Cómo organizar un mercado de arte sin perder el control
Un mercado de arte se organiza mejor por fases: primero cierras la fecha y el lugar, después confirmas a los artistas y solo entonces distribuyes los stands. La lista de participantes debe mantenerse actualizada hasta el último momento, porque de ella dependen las mesas, los números y la información que recibe cada expositor. Reserva con antelación el mobiliario, las carpas y el material eléctrico. El día del evento, deja varias horas para montar, probar la iluminación y preparar la recepción y el catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Invitar a artistas
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
2 personas
- 4
Actualizar la lista de participantes
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Distribuir los stands
2 personas
- 7
Hacer reservas
- 8
Enviar información a los participantes
- 9
Publicar promoción en redes sociales
- 10
Colgar pósters
2 personas
- 11
Comprobar permisos
- 12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 13
Comprobar el inventario de la feria de arte
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Reunir los materiales
3 personas
- 16
Montar mesas y sillas
4 personas
- 17
Montar las carpas
6 personas
- 18
Conectar los cables de alimentación
2 personas
- 19
Colgar la iluminación
3 personas
- 20
Colocar números de stand
2 personas
- 21
Cubrir las mesas con telas
3 personas
- 22
Montar el mostrador de información
2 personas
- 23
Montar el punto de catering
3 personas
- 24
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 25
Preparar tarjetas con nombres
- 26
Preparar café y té
2 personas
- 27
Preparar bocadillos y aperitivos
3 personas
- 28
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Evento
- 29
Recibir a los artistas
3 personas
- 30
Dirigir a los artistas a los stands
2 personas
- 31
Realizar la inspección final del montaje
3 personas
- 32
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 33
Proporcionar información
2 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Servir bocadillos y aperitivos
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 38
Comprobar los baños
- 39
Encender la iluminación
- 40
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 41
Hacer el check-out de los artistas
3 personas
Seguimiento
- 42
Cerrar la caja
2 personas
- 43
Recoger el catering
3 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Desmontar las carpas
6 personas
- 46
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Limpiar el lugar
4 personas
- 49
Retirar los residuos
2 personas
- 50
Devolver los materiales
2 personas
- 51
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 52
Guardar los víveres sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas plegablescant. 20
- Sillas plegablescant. 40
- Mantelescant. 20
- Mesas altascant. 4
Decoración
- Banners de bienvenidacant. 2
- Carteles con número de standcant. 20
- Portatarjetas de preciocant. 100
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Decoración de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Equipo
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Máquina de sellado
- Caja registradora
- Caja para cambio
- Walkie-talkiescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
Organización
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta de pintorcant. 6
- Tijerascant. 4
- Bridascant. 100
- Alfombrillas para cablescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de reciclajecant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilios
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Comprueba también cuántos puntos de electricidad hay y dónde están, porque esa información condiciona la distribución de los stands.
- Pide a cada artista sus necesidades y preferencias dietéticas durante la inscripción. Cierra la lista de participantes al menos 7 días antes para poder asignar stands, preparar tarjetas con nombres y enviar instrucciones completas.
- Distribuye los stands dejando pasillos cómodos y colocando cerca de la electricidad a quienes necesiten equipos. Numera cada mesa antes de la llegada de los artistas y lleva una copia del plano en un portapapeles.
- Programa el montaje con un margen de 3 horas: primero carpas, mesas y sillas; después cables, iluminación, telas y carteles. Prueba cada regleta y enrolla los cables que crucen zonas de paso para evitar tropiezos.
- Prepara el punto de información, el catering y la recogida de basura antes de abrir las puertas. Deja listos la caja de cambio, la caja registradora, los vasos reutilizables y los termos para no tener que resolverlo durante la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y comprueba los permisos al principio; deja las confirmaciones finales de artistas, el plano de stands y la compra para los últimos 7 días.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de artistas?
- Cierra la lista al menos 7 días antes del mercado. Así puedes actualizar la distribución, preparar los carteles con números de stand y enviar a cada participante la hora de llegada y las instrucciones de montaje.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un mercado de arte?
- Calcula unas 3 horas con un equipo de montaje de 4 personas. Reserva tiempo adicional si hay carpas, iluminación, varios puntos de electricidad o un catering que deba prepararse en el lugar.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de un mercado de arte?
- Revisa el inventario completo, los permisos, los puntos de electricidad, las reservas y el plano de stands. También conviene dejar agrupados los materiales de montaje y confirmar por escrito la hora de llegada de los artistas.
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