Organiser un marché de la bière, étape par étape

Un marché de la bière se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un moment de dégustation. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les brasseries. Ensuite, verrouillez l’assortiment, les livraisons, le matériel de tirage, le paiement et la circulation des visiteurs. Les dernières semaines servent surtout à gérer les inscriptions, les bénévoles, les stocks et les informations pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Contacter les brasseries
2 personnes
4
Définir l’assortiment de bières
2 personnes
5
Réserver les livraisons
6
Composer la playlist musicale
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver les tireuses à bière
11
Réserver les camions frigorifiques
12
Réserver le matériel de restauration
13
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
14
Créer le plan
2 personnes
15
Envoyer les instructions aux fournisseurs
16
Envoyer les informations aux visiteurs
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Concevoir les panneaux de brasserie
19
Créer les listes de prix
20
Compter les verres de dégustation
2 personnes
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
27
Stocker la bière au frais
3 personnes
28
Monter les tentes
6 personnes
29
Installer les tables et les bancs
5 personnes
30
Installer les tireuses à bière
3 personnes
31
Raccorder les réfrigérateurs
3 personnes
32
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Installer les stands de la brasserie
6 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Préparer le stock du bar
4 personnes
37
Préparer les verres et les serviettes
3 personnes
38
Installer le buffet d’amuse-bouches
4 personnes
39
Installer le point de caisse
2 personnes
40
Préparer les bracelets et les jetons
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Effectuer un tour de test des tireuses
3 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

46
Ouvrir l’entrée
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Distribuer les bracelets
2 personnes
49
Servir la bière
8 personnes
50
Présenter les brasseries
6 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Servir de l'eau et des boissons sans alcool
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
54
Récupérer les verres
3 personnes
55
Faire la vaisselle
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Réapprovisionner les toilettes
58
Réapprovisionner les réfrigérateurs
3 personnes
59
Clôturer la caisse
2 personnes
60
Annoncer le dernier tour
61
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

62
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
63
Vider les tireuses à bière
3 personnes
64
Ranger les tables et les bancs
5 personnes
65
Démonter les tentes
6 personnes
66
Vider les frigos
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Rapporter les boissons restantes
2 personnes
75
Gérer la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Bancs de brasserieqté 24
Sous-mains de barqté 6
Tabourets de barqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Table de caisse

Vaisselle

Verres de dégustationqté 300
Verres à eauqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Tireuses à bièreqté 6
Raccords de tirageqté 6
Flexibles à bièreqté 12
Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Compteurs de piècesqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs de rangementqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Tire-bouchonsqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Verres doseursqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux de brasserieqté 12
Listes de prixqté 12
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Porte-menusqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations avant toute réservation auprès des brasseries. Prévoyez cette vérification au moins 8 semaines avant l’événement, car elle peut modifier la capacité d’accueil ou les horaires.
Définissez l’assortiment avant de commander le matériel. Pour chaque brasserie, notez les bières prévues, les raccords, les flexibles, la température de service et le volume attendu afin d’éviter une tireuse inutilisable le jour J.
Organisez les livraisons selon un plan précis. Indiquez aux fournisseurs une heure d’arrivée, une zone de déchargement et un emplacement de stockage; prévoyez les réfrigérateurs ou camions frigorifiques avant la semaine de l’événement.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant l’ouverture. Envoyez ensuite les informations aux visiteurs: horaires, paiement accepté, accès, dégustations et consignes sur les verres.
Faites une répétition logistique la veille: comptez les verres de dégustation, vérifiez les stocks, les rallonges, les multiprises et les terminaux de paiement. Gardez les en-cas et les produits non périssables séparés des boissons pour accélérer l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la bière ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les autorisations, contacter les brasseries, réserver les tireuses et organiser les livraisons.
Quand faut-il contacter les brasseries ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 8 semaines avant le marché. Demandez immédiatement les volumes disponibles, les conditions de livraison et le matériel de tirage nécessaire.
Combien de verres de dégustation faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un verre par visiteur inscrit, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Pour 100 participants, comptez donc 110 à 115 verres afin de couvrir les pertes et les remplacements.
Quand faut-il finaliser les inscriptions et le paiement ?: Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les achats, les en-cas, le nombre de bénévoles, les listes de prix et le nombre de terminaux de paiement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.