Organiser un marché de jardinage, étape par étape

Commencez par fixer la date, les horaires et le programme avant de contacter les exposants. Vérifiez ensuite le lieu, dessinez le plan des stands et prévoyez un itinéraire de circulation lisible pour les visiteurs. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles doivent être confirmés plusieurs jours avant l’ouverture. Gardez enfin du temps pour contrôler les tentes, les tables, les branchements, les moyens de paiement et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu du marché
2 personnes
3
Établir le plan des stands
2 personnes
4
Définir les emplacements de vente
2 personnes
5
Établir la liste des participants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les exposants du marché
10
Faire les réservations
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
13
Imprimer le plan
14
Envoyer les informations aux participants
15
Planifier les bénévoles
16
Établir la répartition des caisses
2 personnes
17
Préparer les listes de prix
2 personnes
18
Concevoir la signalétique
19
Vérifier les prévisions météo
20
Prévoir des vêtements de pluie supplémentaires
21
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
22
Acheter les consommables
2 personnes
23
Contrôler les tables et les tentes
2 personnes
24
Rassembler les outils
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
28
Récupérer les stands
3 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Inspecter le site
2 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Numéroter les stands
2 personnes
35
Installer la signalisation
3 personnes
36
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer la table traiteur
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Installer les caisses
2 personnes
43
Préparer la monnaie
2 personnes
44
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
45
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
46
Vérifier les tables de vente
2 personnes

Événement

47
Ouvrir l'entrée des visiteurs
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer les plans
2 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Vérifier les stocks
56
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Allumer l’éclairage
2 personnes
59
Annoncer la clôture des stands
60
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes
61
Encaisser les ventes
3 personnes
62
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Démonter l’éclairage
3 personnes
70
Démonter les tentes
4 personnes
71
Empiler les tables et les chaises
3 personnes
72
Ramener les stands
3 personnes
73
Nettoyer le matériel
3 personnes
74
Ranger le matériel
3 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Conserver en sécurité les objets trouvés
77
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
78
Remettre le lieu propre
2 personnes
79
Mettre l’argent de la caisse en sécurité
2 personnes
80
Encaisser les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 14
Tabouretsqté 8
Palettesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 16
Porte-parapluiesqté 2
Portantsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 20

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone
Lampes de pocheqté 4
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Pichets en verreqté 8
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 40
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Pots de fleursqté 20
Plantes de jardinqté 30
Caisses en boisqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 14
Guirlandes lumineusesqté 4
Marqueurs craieqté 12
Étiquettes pour plantesqté 100
Panneaux de signalisation en boisqté 12
Serre-câblesqté 200
Cordeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Plateauxqté 6
Bouteilles isothermesqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Dessinez le plan des stands avant d’envoyer les informations finales : numérotez chaque emplacement et indiquez séparément les zones de vente, de restauration, de stockage et de passage.
Demandez aux exposants leurs besoins au moment de l’inscription, puis confirmez-les au moins 7 jours avant le marché. Vous éviterez de manquer une table, une prise ou un espace adapté.
Préparez les caisses, les listes de prix et les terminaux de paiement la veille. Testez chaque appareil et prévoyez une solution de repli si une connexion ou une alimentation électrique ne fonctionne pas.
Contrôlez les tentes, tables, rallonges et multiprises avant le montage, pas le matin même. Ajoutez des goulottes pour les câbles et gardez des lampes de poche accessibles si la lumière baisse.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et envoyez les consignes aux participants. Prévoyez des vêtements de pluie supplémentaires, des caisses de rangement et un espace couvert pour le matériel sensible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de jardinage ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le lieu, recruter les exposants et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer le plan, les bénévoles, le matériel et les besoins alimentaires.
Quand confirmer les exposants d’un marché de jardinage ?: Demandez les inscriptions environ 4 semaines avant, puis confirmez la liste définitive 7 à 10 jours avant le marché. Envoyez ensuite à chacun son emplacement, les horaires d’arrivée et les consignes de circulation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et l’orientation, une pour les caisses et une pour la coordination du montage. Pour un marché avec plusieurs zones, ajoutez une personne par zone afin de ne pas laisser les stands sans assistance.
Que prévoir en cas de pluie pour un marché de jardinage ?: Vérifiez la météo 48 heures avant et contrôlez que chaque tente peut être installée correctement. Prévoyez des vêtements de pluie supplémentaires, des lampes LED, des caisses fermées et un espace couvert pour les paiements et les consommables.

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