Organiser un marché de Noël sans rien oublier

Un marché de Noël se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout si plusieurs exposants, livraisons et bénévoles sont impliqués. Commence par fixer la date, les horaires et la répartition du terrain, puis enchaîne avec les autorisations, les inscriptions et la communication. La dernière semaine sert surtout à confirmer les stands, l’électricité, les besoins alimentaires et les livraisons. Le jour précédent, vérifie les achats, les décorations, les badges, le plan et tout le matériel nécessaire au montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les livraisons
Vérifier les points d'électricité
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Informer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le plan
Préparer les colis de Noël
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Monter les stands de Noël
8 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les câbles d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Aménager le point photo
2 personnes
Installer le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Afficher les menus
2 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer l’atelier de bricolage de Noël
2 personnes
Animer le moment de lecture
Accueillir le Père Noël
2 personnes
Accompagner le Père Noël
2 personnes
Servir du vin chaud
3 personnes
Servir du chocolat chaud
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier l’éclairage et les câbles
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
8 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Balayer le site
3 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 12
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Portantsqté 3
Tabouretsqté 12
Barrières de sécuritéqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Chauffe-vin chaudqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Caisses enregistreusesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 14
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 32

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 18
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 10
Nappesqté 18
Mur photo
Accessoires photoqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Tasses à vin chaudqté 120
Verres à jusqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Pincesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Thermosqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Activités pour enfants

Coloriagesqté 200
Porte-coloriagesqté 4
Bacs de bricolageqté 8
Livres de lectureqté 12
Puzzles de Noëlqté 20
Jeuxqté 8
Tampons de Noëlqté 10
Encre pour tamponqté 6
Nappes pour tables de bricolageqté 6

Communication

Panneaux d’informationqté 8
Panneaux de menuqté 6
Plansqté 40
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Ruban de papierqté 12
Marqueurs permanentsqté 12
Caisses pour espècesqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 10
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Gantsqté 20
Trousses de premiers secours simplesqté 2

Conseils

Fixe la date, les horaires d’ouverture et la répartition du terrain au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Cela laisse aux exposants le temps de s’inscrire et permet de planifier les stands, les tables et les tentes.
Demande aux exposants leurs besoins en électricité et leurs contraintes alimentaires dès l’inscription. Regroupe ces informations dans un seul tableau avant de confirmer la répartition des stands.
Prévois un responsable pour chaque zone et établis les créneaux des bénévoles au moins 10 jours à l’avance. Sans planning écrit, le montage des stands et l’accueil des exposants reposent souvent sur les mêmes personnes.
Contrôle les rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires, chauffe-vin chaud et réfrigérateurs avant le montage. Teste chaque point électrique sur place et garde une boîte à outils accessible pendant toute l’installation.
Le jour précédent, prépare les badges nominatifs, imprime le plan, trie les décorations et remplis les réfrigérateurs. Fais les courses et récupère les produits frais séparément, idéalement moins de 24 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévois environ 6 à 8 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les autorisations, les inscriptions et la réservation des livraisons doivent être lancées dès que la date et les horaires sont fixés.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contacte-les au moins 6 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription. Confirme ensuite la répartition des stands 10 à 14 jours avant l’ouverture, après avoir recueilli leurs besoins en électricité et en alimentation.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de Noël ?: La veille, termine les achats, récupère les produits frais, prépare les badges et imprime le plan. Trie aussi les décorations, remplis les réfrigérateurs et vérifie le matériel électrique avant le montage des stands.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévois au minimum une personne par zone pendant les périodes chargées, plus une personne disponible pour les imprévus. Établis des créneaux de 2 à 3 heures afin de couvrir l’accueil, le montage, les boissons et le rangement sans épuiser l’équipe.

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