Comment organiser un marché de l’art sans rien oublier
Commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez rapidement les artistes et le nombre de stands disponibles. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des emplacements doivent être suivis dans une liste mise à jour jusqu’au jour J. Ensuite, vérifiez les autorisations, l’alimentation électrique et les réservations avant de lancer la promotion. La dernière étape consiste à préparer le matériel, l’accueil, la restauration et l’installation dans un ordre précis.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Inviter les artistes
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 4
Mettre à jour la liste des participants
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Répartir les stands
2 personnes
- 7
Faire les réservations
- 8
Envoyer les informations aux participants
- 9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 10
Accrocher les affiches
2 personnes
- 11
Vérifier les autorisations
- 12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 13
Vérifier le stock du marché de l’art
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Rassembler le matériel
3 personnes
- 16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 17
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 18
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
- 19
Installer l'éclairage
3 personnes
- 20
Placer les numéros des stands
2 personnes
- 21
Recouvrir les tables de nappes
3 personnes
- 22
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 23
Aménager le point de restauration
3 personnes
- 24
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 25
Préparer les badges nominatifs
- 26
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 27
Préparer les sandwichs et les encas
3 personnes
- 28
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Événement
- 29
Accueil des artistes
3 personnes
- 30
Orienter les artistes vers les stands
2 personnes
- 31
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes
- 32
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 33
Fournir les informations
2 personnes
- 34
Servir le café et le thé
2 personnes
- 35
Servir les sandwichs et les en-cas
2 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Vider les poubelles
2 personnes
- 38
Vérifier les toilettes
- 39
Allumer l’éclairage
- 40
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 41
Enregistrer le départ des artistes
3 personnes
Suivi
- 42
Clôturer la caisse
2 personnes
- 43
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 45
Démonter les tentes de fête
6 personnes
- 46
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 49
Évacuer les déchets
2 personnes
- 50
Rapporter le matériel
2 personnes
- 51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 52
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Tables pliantesqté 20
- Chaises pliantesqté 40
- Nappesqté 20
- Tables hautesqté 4
Décoration
- Bannières de bienvenueqté 2
- Panneaux numérotés des standsqté 20
- Supports de prixqté 100
- Badges nominatifsqté 30
- Décoration de tableqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
Équipement
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 8
- Terminal de paiement
- Caisse
- Caisse de petite monnaie
- Talkies-walkiesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 80
Cuisine
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 6
Organisation
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 20
- Ruban de masquageqté 6
- Ciseauxqté 4
- Attaches-câblesqté 100
- Passe-câblesqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Bacs de recyclageqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secours
- Extincteursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, le lieu et la capacité en stands, puis invitez les artistes. Gardez une liste unique des participants et actualisez-la après chaque inscription ou désistement.
- Envoyez les informations pratiques aux participants plusieurs jours avant l’événement : numéro du stand, horaires d’arrivée, accès, besoins électriques et consignes de paiement. Cela évite les questions de dernière minute et les emplacements mal attribués.
- Vérifiez les autorisations et les points d’alimentation avant de réserver les tentes, tables et éclairages. Une rallonge ou une multiprise manquante peut empêcher plusieurs stands de fonctionner.
- Préparez séparément l’accueil, la restauration et les déchets. Le comptoir d’information, les badges nominatifs, les gobelets réutilisables, les thermos et les points de collecte doivent être prêts avant l’arrivée du public.
- Le jour J, installez d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis les nappes, les numéros de stands et l’éclairage. Testez les câbles, le terminal de paiement et la caisse avant l’ouverture du marché.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, inviter les artistes, traiter les inscriptions et vérifier les autorisations. Gardez les derniers jours pour les achats, la préparation du matériel et les changements de participants.
- Quand faut-il inviter les artistes pour un marché de l’art ?
- Invitez-les dès que la date, le lieu et le nombre de stands sont confirmés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription, puis mettez la liste à jour jusqu’à la répartition finale des stands.
- Que faut-il vérifier avant l’installation des stands ?
- Vérifiez les autorisations, les dimensions disponibles, les points d’alimentation et le stock de tables, chaises, tentes et éclairages au moins 7 jours avant. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, panneaux numérotés et moyens de paiement.
- Quand envoyer les informations aux exposants ?
- Envoyez un premier message dès leur inscription, puis les consignes définitives 3 à 5 jours avant le marché. Indiquez l’horaire d’arrivée, le numéro du stand, l’accès au lieu, les besoins électriques et les modalités de paiement.
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