Organiser un marché caritatif, étape par étape

Un marché caritatif se prépare d’abord comme une petite manifestation publique, puis comme une journée de vente. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et choisir les associations bénéficiaires. Ensuite, construis le plan des stands, ouvre les inscriptions et confirme les exposants avant de lancer la communication. Les derniers jours servent surtout à répartir les bénévoles, sécuriser l’électricité, préparer la caisse et transmettre les consignes d’accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Sélectionner les associations caritatives
3 personnes
4
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
5
Réserver les stands
6
Réserver l’alimentation électrique
7
Vérifier les toilettes
8
Contacter les organisations participantes
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
12
Distribuer les affiches
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Confirmer les exposants
2 personnes
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
18
Envoyer les indications d'accès
19
Imprimer le plan
20
Imprimer les consignes de sécurité
21
Commander de l’argent liquide
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
26
Créer les étiquettes et les cartes de prix
3 personnes

Événement

27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Dégager le site
4 personnes
29
Poser les câbles en toute sécurité
2 personnes
30
Monter les stands
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
34
Présenter les associations caritatives
4 personnes
35
Mettre les articles en vente en présentation
8 personnes
36
Installer la caisse
2 personnes
37
Préparer le service traiteur
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Enregistrer les volontaires
2 personnes
41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Informer les exposants
2 personnes
43
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
44
Enregistrer les ventes et les dons
3 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Faire la vaisselle
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Conserver en sécurité les recettes en espèces
2 personnes
52
Annoncer le dernier tour de vente
53
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

54
Clôturer la caisse
2 personnes
55
Compter le chiffre des ventes
2 personnes
56
Emballer les articles de vente
6 personnes
57
Démonter les stands
6 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Retourner les stands
2 personnes
65
Virer le produit
2 personnes
66
Remercier les donateurs
2 personnes
67
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphone à main
Terminaux de paiementqté 2
Calculatricesqté 3
Caisses pour espècesqté 4
Bacs à compter l’argentqté 4
Chargeurs USBqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 16
Pince de serviceqté 8
Bacs de stockageqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Porte-nomsqté 20
Porte-prixqté 30
Affichesqté 30
Plansqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux des associations caritativesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 8
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Gantsqté 20
Balais à mainqté 3
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions : prévois idéalement 8 à 12 semaines pour obtenir les réponses et confirmer les stands.
Dessine l’aménagement avant de réserver le mobilier. Indique les tentes, les tables, les passages, les toilettes et les points électriques afin d’éviter les rallonges trop courtes ou les allées obstruées.
Demande aux exposants leurs besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirme chaque participation au moins 10 jours avant le marché. Tu éviteras les oublis de prises, de tables ou d’équipement de service.
Prépare un planning de bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Affecte séparément l’accueil, la caisse, l’orientation, le réassort et le rangement : une seule personne ne peut pas gérer ces postes en même temps.
Compte la caisse et prépare la monnaie la veille, avec au moins deux terminaux de paiement testés. Imprime aussi le plan et les consignes de sécurité avant l’installation, plutôt que le matin de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché caritatif ?: Prévois 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, confirmer les stands et organiser la communication.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché caritatif ?: Confirme les exposants environ 10 jours avant le marché, après avoir traité les inscriptions et recueilli leurs besoins. Envoie ensuite les indications d’accès et les horaires d’installation au plus tard 3 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un marché de taille moyenne, prévois au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 à la caisse, 1 pour l’orientation et 2 pour l’installation et le rangement par créneau. Ajoute une personne volante si les stands restent ouverts plus de 4 heures.
Quand préparer la caisse et la monnaie ?: Prépare la caisse la veille et vérifie les terminaux de paiement à ce moment-là. Garde la monnaie et l’argent liquide dans une boîte séparée, avec un comptage au début et à la fin du marché.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.