Cómo organizar un Mercado de Navidad sin dejarlo todo para el último día

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, permisos, suministros y montaje en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, el horario y la distribución del espacio; después confirma a los vendedores y las necesidades de cada puesto. La electricidad, la iluminación y el frío suelen causar problemas cuando se revisan demasiado tarde. Este plan te ayuda a llegar al día del mercado con las compras, los voluntarios, la decoración y los puntos de venta preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar la promoción en línea
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar suministros
11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
12
Programar voluntarios
2 personas
13
Informar a los proveedores
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Recoger productos frescos
2 personas
18
Clasificar decoración navideña
2 personas
19
Preparar acreditaciones
20
Imprimir el plano
21
Preparar los paquetes de Navidad
2 personas
22
Llenar los refrigeradores
2 personas
23
Preparar café y té
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Montar los puestos navideños
8 personas
26
Colocar mesas y sillas
5 personas
27
Tender los cables de alimentación
2 personas
28
Colgar la iluminación
4 personas
29
Colgar la decoración
4 personas
30
Montar el rincón infantil
3 personas
31
Montar el punto fotográfico
2 personas
32
Preparar el mostrador de información
2 personas
33
Montar el guardarropa
2 personas
34
Preparar la caja y el cambio
2 personas
35
Colgar las cartas del menú
2 personas
36
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
37
Comprobar los baños
2 personas
38
Comprobar que el recinto esté seguro
3 personas

Evento

39
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Atender el mostrador de información
2 personas
42
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
43
Coordinar la mesa de manualidades navideñas
2 personas
44
Guiar la sesión de lectura
45
Recibir a Papá Noel
2 personas
46
Acompañar a Papá Noel
2 personas
47
Servir vino caliente
3 personas
48
Servir chocolate caliente
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el stock del buffet
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Mantener las mesas limpias
2 personas
54
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
55
Comprobar las luces y los cables
56
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
57
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

58
Desmontar los puestos
8 personas
59
Retirar la decoración
4 personas
60
Apagar el equipo
2 personas
61
Recoger la basura
4 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
64
Barrer el recinto
3 personas
65
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
66
Recoger los artículos prestados
2 personas
67
Devolver el material alquilado
2 personas
68
Guardar la comida sobrante
2 personas
69
Vaciar los refrigeradores
2 personas
70
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
71
Registrar objetos perdidos
72
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 12
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Percheroscant. 3
Taburetescant. 12
Vallas de separacióncant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Calentador de vino calientecant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Maletines de herramientascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 14
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 32

Decoración

Árboles de Navidadcant. 6
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 18
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 10
Mantelescant. 18
Photowall
Atrezzo fotográficocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Tazas para vino calientecant. 120
Vasos para zumocant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 12
Pinzascant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Actividades infantiles

Libros para colorearcant. 200
Porta hojas para colorearcant. 4
Cajas para manualidadescant. 8
Libros de lecturacant. 12
Puzles de Navidadcant. 20
Juegoscant. 8
Sellos navideñoscant. 10
Tinta para selloscant. 6
Manteles para mesas de manualidadescant. 6

Comunicación

Carteles informativoscant. 8
Carteles del menúcant. 6
Planoscant. 40
Credencialescant. 60
Bolígrafoscant. 20
Cinta de papelcant. 12
Rotuladores permanentescant. 12
Cajas de efectivocant. 2

Seguridad

Linternascant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Extintorescant. 4
Señales de salida de emergenciacant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Guantescant. 20
Botiquines básicoscant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el plano del recinto antes de invitar a los puestos. Deja al menos 2 semanas para confirmar inscripciones, necesidades eléctricas y ubicación de cada vendedor.
Comprueba los permisos y la instalación eléctrica con tiempo: cuenta los puntos disponibles, mide la distancia hasta los puestos y reserva cables alargadores y regletas adecuadas antes del montaje.
Pide las preferencias dietéticas y las necesidades de cada puesto al registrarlos. Así puedes calcular aperitivos, café, té y productos frescos sin hacer una compra urgente el día anterior.
Prepara un horario de voluntarios con turnos de 2 a 3 horas y asigna una persona para proveedores, otra para cobros y otra para incidencias. Informa a todos de la hora de llegada y del punto de encuentro.
Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes: pronóstico, lista de la compra, baterías, iluminación, datáfonos, acreditaciones y paquetes de Navidad. Monta primero carpas, puestos y circulación; deja la decoración para después.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las carpas y los puestos, comprueba los permisos y contacta con los vendedores durante las primeras 2 semanas; deja la compra y el montaje para los últimos 2 días.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Navidad?: Para un mercado pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada 5 puestos, más 1 persona responsable de coordinación. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir montaje, apertura, reposición y desmontaje.
¿Cuándo hay que revisar la electricidad de los puestos navideños?: Haz la primera revisión al confirmar la distribución de los puestos y repítela 48 horas antes. Comprueba cada punto, la longitud de los cables y el uso simultáneo de máquinas de café, calentadores y luces.
¿Qué se prepara el día antes de un Mercado de Navidad?: El día anterior se recogen los productos frescos, se llenan las neveras, se preparan el café y los aperitivos, se imprimen el plano y las acreditaciones y se clasifican las decoraciones. Deja las carpas y los puestos listos al menos 2 horas antes de abrir.

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