Organiser un marché de Pâques sans rien oublier

Un marché de Pâques se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants et les bénévoles. Commencez par fixer la date, les horaires, l’entrée et l’aménagement des stands avant d’annoncer l’événement. Prévoyez ensuite les activités pour enfants, la chasse aux œufs, les besoins alimentaires et les solutions de paiement. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, récupérer les produits frais et vérifier le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
8
Réserver les stands du marché
9
Réserver des tentes de réception
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Définir l’itinéraire et l’entrée
2 personnes
12
Réserver les activités pour enfants
13
Élaborer la chasse aux œufs de Pâques
2 personnes
14
Finaliser la liste des exposants
15
Envoyer les informations aux exposants
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
18
Concevoir les panneaux d’orientation
19
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
20
Imprimer les formulaires d’inscription
21
Commander de l’argent liquide
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les produits frais
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Trier la décoration de Pâques
2 personnes
28
Dégager le site
4 personnes
29
Décharger les stands
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les stands du marché
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Aménager l’espace enfants
3 personnes
39
Cacher les œufs de Pâques
3 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Installer la caisse
2 personnes
44
Accrocher les étiquettes de prix
2 personnes

Événement

45
Accueillir les exposants
3 personnes
46
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
47
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Tenir la caisse
2 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
54
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
3 personnes
55
Annoncer les gagnants
56
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Informer les exposants du départ
61
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
66
Remettre le mobilier en place
4 personnes
67
Balayer le site
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer la cuisine
2 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Vérifier le matériel
2 personnes
72
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
73
Nettoyer les restes de nourriture
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
76
Enregistrer les objets trouvés
77
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 32
Table de caisse
Tabouretsqté 6
Tables hautesqté 4
Lests de tenteqté 16

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Sous-tassesqté 60
Assiettes à gâteauqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 8
Terminal de paiement mobile
Mégaphone à main
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Petits portefeuillesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux de Pâquesqté 12
Guirlandes de Pâquesqté 8
Œufs de Pâques en plastiqueqté 150
Branches décoratives de Pâquesqté 6
Poussins en plastiqueqté 20
Nappesqté 12
Vases à fleursqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12

Activités pour enfants

Tabliers de bricolage pour enfantsqté 12
Coloriagesqté 100
Crayons de couleurqté 60
Autocollants de Pâquesqté 200
Corbeilles en papierqté 80
Cuillères en plastiqueqté 40
Gobelets de tableqté 6
Rubansqté 10
Paniers de lotsqté 3
Cartes de chasse au trésorqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours

Communication

Panneaux de directionqté 10
Panneaux d'informationqté 4
Badges des exposantsqté 20
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Formulaires d'inscriptionqté 50

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant de contacter les exposants : ils doivent connaître l’heure d’installation, l’ouverture au public et le rangement. Gardez au moins 60 minutes entre l’arrivée des exposants et l’ouverture des stands.
Dessinez l’itinéraire avant de réserver tout le mobilier. Prévoyez une entrée clairement visible, des passages assez larges pour les poussettes et un emplacement séparé pour la caisse et les activités enfants.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis transmettez aux exposants un récapitulatif au moins 7 jours avant le marché. Cela évite de découvrir trop tard un besoin de prise électrique, de table ou de conservation au frais.
Pour la chasse aux œufs, définissez le parcours, les limites et les créneaux avant la communication publique. Préparez une solution pour les enfants qui arrivent en retard et désignez au moins un bénévole à chaque zone sensible.
Faites une répétition matérielle la veille : tentes avec leurs lests, rallonges, multiprises, passe-câbles, terminal de paiement, vaisselle et matériel de café. Les produits frais et les pains de glace peuvent être récupérés le jour même, mais le reste doit être regroupé et compté avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Pâques ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières étapes sont la fixation des horaires, le plan du marché et le contact des exposants ; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les achats.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Pâques ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les stands, les tentes, les tables, la signalétique et la caisse. Ajoutez 30 à 60 minutes si les exposants installent eux-mêmes leur emplacement ou si les branchements électriques sont nombreux.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Pâques ?: Pour un petit marché, comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse ou les paiements, 1 pour les activités enfants et 1 personne mobile pour les imprévus. Ajoutez une personne par zone importante de la chasse aux œufs.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez l’horaire d’installation, l’emplacement, l’accès, les besoins électriques et ce qu’ils doivent apporter.

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