Kunstmarkt organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Kunstmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe oder Improvisation herrscht. Lege zuerst Datum und Ort fest, prüfe Genehmigungen und Stromanschlüsse und lade anschließend die Künstler ein. Sobald die Anmeldungen vorliegen, teilst du die Stände ein und verschickst alle Teilnehmerinformationen. In den letzten Tagen geht es um Werbung, Materialkontrolle und Einkauf; am Veranstaltungstag folgen Aufbau, Beschilderung, Informationsstand und Cateringbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Künstler einladen
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Teilnehmerliste aktualisieren
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Stände einteilen
2 Personen
7
Reservierungen vornehmen
8
Teilnehmerinformationen versenden
9
Werbung in sozialen Medien posten
10
Poster aufhängen
2 Personen
11
Genehmigungen prüfen
12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
13
Bestand des Kunstmarkts kontrollieren
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Materialien zusammenstellen
3 Personen
16
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
17
Partyzelte aufbauen
6 Personen
18
Stromkabel anschließen
2 Personen
19
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
20
Standnummern anbringen
2 Personen
21
Tische mit Tüchern bedecken
3 Personen
22
Informationsstand einrichten
2 Personen
23
Cateringbereich einrichten
3 Personen
24
Müllstationen aufstellen
2 Personen
25
Namensschilder bereitlegen
26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
27
Brötchen und Snacks vorbereiten
3 Personen
28
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen

Event

29
Künstler empfangen
3 Personen
30
Künstler zu den Ständen leiten
2 Personen
31
Letzte Standkontrolle durchführen
3 Personen
32
Besucher begrüßen
2 Personen
33
Informationen bereitstellen
2 Personen
34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
35
Brötchen und Snacks servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Mülleimer leeren
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Beleuchtung einschalten
40
Letzte Besucher informieren
2 Personen
41
Künstler auschecken
3 Personen

Nachbereitung

42
Kasse abschließen
2 Personen
43
Catering aufräumen
3 Personen
44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
45
Partyzelte abbauen
6 Personen
46
Beleuchtung und Kabel entfernen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Location reinigen
4 Personen
49
Abfall entsorgen
2 Personen
50
Materialien zurückbringen
2 Personen
51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
52
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
KlappischeAnz. 20
KlappstühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 20
StehtischeAnz. 4

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
StandnummernschilderAnz. 20
PreisschildhalterAnz. 100
NamensschilderAnz. 30
TischdekorationAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
Kartenterminal
Kasse
Kleingeldkasse
FunkgeräteAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80

Küche

ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6

Organisation

KlemmbretterAnz. 4
KugelschreiberAnz. 20
AbdeckbandAnz. 6
ScherenAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
KabelmattenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
RecyclingbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Aktualisiere die Teilnehmerliste danach noch einmal und verschicke Standnummern, Aufbauzeiten und wichtige Hinweise spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
Prüfe Stromanschlüsse nicht erst beim Aufbau. Kläre mindestens 2 Wochen vorher, wo Verlängerungskabel, LED-Lampen und Lichterketten angeschlossen werden können und welche Anschlüsse tatsächlich verfügbar sind.
Reserviere Partyzelte, Klapptische und Klappstühle frühzeitig, besonders bei einer Veranstaltung im Freien. Lege Tischdecken, Standnummernschilder und Preisschildhalter gesammelt bereit, damit jeder Stand gleich ausgestattet werden kann.
Richte einen klar erkennbaren Informationsstand ein und lege dort Teilnehmerliste, Klemmbretter und Kugelschreiber bereit. Namensschilder sollten vor Beginn sortiert ausliegen, nicht erst beim Eintreffen der Künstler beschriftet werden.
Plane den Zahlungs- und Cateringbereich getrennt vom Besucherstrom. Prüfe Kartenterminal, Kasse und Kleingeldkasse vor der Öffnung und stelle Thermoskannen, Kühlboxen, wiederverwendbare Becher und Müllstationen vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kunstmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Einladungen an Künstler. Die Standaufteilung und Teilnehmerinformationen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Kunstmarkt feststehen.
Wie viele Künstler braucht man für einen Kunstmarkt?: Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab. Plane pro Künstler zunächst einen klar markierten Stand ein und teile die Fläche erst nach den Anmeldungen endgültig ein, damit Wege und Besucherstrom frei bleiben.
Was muss man beim Aufbau eines Kunstmarkts zuerst machen?: Baue zuerst Partyzelte sowie Tische und Stühle auf und prüfe anschließend Strom und Beleuchtung. Danach folgen Tischdecken, Standnummernschilder, Informationsstand, Cateringbereich und Müllstationen; rechne dafür mindestens 2 bis 3 Stunden ein.
Wann sollte man für einen Kunstmarkt werben?: Starte die Werbung etwa 4 Wochen vorher mit Beiträgen in sozialen Medien und gedruckten Postern. Verstärke die Hinweise in den letzten 7 Tagen und nenne dabei Datum, Ort, Öffnungszeit und die teilnehmenden Künstler.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.