Cómo organizar un mercado de arte sin perder el control
Un mercado de arte se organiza en dos líneas paralelas: los expositores y el espacio. Primero confirma la fecha, la ubicación y el tamaño de los puestos; después abre las inscripciones y define por escrito las condiciones de participación. Cuando tengas la lista cerrada, asigna los números de stand, prepara el programa y produce la señalización. La última semana debe servir para comprobar materiales, pagos, electricidad, entregas y bebidas, no para tomar decisiones básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 3
Definir los tamaños de los puestos
- 4
Redactar las condiciones de participación
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer reservas
- 10
Actualizar la lista de participantes
- 11
Asignar números de stand
2 personas
- 12
Enviar la confirmación a los participantes
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Difundir el texto promocional
2 personas
- 15
Diseñar la señalización
- 16
Imprimir listas de precios y etiquetas
2 personas
- 17
Imprimir la información para los participantes
- 18
Inventariar materiales
2 personas
- 19
Preparar efectivo
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Clasificar el material impreso
- 23
Comprobar el lugar
2 personas
- 24
Recibir entregas
2 personas
- 25
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 26
Montar tiendas
4 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 28
Instalar paneles de arte
3 personas
- 29
Colgar la iluminación
2 personas
- 30
Numerar los puestos
2 personas
- 31
Recibir a los puestos
3 personas
- 32
Descargar las obras de arte
4 personas
- 33
Montar las obras de arte
4 personas
- 34
Montar la mesa de catering
2 personas
- 35
Preparar la caja
2 personas
- 36
Montar la mesa de información
2 personas
- 37
Colocar la señalización
2 personas
- 38
Comprobar las instalaciones de aseo
- 39
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 41
Atender la mesa de información
2 personas
- 42
Atender la caja
2 personas
- 43
Apoyar a los participantes
2 personas
- 44
Vigilar las obras de arte
2 personas
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Mantener las mesas limpias
- 51
Comprobar la iluminación
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
- 54
Empaquetar las obras de arte con seguridad
4 personas
- 55
Hacer el check-out de participantes
2 personas
- 56
Desmontar las tiendas
4 personas
- 57
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 58
Retirar la decoración
2 personas
- 59
Lavar la vajilla
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
3 personas
- 62
Clasificar los materiales
2 personas
- 63
Comprobar el inventario
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Gestionar objetos perdidos
- 66
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 12
- Puestos de mercadocant. 24
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 40
- Mesas altascant. 6
- Paneles de artecant. 24
- Percheroscant. 8
- Carros de transportecant. 4
Decoración
- Manteles para puestoscant. 24
- Mantelescant. 10
- Bannerscant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de puestocant. 24
- Arreglos floralescant. 8
- Tableros de corchocant. 8
- Masilla adhesivacant. 6
- Bridascant. 200
- Cinta de balizamientocant. 4
Equipo
- Datáfonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Micrófono de mano
- Altavoz portátilcant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Focos LED de obracant. 6
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas para servircant. 8
- Termoscant. 6
Catering
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Porta-servilletascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
- Cajón de la caja registradora
- Caja para contar dinero
- Talonarios de reciboscant. 6
- Pulseras de papelcant. 150
- Etiquetas de preciocant. 300
- Reciboscant. 500
- Cambio en efectivo
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Toallas de papelcant. 12
- Papel higiénicocant. 24
Consejos
- Cierra las condiciones de participación antes de publicar el formulario: indica el tamaño de cada puesto, qué incluye, la fecha límite y cuándo confirmarás la plaza. Así evitas cambios cuando ya se hayan inscrito los artistas.
- Dibuja la distribución antes de asignar los números de stand. Deja recorridos despejados para el público y comprueba que cada puesto tenga espacio para mesas, paneles, percheros o carpas, según lo que vaya a utilizar.
- Envía la confirmación a cada participante cuando cierres la lista, idealmente entre 7 y 10 días antes. Incluye el número de stand, horario de llegada, punto de descarga, necesidades eléctricas y cualquier preferencia dietética registrada.
- Prepara precios, etiquetas, carteles direccionales y números de puesto al menos 3 días antes. Lleva masilla adhesiva, bridas y cinta de balizamiento: suelen faltar justo cuando hay que fijar paneles o separar zonas.
- Haz una comprobación del lugar el día anterior y revisa los puntos de electricidad, alargadores, regletas, datáfonos y estaciones de carga. Recibe las entregas antes de abrir y enfría las bebidas con varias horas de margen, no durante la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la ubicación, definir los puestos y publicar las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar participantes, imprimir materiales y revisar el espacio.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un mercado de arte?
- Ciérralas al menos 10 días antes del evento. Necesitas ese margen para actualizar la lista, asignar números de stand, gestionar reservas y enviar la confirmación definitiva.
- ¿Qué información debe incluir el formulario para artistas?
- Pregunta por los datos de contacto, el tipo de obra, el tamaño necesario, las necesidades eléctricas y las preferencias dietéticas si habrá comida. Añade la fecha límite de respuesta y las condiciones de participación completas.
- ¿Cuándo se prepara la señalización del mercado?
- Diseña e imprime los carteles, las etiquetas y los números de puesto entre 3 y 5 días antes. El día anterior, clasifícalos por zona para colocarlos sin buscar cada pieza durante el montaje.
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