verduras
2 personas
18
Preparar sopa
2 personas
19
Preparar los aperitivos
2 personas
20
Clasificar la decoración
2 personas

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Ventilar los espacios
2 personas
23
Montar los puestos del mercado
6 personas
24
Colocar mesas y sillas
5 personas
25
Preparar las mesas
3 personas
26
Colgar la decoración
4 personas
27
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
28
Conectar la iluminación
2 personas
29
Colgar señalizadores
2 personas
30
Conectar el equipo
3 personas
31
Preparar café y té
3 personas
32
Recalentar los platos calientes
3 personas
33
Reabastecer las mesas de venta
4 personas
34
Montar las cajas
2 personas
35
Instruir a los voluntarios
2 personas
36
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
37
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
38
Servir comida y bebida
6 personas
39
Rellenar las bebidas
3 personas
40
Reponer los platos calientes
3 personas
41
Reponer existencias en los puestos de venta
2 personas
42
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
43
Comprobar los baños
2 personas
44
Cerrar las cajas
2 personas
45
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

46
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
47
Retirar la decoración
4 personas
48
Recoger la vajilla
3 personas
49
Lavar la vajilla
3 personas
50
Limpiar espacios
5 personas
51
Retirar los residuos
2 personas
52
Guardar los productos refrigerados
2 personas
53
Devolver el material prestado
2 personas
54
Guardar el stock restante
2 personas
55
Registrar objetos perdidos
56
Ingresar la recaudación de taquilla
2 personas
57
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 8
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Percheroscant. 2
Perchascant. 80
Mantelescant. 12

Vajilla

Tazascant. 150
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8
Pinzas para alimentoscant. 8

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Velas LEDcant. 30
Tarjetas de precioscant. 40
Señales de orientacióncant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Bateríascant. 40

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Mantener calientecant. 3
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Caja de sonido pequeña

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef, pan y pelarcant. 8
Grandes ollas para sopacant. 3
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el horario al menos 3 semanas antes y asigna turnos de voluntarios de 2 horas. Así evitas que las mismas personas tengan que montar, atender los puestos y recoger.
Distribuye los puestos dejando un recorrido claro desde la entrada hasta la zona de comida. Coloca las señales de orientación antes de abrir, no cuando ya haya visitantes dentro.
Prepara una lista única de precios y decide con antelación si cada puesto acepta efectivo, tarjeta o ambos. Comprueba las cajas registradoras, los datáfonos, los cables y las regletas el día anterior.
Haz la compra después de comprobar el inventario y lava frutas y verduras al recibirlas. La sopa y los aperitivos pueden prepararse con antelación, pero reserva espacio y recipientes para mantenerlos calientes o refrigerados.
Calcula el montaje con al menos 2 horas de margen: primero ventila, después coloca mesas y sillas, monta los puestos y prepara las mesas. Las luces LED, baterías, manteles y tarjetas de precios suelen ser lo último que se recuerda.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño del club?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el local y fija fecha y horario al principio; deja cerrados los voluntarios, vendedores, compras y equipos como muy tarde durante la semana anterior.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo navideño?: Calcula al menos 1 voluntario por puesto activo y añade 2 personas para entrada, pagos o incidencias. Organiza turnos de 2 horas para cubrir montaje, apertura y recogida sin dejar zonas desatendidas.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el mercadillo?: Reserva 2 horas para un montaje básico y 3 horas si hay muchos puestos, comida y decoración. Ventila primero el local; después coloca mesas y sillas, distribuye los puestos y prepara precios, vajilla y equipos.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar?: Para el primer tramo del evento, calcula 2 o 3 bebidas por persona y una ración de sopa o aperitivos por asistente previsto. Añade un margen del 10 % y confirma antes las preferencias dietéticas para no comprar a ciegas.

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