Organiser un marché aux antiquités, étape par étape

Un marché aux antiquités se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant de contacter les exposants. Les autorisations, l’assurance et le plan des stands doivent être réglés assez tôt pour confirmer les inscriptions sans improviser. La dernière ligne droite sert surtout à coordonner les arrivées, le chargement, les paiements, l’électricité et les solutions prévues en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du marché
2 personnes
2
Réserver le lieu et le site de marché
2 personnes
3
Demander les autorisations et les déclarations
4
Vérifier les informations d'assurance
5
Établir le plan des stands sur le site
2 personnes
6
Définir les conditions de vente
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription pour les exposants
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le marché en ligne
10
Distribuer les flyers et les affiches
3 personnes
11
Contacter les exposants
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Attribuer les emplacements aux exposants
2 personnes
14
Confirmer les exposants
2 personnes
15
Établir la liste de contacts des exposants
16
Élaborer le plan de stationnement et de chargement
2 personnes
17
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
18
Réserver le catering
19
Réserver les sanitaires
20
Confirmer les matériels de location
21
Déterminer le mode de paiement pour les exposants
2 personnes
22
Commander de la monnaie en espèces
23
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
24
Envoyer les informations aux exposants
25
Vérifier les prévisions météo et le plan
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Préparer la caisse et le matériel de paiement
2 personnes

Événement

29
Accueillir les exposants
4 personnes
30
Balisage et signalisation du site
3 personnes
31
Installer les stands et les tables
6 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
34
Installer les poubelles
2 personnes
35
Aménager le point café et boissons
3 personnes
36
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Installer le comptoir d'information
2 personnes
39
Contrôler le site et les stands
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
42
Soutenir les exposants
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Collecter les déchets et les emballages vides
2 personnes
47
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
48
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
49
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
50
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

51
Démonter les stands et les tables
6 personnes
52
Démonter les tentes de fête
4 personnes
53
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
54
Débarrasser le site des déchets
4 personnes
55
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
56
Nettoyer le terrain et les sanitaires
3 personnes
57
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
58
Retourner les matériels de location
2 personnes
59
Ranger les courses restantes
2 personnes
60
Retirer les panneaux de circulation et d’information
2 personnes
61
Gérer la caution et les paiements
2 personnes
62
Envoyer un message de remerciement aux exposants
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Cubes d’expositionqté 12
Tables nappéesqté 2

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Multiprisesqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Lampes mobilesqté 8
Lampes de pocheqté 4
Caisses pour espècesqté 3
Calculatricesqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Décoration

Bannières de marchéqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 20
Étiquettes de prixqté 300
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes de rangementqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 3
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et lancez les demandes d’autorisation plusieurs semaines avant la date : vérifiez aussi les exigences d’assurance avant d’envoyer les invitations aux exposants.
Préparez le plan des stands avant d’attribuer les emplacements. Numérotez chaque stand et indiquez clairement les zones de chargement, de stationnement et les chemins accessibles aux visiteurs.
Dans le formulaire d’inscription, précisez les dimensions des emplacements, les conditions de vente, les horaires d’arrivée et le mode de paiement des exposants. Envoyez les informations pratiques finales au moins 7 jours avant le marché.
Prévoyez l’électricité sur un plan séparé : notez les points d’alimentation, le chemin des câbles et la longueur nécessaire des rallonges. Les lampes mobiles et les lampes de poche évitent qu’un montage tardif se fasse dans le noir.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Confirmez à l’avance la solution retenue pour les tentes, les tables, les sanitaires et le catering afin de ne pas chercher de prestataire la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux antiquités ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, diffuser les invitations et finaliser le plan des stands.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché aux antiquités ?: Confirmez les exposants environ 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite les horaires d’arrivée, l’emplacement attribué, les consignes de chargement et les informations de stationnement au plus tard 7 jours avant.
Combien de temps prévoir pour l’installation des stands ?: Bloquez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Ajoutez du temps si les exposants utilisent des portants, des cubes d’exposition, des branchements électriques ou des tentes à monter.
Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché aux antiquités ?: Définissez un seul mode de paiement pour les exposants et vérifiez les terminaux avant le jour J. Si des paiements en espèces sont prévus, commandez la monnaie au moins 5 jours à l’avance et prévoyez un point clairement identifié.

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