Organiser un marché de l’art, étape par étape

Un marché de l’art se prépare d’abord avec une date, un lieu et un plan de stands précis. Avant d’inviter les exposants, définissez les dimensions des emplacements, les conditions de participation et les besoins techniques. Les inscriptions permettent ensuite d’établir la liste des participants, les numéros de stand et le programme. La dernière semaine sert surtout à confirmer les détails, imprimer les supports, vérifier le matériel et organiser l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Définir les dimensions du stand
4
Rédiger les conditions de participation
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
12
Envoyer la confirmation aux participants
13
Établir le programme
2 personnes
14
Diffuser le texte promotionnel
2 personnes
15
Concevoir la signalétique
16
Imprimer les tarifs et les étiquettes
2 personnes
17
Imprimer les informations des participants
18
Inventorier le matériel
2 personnes
19
Préparer l’argent liquide
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Trier le matériel imprimé
23
Vérifier le lieu
2 personnes
24
Réception des livraisons
2 personnes
25
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
26
Monter les tentes
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer les panneaux artistiques
3 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Numéroter les stands
2 personnes
31
Accueillir les exposants
3 personnes
32
Décharger les œuvres d’art
4 personnes
33
Installer les œuvres d'art
4 personnes
34
Installer la table traiteur
2 personnes
35
Installer la caisse
2 personnes
36
Aménager le stand d’information
2 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Vérifier les installations sanitaires
39
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir le stand d’information
2 personnes
42
Tenir la caisse
2 personnes
43
Accompagner les participants
2 personnes
44
Surveiller les œuvres d’art
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Garder les tables propres
51
Vérifier l'éclairage
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

54
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
55
Faire le check-out des participants
2 personnes
56
Démonter les tentes
4 personnes
57
Remettre le mobilier en place
4 personnes
58
Retirer la décoration
2 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
3 personnes
62
Trier les matériaux
2 personnes
63
Vérifier les stocks
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Gérer les objets perdus
66
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 12
Stands de marchéqté 24
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Panneaux d’artqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Chariots de transportqté 4

Décoration

Draps de standqté 24
Nappesqté 10
Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Numéros des standsqté 24
Compositions floralesqté 8
Panneaux d’affichageqté 8
Pâte adhésiveqté 6
Attaches-câblesqté 200
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Microphone à main
Enceinte portableqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Thermosqté 6

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Porte-serviettesqté 8
Pains de glaceqté 24
Tiroir-caisse
Caisse de comptage de billets
Carnets de ticketsqté 6
Bracelets en papierqté 150
Étiquettes de prixqté 300
Reçusqté 500
Monnaie en espèces
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 24

Conseils

Commencez par mesurer le lieu et dessinez l’implantation des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez les passages, les zones de livraison et l’accès aux points d’alimentation.
Fixez les dimensions d’un stand et les règles de participation avant d’envoyer les invitations. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, électriques et liés à la présentation des œuvres.
Envoyez la confirmation de participation avec le numéro de stand au moins 7 jours avant le marché. Les exposants pourront ainsi préparer leurs étiquettes, leurs tarifs et leur matériel sans attendre.
Préparez la signalétique plusieurs jours à l’avance : numéros de stands, panneaux indicateurs, informations sur les participants et tarifs. Le jour J, il reste seulement à les positionner avec de la pâte adhésive ou des attaches-câbles.
Faites l’inventaire du matériel 48 heures avant l’ouverture et testez les terminaux de paiement, rallonges, multiprises, éclairages et enceinte. Refroidissez les boissons et préparez l’argent liquide la veille pour éviter les courses de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions, attribuer les stands et préparer la communication.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 5 semaines avant le marché et fixez une date limite 2 à 3 semaines avant. Vous aurez ensuite le temps de vérifier les dossiers et d’envoyer les confirmations.
Quand envoyer le numéro de stand aux participants ?: Envoyez le numéro et les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement. Indiquez l’heure d’arrivée, les dimensions du stand, l’accès au lieu et les possibilités de branchement.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de l’art ?: Vérifiez le lieu, les livraisons, les points d’alimentation, le mobilier, la signalétique et les moyens de paiement 24 heures avant. Préparez aussi les boissons, l’argent liquide et les supports imprimés.

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