Organiser un marché de l’école, étape par étape

Commencez par fixer la date, le lieu et le format du marché avant de solliciter les classes ou les exposants. Ensuite, dessinez l’aménagement, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis ouvrez les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les stands, planifier les bénévoles, commander le mobilier et préparer les paiements. Gardez les derniers jours pour l’étiquetage, les courses et un contrôle complet du matériel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Enregistrer les classes participantes
2 personnes
4
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Inscrire les bénévoles
2 personnes
13
Établir le planning des services
2 personnes
14
Réserver les stands
15
Réserver des tables et des chaises
16
Réserver le matériel de refroidissement
17
Créer le programme d'activités
2 personnes
18
Établir les listes de prix
2 personnes
19
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
20
Prévoir la monnaie
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Créer des étiquettes et des panneaux
3 personnes
25
Préparer l’argent liquide
2 personnes
26
Trier les produits
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
3 personnes
28
Couvrir les pâtisseries
2 personnes
29
Vérifier les prévisions météo
30
Prévoir les mesures en cas de météo
3 personnes
31
Vérifier les toilettes
2 personnes
32
Dégager le site
4 personnes
33
Monter les stands
6 personnes
34
Installer les tables
5 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Suspendre la décoration
4 personnes
38
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
39
Installer les tables de vente
8 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Aménager les points de paiement
3 personnes
43
Accrocher les prix bien en vue
3 personnes
44
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes
47
Approvisionner les caisses
2 personnes

Événement

48
Accueillir les participants
4 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Tenir les stands
12 personnes
51
Vendre de la nourriture
4 personnes
52
Vendre des boissons
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Encadrer les activités
4 personnes
55
Tenir le point d'information
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Garder les tables propres
2 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
61
Prélever la caisse
2 personnes
62
Annoncer le dernier tour de vente
63
Fermer les stands
8 personnes
64
Rassembler les produits invendus
4 personnes
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes
66
Fermer les caisses
3 personnes

Suivi

67
Rassembler les déchets
5 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger le service traiteur
4 personnes
70
Nettoyer le site
5 personnes
71
Démonter les stands
6 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Démonter l’éclairage
3 personnes
75
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
76
Rendre le matériel emprunté
3 personnes
77
Rendre le matériel loué
3 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Rendre les locaux scolaires propres
4 personnes
80
Compter le chiffre des ventes
3 personnes
81
Rassembler les factures et les reçus
2 personnes
82
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
83
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Housses de nappesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Tasses à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 20

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 4
Batteries externesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 10
Couteaux à painqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Guirlandes de fanionsqté 20
Décoration de tableqté 24
Panneaux de standqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40
Panneaux en ardoiseqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 16
Piles de rechangeqté 32

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 6
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’implantation des stands avant de réserver les tables et les chaises : prévoyez aussi les passages, l’accueil, les files d’attente et les zones couvertes par les tentes.
Fermez les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de répartir les emplacements, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir le planning des bénévoles.
Décidez du paiement avant d’établir les prix. Si vous acceptez les espèces, préparez la monnaie et les caisses 2 à 3 jours avant ; si vous utilisez des terminaux, testez-les et chargez les batteries la veille.
Ne laissez pas le matériel technique au dernier moment : vérifiez les rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires, enceintes et microphones au moins 48 heures avant l’ouverture.
Préparez les étiquettes, panneaux et listes de prix la veille, puis regroupez la vaisselle, les glacières et le matériel de cuisine par stand. Cela évite de chercher des cuillères de service ou des gobelets pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’école ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les autorisations, l’assurance et les réservations de mobilier doivent être lancées dès que la date et le lieu sont confirmés.
Quand ouvrir les inscriptions des classes et des bénévoles ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant le marché et clôturez-les 10 à 14 jours avant. Ce délai permet de traiter les réponses et de construire un planning réaliste.
Quand faut-il réserver les stands, tables et chaises ?: Réservez le mobilier dès que le plan d’aménagement est validé, généralement 3 à 4 semaines avant. Comptez séparément les tables pliantes, les chaises et les éventuels tabourets nécessaires à chaque stand.
Comment préparer les paiements pour un marché scolaire ?: Déterminez le mode de paiement au moins 2 semaines avant, puis préparez les prix, les caisses et la monnaie 2 à 3 jours avant. Testez les terminaux de paiement et rechargez les batteries la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.