Organiser un marché de Noël, étape par étape

Un marché de Noël se prépare d’abord sur plan, avant de choisir les décorations. Commencez par fixer la date, les horaires et la répartition du lieu, puis vérifiez les autorisations et contactez les exposants. La circulation, l’électricité, les livraisons et les besoins alimentaires doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à confirmer les stands, les bénévoles, le matériel et les produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver les livraisons
11
Vérifier les points d'électricité
2 personnes
12
Planifier les bénévoles
2 personnes
13
Informer les fournisseurs
14
Vérifier les prévisions météo
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer les produits frais
2 personnes
18
Trier les décorations de Noël
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Imprimer le plan
21
Préparer les colis de Noël
2 personnes
22
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Monter les stands de Noël
8 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Installer les câbles d'alimentation
2 personnes
28
Installer l'éclairage
4 personnes
29
Suspendre la décoration
4 personnes
30
Aménager l’espace enfants
3 personnes
31
Aménager le point photo
2 personnes
32
Installer le comptoir d’information
2 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
35
Afficher les menus
2 personnes
36
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Vérifier la sécurité du site
3 personnes

Événement

39
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir le stand d’information
2 personnes
42
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
43
Encadrer l’atelier de bricolage de Noël
2 personnes
44
Animer le moment de lecture
45
Accueillir le Père Noël
2 personnes
46
Accompagner le Père Noël
2 personnes
47
Servir du vin chaud
3 personnes
48
Servir du chocolat chaud
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Garder les tables propres
2 personnes
54
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
55
Vérifier l’éclairage et les câbles
56
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
57
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

58
Démonter les stands
8 personnes
59
Retirer la décoration
4 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Remettre le mobilier en place
5 personnes
64
Balayer le site
3 personnes
65
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
66
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Stocker les restes
2 personnes
69
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
70
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 12
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Portantsqté 3
Tabouretsqté 12
Barrières de sécuritéqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Chauffe-vin chaudqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Caisses enregistreusesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 14
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 32

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 18
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 10
Nappesqté 18
Mur photo
Accessoires photoqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Tasses à vin chaudqté 120
Verres à jusqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Pincesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Thermosqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Activités pour enfants

Coloriagesqté 200
Porte-coloriagesqté 4
Bacs de bricolageqté 8
Livres de lectureqté 12
Puzzles de Noëlqté 20
Jeuxqté 8
Tampons de Noëlqté 10
Encre pour tamponqté 6
Nappes pour tables de bricolageqté 6

Communication

Panneaux d’informationqté 8
Panneaux de menuqté 6
Plansqté 40
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Ruban de papierqté 12
Marqueurs permanentsqté 12
Caisses pour espècesqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 10
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Gantsqté 20
Trousses de premiers secours simplesqté 2

Conseils

Bloquez la date et les horaires au moins 8 semaines à l’avance. Gardez une marge pour l’installation des stands et prévoyez l’accès des exposants avant l’ouverture au public.
Demandez aux exposants leurs besoins en électricité, mobilier et livraison dès l’inscription. Regroupez ensuite les stands sur un plan imprimé pour éviter les rallonges trop longues et les branchements improvisés.
Confirmez les autorisations et les règles de sécurité au minimum 6 semaines avant l’événement. Vérifiez notamment les passages, les barrières, les tentes et les points d’électricité avec le lieu.
Réservez les livraisons et répartissez les bénévoles 2 à 3 semaines avant le marché. Prévoyez une personne pour l’accueil des exposants, une pour les paiements et une pour le suivi du café, du thé et des boissons chaudes.
La veille, contrôlez la météo, les courses et les produits frais, puis préparez les badges, les colis de Noël et les décorations. Installez les réfrigérateurs, les chauffe-vin chaud et les multiprises avant l’arrivée du public, pas pendant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un marché de Noël avec plusieurs exposants. Les autorisations, les inscriptions, les livraisons et le plan des stands sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant. Demandez dès le départ leurs besoins alimentaires, électriques et logistiques.
Comment organiser l’électricité d’un marché de Noël ?: Repérez les points d’électricité au moins 3 semaines avant et associez chaque stand à une prise précise. Ajoutez des rallonges, multiprises et lampes à piles de secours, sans surcharger un même circuit.
Que préparer la veille d’un marché de Noël ?: La veille, préparez les badges, imprimez le plan, triez les décorations et vérifiez les courses. Installez les stands et remplissez les réfrigérateurs le plus tôt possible, puis récupérez les produits frais le jour même si nécessaire.

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