Einen Wohltätigkeitsmarkt Schritt für Schritt organisieren
Ein Wohltätigkeitsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Ort und unterstützte Organisationen fest, danach planst du Fläche, Stände und Versorgung. Genehmigungen, Strom und Toiletten solltest du früh prüfen, weil kurzfristige Änderungen den ganzen Aufbau verzögern. Parallel öffnest du die Anmeldung und startest die Werbung. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Helferpläne, Bargeld, Einkäufe und die Ausgabe von Lageplan und Sicherheitsanweisungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Wohltätigkeitsorganisationen auswählen
3 Personen
- 4
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 5
Stände reservieren
- 6
Stromversorgung reservieren
- 7
Toiletten kontrollieren
- 8
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Werbung in sozialen Medien posten
- 12
Poster verteilen
3 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 17
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 18
Wegbeschreibung versenden
- 19
Lageplan drucken
- 20
Sicherheitsanweisungen ausdrucken
- 21
Bargeld bestellen
- 22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 25
Kassen- und Wechselgeldset vorbereiten
2 Personen
- 26
Etiketten und Preisschilder erstellen
3 Personen
Event
- 27
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 28
Gelände freimachen
4 Personen
- 29
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 30
Stände aufbauen
6 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 34
Wohltätigkeitsorganisationen vorstellen
4 Personen
- 35
Verkaufsartikel auslegen
8 Personen
- 36
Kasse einrichten
2 Personen
- 37
Catering vorbereiten
4 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 40
Freiwillige einchecken
2 Personen
- 41
Aussteller empfangen
3 Personen
- 42
Aussteller einweisen
2 Personen
- 43
Eingang und Information besetzen
2 Personen
- 44
Verkäufe und Spenden erfassen
3 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toiletten kontrollieren
- 51
Bargeldeinnahmen sicher verwahren
2 Personen
- 52
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
- 53
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Kasse abschließen
2 Personen
- 55
Verkaufserlös zählen
2 Personen
- 56
Verkaufsartikel einpacken
6 Personen
- 57
Stände abbauen
6 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 61
Geschirr und Küche reinigen
3 Personen
- 62
Gelände reinigen
4 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 64
Stände zurückgeben
2 Personen
- 65
Einnahmen überweisen
2 Personen
- 66
Spendern danken
2 Personen
- 67
Ergebnis bekanntgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 40
- KlappischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 16
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Handmegafon
- KartenterminalsAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 3
- Kassenschachteln für BargeldAnz. 4
- GeldzählschalenAnz. 4
- USB-LadegeräteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- BaustrahlerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
- VorratsboxenAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdekorationAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 20
- PreishalterAnz. 30
- PosterAnz. 30
- PläneAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- SpendenboardsAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 2
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 8
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
- HandschuheAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Genehmigungen, Stromanschlüsse und Toiletten, bevor du Stände zusagst. Plane für jede Versorgungsstation die benötigten Verlängerungskabel und Kühlmöglichkeiten ein, statt die Technik erst am Aufbautag zu suchen.
- Teile den Markt früh auf dem Lageplan ein: Verkaufsstände, Sitzplätze, Kaffee- und Essensausgabe sowie Wege müssen zusammenpassen. Schicke den Standbetreibern die Wegbeschreibung spätestens eine Woche vor dem Termin.
- Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und den konkreten Platzbedarf. Bestätige die Standbetreiber anschließend schriftlich, damit am Markttag keine unklaren Zusagen oder fehlenden Tische entstehen.
- Erstelle den Freiwilligenplan nicht nur für den Aufbau. Besetze auch Kasse, Einlass, Ausschank, Nachfüllen, Abbau und eine Ansprechperson für Sicherheitsfragen; rechne pro Schicht mit einer kurzen Übergabezeit.
- Bereite Kassen- und Wechselgeldset, Kartenterminals und Taschenrechner am Vortag vor. Bestelle Bargeld rechtzeitig und lege Teller, Becher, Kaffeetassen, Servierschalen sowie Thermoskannen gesammelt an einem gekennzeichneten Ort bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Wohltätigkeitsmarkt planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und den teilnehmenden Organisationen. Stände, Stromversorgung und Helfer lassen sich dann noch verbindlich reservieren.
- Wann sollte die Werbung für einen Wohltätigkeitsmarkt starten?
- Starte etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Markt mit Einladungen, Social-Media-Beiträgen und Postern. Veröffentliche eine Erinnerung nochmals 7 Tage vorher und verschicke dann auch Lageplan und Wegbeschreibung.
- Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsmarkt?
- Plane je nach Größe mindestens eine Person für Aufbau, Kasse, Ausschank, Besucherfragen und Abbau ein. Für längere Öffnungszeiten sind Schichten von 2 bis 3 Stunden sinnvoll, damit niemand den ganzen Tag eingesetzt wird.
- Was muss am Tag vor dem Wohltätigkeitsmarkt vorbereitet werden?
- Stelle Materialien, Wechselgeld, Kartenterminals, Geschirr und Küchenutensilien am Vortag zusammen. Drucke außerdem Lageplan und Sicherheitsanweisungen aus und prüfe, ob alle Standbetreiber und Freiwilligen bestätigt sind.
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