Cómo organizar un mercadillo escolar sin improvisar

Un mercadillo escolar se organiza mejor como una pequeña feria: primero se fija la fecha y el espacio, después se distribuyen los puestos y se abren las inscripciones. Cuando ya sabes cuántas clases, familias y voluntarios participan, puedes calcular mesas, sillas, carpas, vajilla y equipos de frío. Los problemas suelen aparecer al final: permisos sin comprobar, enchufes insuficientes, poco cambio o etiquetas que no están listas. Este orden te permite llegar al montaje con las decisiones importantes cerradas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Fijar las clases participantes
2 personas
4
Asignar las ubicaciones de los puestos
2 personas
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Diseñar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Inscribir voluntarios
2 personas
13
Hacer el horario de servicios
2 personas
14
Reservar puestos
15
Reservar mesas y sillas
16
Reservar material de refrigeración
17
Crear programa de actividades
2 personas
18
Preparar listas de precios
2 personas
19
Definir el método de pago
2 personas
20
Conseguir cambio
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Reunir los materiales
3 personas
24
Hacer etiquetas y letreros
3 personas
25
Preparar efectivo
2 personas
26
Clasificar productos
3 personas
27
Enfriar las bebidas
3 personas
28
Cubrir los productos de panadería
2 personas
29
Comprobar el pronóstico del tiempo
30
Preparar medidas contra el clima
3 personas
31
Comprobar los baños
2 personas
32
Despejar el recinto
4 personas
33
Montar los puestos
6 personas
34
Montar mesas
5 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Colgar la decoración
4 personas
38
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
39
Montar las mesas de venta
8 personas
40
Montar el buffet de catering
4 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Montar los puntos de pago
3 personas
43
Colgar los precios a la vista
3 personas
44
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
45
Realizar el control de seguridad
2 personas
46
Instruir a los voluntarios
3 personas
47
Llenar las cajas
2 personas

Evento

48
Recepción de participantes
4 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Atender los puestos
12 personas
51
Vender comida
4 personas
52
Vender bebidas
3 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Coordinar actividades
4 personas
55
Atender el punto de información
2 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer suministros del buffet
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Mantener las mesas limpias
2 personas
60
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
61
Retirar efectivo
2 personas
62
Anunciar la última ronda de ventas
63
Cerrar los puestos
8 personas
64
Recoger los productos no vendidos
4 personas
65
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
66
Cerrar las cajas
3 personas

Seguimiento

67
Recoger la basura
5 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger el catering
4 personas
70
Limpiar el recinto
5 personas
71
Desmontar los puestos
6 personas
72
Recoger mesas y sillas
5 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Desmontar la iluminación
3 personas
75
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
76
Devolver los materiales prestados
3 personas
77
Devolver el material alquilado
3 personas
78
Guardar el stock restante
2 personas
79
Dejar los espacios escolares limpios
4 personas
80
Contar los ingresos por ventas
3 personas
81
Recopilar facturas y recibos
2 personas
82
Recoger objetos perdidos
2 personas
83
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 18
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Postes separadorescant. 12
Fundas para mantelescant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Tazas de cafécant. 100
Cucharones de servircant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Terminales de pagocant. 3
Cajas registradorascant. 4
Baterías externascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 10
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Globoscant. 300
Guirnaldascant. 20
Decoración de mesacant. 24
Carteles para standscant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Soportes para etiquetas de precioscant. 40
Pizarrascant. 12

Iluminación

Cables de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 16
Baterías de repuestocant. 32

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 6
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes confirmando la fecha, la ubicación, los permisos y el seguro. No abras las inscripciones hasta saber cuántos puestos caben y qué zonas pueden utilizarse.
Dibuja la distribución antes de reservar el mobiliario. Deja pasillos de al menos 1,5 metros, separa los puestos de comida de las zonas de paso y asigna a cada clase una ubicación concreta.
Cierra las inscripciones aproximadamente 3 semanas antes y pide entonces las preferencias dietéticas. Con ese dato puedes ajustar la compra y preparar etiquetas claras para cada producto o puesto.
Prepara el horario de servicios con turnos de 60 a 90 minutos y confirma cada voluntario una semana antes. Incluye responsables para cobros, reposición, limpieza y uso de las máquinas de café.
Define un único método de pago y prueba los terminales, las cajas registradoras, los cables y las regletas 48 horas antes. Prepara el efectivo y el cambio el día anterior, contando varias denominaciones para no bloquear las primeras ventas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva al menos las 3 últimas semanas para inscripciones, voluntarios, compras, etiquetas y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para un mercadillo escolar?: Ábrelas cuando estén confirmados el espacio y el número de puestos, normalmente unas 5 semanas antes. Ciérralas aproximadamente 3 semanas antes para poder calcular materiales y alimentos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo escolar?: Calcula al menos 2 personas por puesto durante cada turno y añade 2 o 3 personas para coordinación, cobros y reposición. Organiza turnos de 60 a 90 minutos para cubrir varias horas sin agotar a nadie.
¿Cuándo hay que preparar el cambio y los pagos?: Define el método de pago una semana antes y prueba los terminales o cajas 48 horas antes. Deja preparado el efectivo y el cambio el día anterior, separado por puesto o punto de cobro.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.