Cómo organizar un mercado de antigüedades paso a paso

Organizar un mercado de antigüedades empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha, el horario y el recinto; después tramita permisos, seguro y servicios básicos. Con el plano de puestos listo, puedes captar expositores, gestionar inscripciones y asignar espacios sin improvisar. La última fase consiste en cerrar pagos, aparcamiento, electricidad, señalización y el plan alternativo para la lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios del mercado
2 personas
2
Reservar el recinto y el terreno del mercado
2 personas
3
Solicitar permisos y notificaciones
4
Comprobar los datos del seguro
5
Hacer el plano de los puestos del recinto
2 personas
6
Fijar las condiciones de venta
2 personas
7
Crear el formulario de inscripción para los expositores
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar el mercado en línea
10
Repartir folletos y pósters
3 personas
11
Contactar con los expositores
3 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Asignar puestos a los expositores
2 personas
14
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
15
Elaborar la lista de contactos de los expositores
16
Elaborar el plan de aparcamiento y carga
2 personas
17
Definir los puntos de corriente y el recorrido de cables
2 personas
18
Reservar el catering
19
Reservar instalaciones de aseo
20
Confirmar los materiales de alquiler
21
Determinar la forma de pago para los expositores
2 personas
22
Pedir cambio en efectivo
23
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
24
Enviar información a los expositores
25
Comprobar el pronóstico del tiempo y el plan
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Llevar materiales al lugar
4 personas
28
Preparar la caja y el material de pago
2 personas

Evento

29
Recibir a los expositores
4 personas
30
Delimitar y señalizar el recinto
3 personas
31
Montar puestos y mesas
6 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
34
Colocar cubos de basura
2 personas
35
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
36
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Montar el mostrador de información
2 personas
39
Revisar el recinto y los stands
3 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Atender el mostrador de información
2 personas
42
Apoyar a los expositores
2 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Servir aperitivos y bocadillos
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Recoger residuos y envases vacíos
2 personas
47
Comprobar los baños periódicamente
48
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
49
Cerrar ventas y caja
2 personas
50
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

51
Desmontar los puestos y las mesas
6 personas
52
Desmontar las carpas
4 personas
53
Llevar los materiales al almacén
4 personas
54
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
55
Lavar la vajilla y el material de cocina
2 personas
56
Limpiar el recinto y el área sanitaria
3 personas
57
Retirar los residuos por separado
2 personas
58
Devolver el material alquilado
2 personas
59
Guardar las compras sobrantes
2 personas
60
Retirar las señales de tráfico y de información
2 personas
61
Gestionar la fianza y los pagos
2 personas
62
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
63
Registrar objetos perdidos
64
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 18
Mesascant. 8
Sillascant. 30
Mesas plegablescant. 4
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 6
Cubos expositorescant. 12
Mesas con mantelcant. 2

Equipo

Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Lámparas móvilescant. 8
Linternascant. 4
Cajas de efectivocant. 3
Calculadorascant. 3
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Banners de mercadocant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Carteles con número de standcant. 20
Etiquetas de preciocant. 300
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 6

Cocina

Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Bolsas isotérmicascant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cajas de almacenajecant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los permisos antes de invitar a los expositores. Deja al menos 6 semanas para notificaciones, seguro y posibles requisitos del ayuntamiento.
Dibuja el plano antes de asignar puestos: incluye carpas, pasillos, carga y descarga, aseos, aparcamiento y puntos de corriente. Reserva los cables y las regletas según ese recorrido, no después.
Envía a cada expositor una ficha con horario de montaje, número de puesto, condiciones de venta, forma de pago y contacto del organizador. Mandarla 7 días antes evita llamadas y cambios de última hora.
Planifica la llegada por franjas horarias y separa la carga del acceso del público. Los carteles de aparcamiento y las señales con números de stand deben estar colocados antes de abrir.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y define qué ocurre con carpas, mesas y puestos si llueve o hace viento. Confirma también el catering, los aseos y los materiales de alquiler el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de antigüedades?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva el recinto y tramita permisos en las primeras 2 semanas; deja las 2 últimas para confirmar expositores, alquileres, señalización y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?: Asígnalos cuando las inscripciones estén suficientemente cerradas, normalmente entre 10 y 14 días antes. Envía después el número de stand, el horario de carga y el plano definitivo.
¿Cuántos puntos de corriente necesita un mercado de antigüedades?: Calcula los puntos a partir de los equipos que realmente usarán los expositores y la zona de café. Define el recorrido al menos 7 días antes y comprueba que cada cable quede protegido y fuera de los pasillos.
¿Qué se hace si llueve el día del mercado?: Ten decidido el plan alternativo 48 horas antes, cuando ya puedas consultar el pronóstico. Confirma entonces si las carpas, los puestos y los materiales de alquiler resisten las condiciones previstas y comunica cualquier cambio a los expositores.

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