Organiser un Marché de Pâques sans rien oublier

Un Marché de Pâques demande plus qu’une liste d’exposants et quelques décorations. Il faut coordonner les inscriptions, l’aménagement des stands, les activités pour enfants, les bénévoles, les paiements et le matériel technique. Cette checklist de 77 tâches et 73 articles vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’au rassemblement du matériel. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard, comme l’alimentation électrique, les besoins alimentaires et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Réserver les stands du marché
Réserver des tentes de réception
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir l’itinéraire et l’entrée
2 personnes
Réserver les activités pour enfants
Élaborer la chasse aux œufs de Pâques
2 personnes
Finaliser la liste des exposants
Envoyer les informations aux exposants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Concevoir les panneaux d’orientation
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer les formulaires d’inscription
Commander de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier la décoration de Pâques
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Cacher les œufs de Pâques
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Accrocher les étiquettes de prix
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
3 personnes
Annoncer les gagnants
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Informer les exposants du départ
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Balayer le site
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer les restes de nourriture
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 32
Table de caisse
Tabouretsqté 6
Tables hautesqté 4
Lests de tenteqté 16

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Sous-tassesqté 60
Assiettes à gâteauqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 8
Terminal de paiement mobile
Mégaphone à main
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Petits portefeuillesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux de Pâquesqté 12
Guirlandes de Pâquesqté 8
Œufs de Pâques en plastiqueqté 150
Branches décoratives de Pâquesqté 6
Poussins en plastiqueqté 20
Nappesqté 12
Vases à fleursqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12

Activités pour enfants

Tabliers de bricolage pour enfantsqté 12
Coloriagesqté 100
Crayons de couleurqté 60
Autocollants de Pâquesqté 200
Corbeilles en papierqté 80
Cuillères en plastiqueqté 40
Gobelets de tableqté 6
Rubansqté 10
Paniers de lotsqté 3
Cartes de chasse au trésorqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours

Communication

Panneaux de directionqté 10
Panneaux d'informationqté 4
Badges des exposantsqté 20
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Formulaires d'inscriptionqté 50

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant de contacter les exposants : ils doivent connaître l’heure d’installation, l’ouverture au public et le rangement. Prévoyez aussi un itinéraire clair avec une entrée identifiable.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, pas la semaine précédente. Cela laisse le temps d’adapter les achats, le service du café et les quantités de vaisselle.
Réservez les tentes, les stands et les éléments de lestage plusieurs semaines à l’avance. Les tables et les chaises ne suffisent pas si les tentes ne peuvent pas être sécurisées ou alimentées.
Pour la chasse aux œufs et les activités enfants, attribuez un responsable et un créneau précis. Préparez la signalétique avant le jour du marché afin que les familles trouvent facilement le départ et les zones d’activité.
Testez l’électricité et les paiements au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez les multiprises, rallonges, passe-câbles, machines à café et terminal de paiement ; rassemblez ensuite tout le matériel au même endroit.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché de Pâques ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la fixation des horaires, le plan du marché, le contact des exposants et la réservation des stands et des tentes.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription. Finalisez ensuite la liste au moins 10 jours avant afin de leur envoyer les informations pratiques et le plan d’installation.
Quand préparer la chasse aux œufs de Pâques ?: Définissez le parcours, les règles et les horaires 2 à 3 semaines avant le marché. Vérifiez le matériel et la signalétique la veille, puis attribuez le jour même au moins une personne responsable de l’activité.
Que faut-il vérifier la veille d’un Marché de Pâques ?: Contrôlez les stands, tentes, tables, chaises, lests, branchements, paiement, vaisselle et produits frais. Gardez une marge d’au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les panneaux, tester l’électricité et répartir les bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.