Een kunstmarkt organiseren doe je in deze volgorde

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte. Daarna leg je vast hoeveel kunstenaars je kunt ontvangen, hoe je de stands indeelt en welke voorzieningen nodig zijn. Regel vroeg de vergunningen, stroompunten en reserveringen; die bepalen vaak wat er op de dag zelf mogelijk is. Pas daarna werk je promotie, catering en de praktische opbouw uit. Zo voorkom je dat deelnemersinformatie ontbreekt of dat tafels, verlichting en betaalmiddelen te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Deelnemerslijst bijwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Stands indelen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Posters ophangen
2 personen
11
Vergunningen controleren
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Voorraad kunstmarkt controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
3 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Partytenten opbouwen
6 personen
18
Stroomkabels aansluiten
2 personen
19
Verlichting ophangen
3 personen
20
Standnummers plaatsen
2 personen
21
Tafels met doeken bekleden
3 personen
22
Informatiebalie inrichten
2 personen
23
Cateringpunt inrichten
3 personen
24
Afvalpunten plaatsen
2 personen
25
Naamkaartjes klaarleggen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Broodjes en hapjes voorbereiden
3 personen
28
Kassa en pinapparaat testen
2 personen

Event

29
Kunstenaars ontvangen
3 personen
30
Kunstenaars naar stands verwijzen
2 personen
31
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen
32
Bezoekers verwelkomen
2 personen
33
Informatie verstrekken
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Broodjes en hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Verlichting inschakelen
40
Laatste bezoekers informeren
2 personen
41
Kunstenaars uitchecken
3 personen

Nazorg

42
Kassa afsluiten
2 personen
43
Catering opruimen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Partytenten afbreken
6 personen
46
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Afval afvoeren
2 personen
50
Materialen terugbrengen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Overgebleven boodschappen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 20
Statafelsaantal 4

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Standnummerbordenaantal 20
Prijskaarthoudersaantal 100
Naamkaartjesaantal 30
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Pinapparaat
Kassa
Kleingeldkist
Portofoonsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Organisatie

Clipboardsaantal 4
Balpennenaantal 20
Schilderstapeaantal 6
Scharenaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Kabelmattenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Recyclingbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffers
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een plattegrond met standnummers en looproutes. Houd bij de indeling rekening met tafels, stoelen, partytenten, stroomkabels en een aparte informatiebalie.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin hun standnummer, opbouwtijd, parkeer- of laadmogelijkheden en wat zij zelf moeten meenemen.
Controleer vergunningen en stroom minimaal vier weken voor de markt. Tel daarna het aantal stroompunten en leg per zone vast welke verlenghaspel, stekkerdoos en verlichting nodig is.
Plan de opbouw met minstens twee mensen en begin ongeveer drie uur voor opening. Zet eerst tenten, tafels en stoelen neer; hang daarna verlichting op en plaats standnummers, naamkaartjes en prijskaarthouders.
Richt informatiebalie en cateringpunt afzonderlijk in. Leg bij de balie clipboards en balpennen klaar en test pinapparaat, kassa en kleingeldkist vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum en locatie vast, daarna nodig je kunstenaars uit en regel je vergunningen, reserveringen en promotie.
Hoeveel ruimte heeft een stand op een kunstmarkt nodig?: Reken voor een eenvoudige stand op ongeveer 2 bij 2 meter, plus ruimte voor een stoel en bezoekers. Tel daarnaast minimaal 1 meter vrije loopruimte tussen de rijen mee in je plattegrond.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw. Tenten, tafels en stoelen nemen het meeste werk in beslag; reken daarna nog 30 tot 45 minuten voor verlichting, standnummers, catering en controles.
Wanneer moet je kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?: Nodig kunstenaars 6 tot 8 weken vooraf uit en geef ongeveer 2 weken aanmeldtijd. Werk de deelnemerslijst daarna wekelijks bij, zodat je de standindeling en deelnemersinformatie op tijd kunt afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.