Weihnachtsmarkt organisieren: So gelingt die Planung
Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als ein normales Fest, weil Genehmigungen, Standbetreiber, Strom und Lieferungen zusammenpassen müssen. Beginne mit Datum, Öffnungszeiten und Gelände, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung startest. Danach folgen Standaufteilung, Anmeldungen, Personalplanung und die technische Prüfung. Kurz vor dem Termin entscheidest du anhand der Wettervorhersage, was aufgebaut, gekühlt oder warmgehalten werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung online stellen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Lieferungen reservieren
- 11
Stromanschlüsse überprüfen
2 Personen
- 12
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 13
Lieferanten informieren
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 18
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
- 19
Namensschilder vorbereiten
- 20
Lageplan drucken
- 21
Weihnachtspakete bereitstellen
2 Personen
- 22
Kühlschränke befüllen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Weihnachtsstände aufbauen
8 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 27
Stromkabel verlegen
2 Personen
- 28
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 30
Kinderbereich einrichten
3 Personen
- 31
Fotopunkt einrichten
2 Personen
- 32
Infostand aufbauen
2 Personen
- 33
Garderobe einrichten
2 Personen
- 34
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 35
Speisekarten aufhängen
2 Personen
- 36
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 38
Gelände sicher kontrollieren
3 Personen
Event
- 39
Standbetreiber empfangen
2 Personen
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Infostand besetzen
2 Personen
- 42
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
- 43
Weihnachtsbasteltisch betreuen
2 Personen
- 44
Vorlesestunde begleiten
- 45
Weihnachtsmann empfangen
2 Personen
- 46
Weihnachtsmann betreuen
2 Personen
- 47
Glühwein ausschenken
3 Personen
- 48
Heiße Schokolade servieren
3 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Tische sauber halten
2 Personen
- 54
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 55
Licht und Kabel prüfen
- 56
Standbetreiber über die Schließung informieren
2 Personen
- 57
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Stände abbauen
8 Personen
- 59
Dekoration entfernen
4 Personen
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Abfall sammeln
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
- 64
Gelände fegen
3 Personen
- 65
Toiletten endreinigen
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 69
Kühlschränke leeren
2 Personen
- 70
Materialien sauber und trocken lagern
3 Personen
- 71
Fundgegenstände registrieren
- 72
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 12
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 14
- KlappstühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 10
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- GlühweinwärmerAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KassensystemeAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- WerkzeugkofferAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 14
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 8
- BatterienAnz. 32
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 6
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 18
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
- TischdeckenAnz. 18
- Fotowand
- FotorequisitenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GlühweintassenAnz. 120
- SaftgläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ZangenAnz. 10
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Kinderaktivitäten
- MalvorlagenAnz. 200
- MalvorlagenhalterAnz. 4
- BastelboxenAnz. 8
- VorlesebücherAnz. 12
- WeihnachtspuzzlesAnz. 20
- SpieleAnz. 8
- WeihnachtsstempelAnz. 10
- StempeltinteAnz. 6
- BasteltischdeckenAnz. 6
Kommunikation
- InfotafelnAnz. 8
- MenükartenAnz. 6
- PläneAnz. 40
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 20
- PapierklebebandAnz. 12
- PermanentmarkerAnz. 12
- Kassenschachteln für BargeldAnz. 2
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 6
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- KabelmattenAnz. 10
- FeuerlöscherAnz. 4
- NotausgangsschilderAnz. 6
- WarnwestenAnz. 12
- HandschuheAnz. 20
- Einfache Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Tipps
- Lege Datum und Öffnungszeiten zuerst fest und prüfe Genehmigungen möglichst mehrere Wochen vor dem Markt. Ohne bestätigten Ort und klare Zeiten kannst du Standbetreiber und Lieferanten nicht verlässlich einplanen.
- Bestätige die Standaufteilung nach den Anmeldungen und drucke einen Lageplan. Plane Wege, Absperrgitter und Stromanschlüsse so, dass Marktstände, Partyzelte und Besucherströme sich nicht gegenseitig behindern.
- Prüfe Stromanschlüsse spätestens am Vortag. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Glühweinwärmer, Kühlschränke und Beleuchtung brauchen passende Anschlüsse; Verlängerungskabel und Werkzeugkoffer gehören deshalb griffbereit zum Aufbau.
- Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Einkauf. Teile die Rückmeldungen den zuständigen Standbetreibern und Lieferanten mit und hole frische Produkte möglichst am Veranstaltungstag oder nach deren Haltbarkeitsvorgaben ab.
- Plane den Aufbau in Schichten: erst Zelte, Marktstände, Tische und Absperrungen, danach Beleuchtung und Dekoration. Freiwillige sollten vor Öffnung Namensschilder, Lagepläne, Weihnachtspakete, Getränke und Kühlschränke kontrollieren.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Standbetreiber, Lieferungen und freiwillige Helfer brauchen Vorlauf; Werbung und Einladungen sollten erst beginnen, wenn Ort und Öffnungszeiten feststehen.
- Was muss man für einen Weihnachtsmarkt an Genehmigungen klären?
- Prüfe vor der verbindlichen Einladung mindestens die Genehmigung für Gelände und Veranstaltung sowie Vorgaben zu Strom, Ausschank, Sicherheit und Fluchtwegen. Kläre diese Punkte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit den zuständigen Stellen.
- Wie plant man Strom für einen Weihnachtsmarkt?
- Erstelle spätestens 2 Wochen vorher eine Liste aller elektrischen Geräte und ordne jedem Stand einen Anschluss zu. Berücksichtige Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Glühweinwärmer, Kühlschränke und Lichterketten; zusätzliche Verlängerungskabel sollten am Aufbautag verfügbar sein.
- Wann sollte man Glühwein und frische Lebensmittel einkaufen?
- Prüfe die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vorher und reserviere haltbare Lieferungen rechtzeitig. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab; Getränke und Kühlware kommen in Kühlschränke oder Kühlboxen, sobald der Aufbau abgeschlossen ist.
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