Organiser un marché aux antiquités sans improviser

Un marché aux antiquités se prépare d’abord avec un lieu adapté, une autorisation et un calendrier précis pour les exposants. Commencez par fixer l’implantation des stands et les besoins en énergie avant de commander le matériel. Les derniers jours servent à confirmer les inscriptions, imprimer les informations utiles et vérifier la météo. Le jour J, gardez une marge pour dégager le site, monter les tentes et tester chaque branchement avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander une autorisation
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Définir l’agencement des stands
2 personnes
7
Recenser les besoins en énergie
8
Confirmer les exposants
9
Élaborer le plan
2 personnes
10
Commander les fournitures
11
Concevoir la signalétique
12
Numéroter les stands du marché
2 personnes
13
Imprimer la liste de contacts
14
Imprimer les informations visiteurs
15
Tester les câbles d’alimentation
2 personnes
16
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Inspecter le lieu à l’avance
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo

Événement

21
Dégager le site
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
6 personnes
23
Installer les tables et les chaises
5 personnes
24
Brancher l’électricité
2 personnes
25
Installer l'éclairage
3 personnes
26
Installer le comptoir d'information
2 personnes
27
Installer la signalisation
3 personnes
28
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
29
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
30
Briefer les tenanciers de stands
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
34
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Maintenir les allées dégagées
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Vider les poubelles
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Vérifier l'éclairage
42
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

43
Démonter les stands
6 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
45
Retirer l'éclairage
3 personnes
46
Rassembler les déchets
4 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Rapporter le matériel
3 personnes
49
Ranger le stock restant
2 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 36
Tables de bièreqté 6
Barrières de sécuritéqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Cuillères à caféqté 60
Assiettes à gâteauqté 80

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Microphone à main
Mégaphone
Caisse
Caisseqté 2
Calculatricesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Rallonges électriquesqté 4

Décoration

Drapeaux de marchéqté 12
Nappesqté 24
Panneaux de numéro de standqté 24
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4
Boîtes de rangementqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 20
Blocs-notesqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 2
Papier d’impressionqté 2
Braceletsqté 300

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 12

Conseils

Réservez le lieu et demandez l’autorisation au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Vérifiez aussi les horaires d’installation et de démontage, car ils déterminent le temps disponible pour les tentes et les tables.
Invitez les exposants avec une date limite d’inscription fixée 3 à 4 semaines avant le marché. Après cette échéance, confirmez les participants et attribuez les numéros de stand pour éviter les changements de dernière minute.
Dessinez l’agencement avant de commander les fournitures : prévoyez les tables, les portants, les allées et les barrières de sécurité. Réservez une zone clairement identifiée pour l’accueil, la caisse et les informations visiteurs.
Recensez la puissance nécessaire pour les machines à café, bouilloires et éclairages. Testez les rallonges, multiprises et passe-câbles au moins la veille, puis gardez les câbles hors des passages dès l’installation.
Préparez la signalétique et les documents avant le jour J : numéros de stand, panneaux indicateurs, informations visiteurs et liste de contacts. Faites les courses et rassemblez le matériel la veille afin de consacrer le matin au montage et au contrôle du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux antiquités ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander l’autorisation, recruter les exposants et finaliser l’agencement des stands.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché aux antiquités ?: Fixez la clôture des inscriptions 3 à 4 semaines avant l’événement et confirmez les exposants dans la semaine qui suit. Vous pourrez ensuite attribuer les stands et imprimer une liste fiable.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché aux antiquités ?: Inspectez le lieu, consultez les prévisions météo et testez toutes les rallonges et multiprises. Rassemblez aussi les tables, chaises, tentes, panneaux et éléments de caisse au moins la veille.
Combien de temps prévoir pour installer un marché aux antiquités ?: Comptez au minimum 3 heures pour dégager le site, monter les tentes, installer les tables et chaises, poser la signalétique et brancher l’électricité. Ajoutez 30 minutes de contrôle avant l’ouverture.

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