So organisierst du einen Schulmarkt

Ein Schulmarkt braucht mehr als belegte Stände: Klassen, Standorte, Helfer, Genehmigungen und Ausstattung müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Starte mit Datum und Ort, teile danach den Markt auf und lege fest, welche Klassen teilnehmen. Öffne erst dann die Anmeldungen und erstelle aus den Rückmeldungen den Dienstplan. Plane außerdem früh, wie bezahlt wird, wo Kühlung und Strom gebraucht werden und wer am Veranstaltungstag auf- und abbaut.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Teilnehmende Klassen festlegen
2 Personen
4
Standorte zuweisen
2 Personen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Einladungen gestalten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen öffnen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige anmelden
2 Personen
13
Dienstplan erstellen
2 Personen
14
Stände reservieren
15
Tische und Stühle reservieren
16
Kühlmaterialien reservieren
17
Aktivitätenprogramm erstellen
2 Personen
18
Preislisten erstellen
2 Personen
19
Zahlungsart festlegen
2 Personen
20
Kleingeld organisieren
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
24
Etiketten und Schilder erstellen
3 Personen
25
Bargeld vorbereiten
2 Personen
26
Produkte sortieren
3 Personen
27
Getränke kalt stellen
3 Personen
28
Backwaren abdecken
2 Personen
29
Wettervorhersage prüfen
30
Wettermaßnahmen bereitstellen
3 Personen
31
Toiletten kontrollieren
2 Personen
32
Gelände freimachen
4 Personen
33
Stände aufbauen
6 Personen
34
Tische aufstellen
5 Personen
35
Stühle aufstellen
4 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
4 Personen
38
Standaufteilung markieren
2 Personen
39
Verkaufstische einrichten
8 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Zahlungspunkte einrichten
3 Personen
43
Preise sichtbar aufhängen
3 Personen
44
Müllstationen aufstellen
2 Personen
45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
46
Freiwillige einweisen
3 Personen
47
Kassen auffüllen
2 Personen

Event

48
Teilnehmende empfangen
4 Personen
49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Stände besetzen
12 Personen
51
Essen verkaufen
4 Personen
52
Getränke verkaufen
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Aktivitäten begleiten
4 Personen
55
Infostand besetzen
2 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Tische sauber halten
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
61
Bargeld abschöpfen
2 Personen
62
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
63
Stände schließen
8 Personen
64
Unverkaufte Produkte einsammeln
4 Personen
65
Besucher verabschieden
3 Personen
66
Kassen abschließen
3 Personen

Nachbereitung

67
Abfall sammeln
5 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Catering aufräumen
4 Personen
70
Gelände reinigen
5 Personen
71
Stände abbauen
6 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Beleuchtung abbauen
3 Personen
75
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
76
Geliehene Materialien zurückbringen
3 Personen
77
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
78
Restbestand einlagern
2 Personen
79
Schulräume sauber übergeben
4 Personen
80
Verkaufserlös zählen
3 Personen
81
Rechnungen und Belege sammeln
2 Personen
82
Fundsachen sammeln
2 Personen
83
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 18
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 24
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
TischdeckenhussenAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 80
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
KassenAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 10
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 300
WimpelkettenAnz. 20
TischdekorationAnz. 24
StandschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
PreisschildständerAnz. 40
KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 8
LED-LaternenAnz. 16
ErsatzbatterienAnz. 32

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesenAnz. 6
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HanddesinfektionsspenderAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und prüfe anschließend Genehmigungen sowie Versicherung. Kläre diese Punkte mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Schulmarkt, bevor Einladungen verschickt werden.
Teile den Markt nach Klassen und Standorten auf, bevor du Tische oder Marktstände reservierst. Plane pro Stand zusätzlich Platz für Besucherströme, Absperrpfosten und gegebenenfalls ein Partyzelt ein.
Öffne die Anmeldungen mit einer festen Frist und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Lege den Dienstplan spätestens eine Woche vorher fest, damit Ausfälle nicht erst am Veranstaltungstag auffallen.
Lege Preise und Zahlungsart vor dem Einkauf fest. Bereite Bargeld und Kleingeld mindestens einen Tag vorher vor und prüfe Kartenterminals sowie Kassen rechtzeitig.
Erstelle für jeden Stand eine eigene Materialsammlung. Denke neben Tellern, Besteck und Servierlöffeln auch an Kühlboxen, Verlängerungskabel, Powerbanks sowie Etiketten und Schilder.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Schulmarkt organisieren?: Beginne etwa acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Sechs Wochen vorher sollten Klassen, Standorte und Einladungen feststehen.
Wann sollte man die Helfer für den Schulmarkt einteilen?: Öffne die Anmeldung spätestens vier Wochen vor dem Termin und schließe sie ungefähr zwei Wochen vorher. Erstelle den Dienstplan danach und verschicke ihn mindestens sieben Tage vor dem Schulmarkt.
Wie viel Kleingeld braucht man für einen Schulmarkt?: Plane pro Kasse mindestens 30 bis 50 Euro Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen ein. Lege die genaue Summe anhand der Preise und der erwarteten Besucherzahl fest und bereite sie am Vortag vor.
Was muss man für die Stände eines Schulmarkts reservieren?: Reserviere Marktstände oder Tische, Stühle, gegebenenfalls Partyzelte und Kühlmaterialien mindestens drei bis vier Wochen vorher. Prüfe zusätzlich Strombedarf, Verlängerungskabel und die sichere Aufstellung der Wege.

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