Cómo organizar un mercado benéfico sin dejar cabos sueltos
Un mercado benéfico necesita más coordinación que un mercadillo informal: hay que cuadrar organizaciones, puestos, cobros, voluntariado y necesidades eléctricas. Empieza por fijar fecha y lugar, confirmar permisos y definir cómo se repartirá el espacio. Después abre las inscripciones y promociona el evento, mientras cierras proveedores, soportes y horarios. La última semana debe servir para comprobar compras, materiales, instrucciones y cambio, no para resolver decisiones básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Seleccionar organizaciones benéficas
3 personas
- 4
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 5
Reservar puestos
- 6
Reservar el suministro eléctrico
- 7
Comprobar los baños
- 8
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
- 9
Abrir el formulario de inscripción
- 10
Enviar invitaciones
2 personas
- 11
Publicar promoción en redes sociales
- 12
Distribuir carteles
3 personas
- 13
Gestionar inscripciones
2 personas
- 14
Recoger preferencias dietéticas
- 15
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 16
Reclutar voluntarios
2 personas
- 17
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 18
Enviar indicaciones
- 19
Imprimir el plano
- 20
Imprimir instrucciones de seguridad
- 21
Solicitar efectivo
- 22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Reunir los materiales
3 personas
- 25
Preparar caja registradora y cambio
2 personas
- 26
Crear etiquetas y tarjetas de precio
3 personas
Evento
- 27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 28
Despejar el recinto
4 personas
- 29
Tender los cables de forma segura
2 personas
- 30
Montar los puestos
6 personas
- 31
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 34
Presentar las organizaciones benéficas
4 personas
- 35
Exponer los artículos de venta
8 personas
- 36
Preparar la caja
2 personas
- 37
Preparar el catering
4 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Registrar a los voluntarios
2 personas
- 41
Recibir a los expositores
3 personas
- 42
Dar instrucciones a los expositores
2 personas
- 43
Atender la entrada y la información
2 personas
- 44
Registrar ventas y donaciones
3 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Lavar la vajilla
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Comprobar los baños
- 51
Guardar en lugar seguro los ingresos en efectivo
2 personas
- 52
Anunciar la última ronda de ventas
- 53
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 54
Cerrar la caja
2 personas
- 55
Contar los ingresos por ventas
2 personas
- 56
Empaquetar los artículos de venta
6 personas
- 57
Desmontar los puestos
6 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 61
Limpiar la vajilla y la cocina
3 personas
- 62
Limpiar el recinto
4 personas
- 63
Devolver los materiales
3 personas
- 64
Devolver los puestos
2 personas
- 65
Transferir los ingresos
2 personas
- 66
Agradecer a los donantes
2 personas
- 67
Anunciar el resultado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 10
- Sillascant. 40
- Mesas plegablescant. 4
- Manteles individualescant. 16
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenajecant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Megáfono de mano
- Terminales de pagocant. 2
- Calculadorascant. 3
- Cajas de efectivocant. 4
- Cajones para dinerocant. 4
- Cargadores USBcant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas de obracant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Termoscant. 4
- Acumuladores de fríocant. 16
- Pinzas para servircant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Pizarrascant. 12
- Portanombrescant. 20
- Portaprecioscant. 30
- Cartelescant. 30
- Planoscant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles benéficoscant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Pinzas para residuoscant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Esponjascant. 8
- Paños de limpieza reutilizablescant. 20
- Guantescant. 20
- Escobas de manocant. 3
- Limpiacristalescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el plano antes de reservar los puestos. Marca carpas, mesas, sillas, percheros, cajas de almacenaje y pasillos, y deja previstos los puntos de electricidad para cafeteras, teteras y terminales de pago.
- No retrases las inscripciones de las organizaciones participantes. Pide desde el principio sus necesidades de espacio, conexión eléctrica y preferencias dietéticas para evitar cambios de distribución durante la última semana.
- Calcula el voluntariado por franjas horarias, no solo por número total de personas. Asigna responsables para orientar a los puestos, reponer materiales, gestionar la caja y comunicar avisos con el megáfono.
- Comprueba la electricidad y los baños al menos 7 días antes. Cuenta cables alargadores y regletas suficientes, confirma dónde pueden colocarse y revisa que las lámparas de obra cubran las zonas con poca luz.
- Prepara el dinero y los cobros antes del montaje. Solicita efectivo, separa el cambio, prueba los terminales de pago y deja calculadoras, vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos y bandejas listos en cajas identificadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado benéfico?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva cuanto antes el lugar, comprueba los permisos y contacta con las organizaciones; deja la última semana para confirmar inscripciones, compras, horarios y materiales.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para los puestos?
- Ábrelas aproximadamente 4 semanas antes y fija una fecha de cierre 10-14 días antes del mercado. Así tendrás tiempo para distribuir los puestos, recoger necesidades dietéticas y enviar indicaciones concretas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado benéfico?
- Calcula al menos 1 persona de coordinación general, 1 responsable de caja y 1 voluntario por cada 4-6 puestos durante los periodos de mayor actividad. Organiza turnos de 2-3 horas para cubrir descansos y cambios.
- ¿Cuándo hay que preparar el dinero y los terminales de pago?
- Solicita el efectivo y prepara el cambio entre 3 y 5 días antes. Prueba los terminales de pago, las calculadoras y cualquier conexión eléctrica el día anterior, y guarda la caja en un punto controlado hasta la apertura.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!