Cómo organizar un mercado de antigüedades sin improvisar
Empieza por reservar el recinto y tramitar el permiso antes de invitar a los expositores. Después define cuántos puestos caben, qué necesita cada uno y cómo circularán los visitantes. La electricidad, la señalización y el montaje suelen causar los problemas de última hora, así que conviene cerrarlos varios días antes. El día del mercado, deja tiempo para revisar el espacio, montar las carpas, colocar las mesas y probar cada conexión.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Solicitar permiso
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Definir la distribución de los puestos
2 personas
- 7
Inventariar las necesidades de electricidad
- 8
Fijar los portatarimas
- 9
Desarrollar el plano
2 personas
- 10
Encargar los suministros
- 11
Diseñar la señalización
- 12
Numerar los puestos del mercado
2 personas
- 13
Imprimir la lista de contactos
- 14
Imprimir la información para visitantes
- 15
Probar los cables de alimentación
2 personas
- 16
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Reunir los materiales
3 personas
- 19
Inspeccionar previamente la ubicación
2 personas
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
- 21
Despejar el recinto
4 personas
- 22
Montar las carpas
6 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 24
Conectar la corriente
2 personas
- 25
Colgar la iluminación
3 personas
- 26
Montar el mostrador de información
2 personas
- 27
Colocar la señalización
3 personas
- 28
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 29
Asignar puestos del mercado
3 personas
- 30
Informar a los puestos
2 personas
- 31
Enfriar las bebidas
2 personas
- 32
Preparar café y té
2 personas
- 33
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 34
Atender el mostrador de información
2 personas
- 35
Recibir a los visitantes
3 personas
- 36
Mantener libres los pasillos
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Servir café y té
2 personas
- 39
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 40
Comprobar los baños
- 41
Comprobar la iluminación
- 42
Despedir a los expositores
3 personas
Seguimiento
- 43
Desmontar los puestos
6 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 45
Retirar la iluminación
3 personas
- 46
Recoger la basura
4 personas
- 47
Limpiar el lugar
4 personas
- 48
Devolver los materiales
3 personas
- 49
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 50
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 8
- Mesas plegablescant. 24
- Sillas plegablescant. 36
- Mesas de cervezacant. 6
- Vallas de separacióncant. 12
- Percheroscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejascant. 60
- Cucharillascant. 60
- Platos para postrecant. 80
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Micrófono de mano
- Megáfono
- Caja registradora
- Caja registradoracant. 2
- Calculadorascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Enrollacablescant. 4
Decoración
- Banderas de mercadocant. 12
- Mantelescant. 24
- Carteles con número de standcant. 24
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Tableros de corchocant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Cuencos para servircant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzascant. 4
- Cajas de almacenajecant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Oficina
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 20
- Bloc de notascant. 6
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 4
- Grapadorascant. 2
- Papel de impresióncant. 2
- Pulserascant. 300
Seguridad
- Linternascant. 6
- Chalecos fluorescentescant. 8
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
Consejos
- Cierra el recinto y el permiso antes de enviar invitaciones: intenta tener ambos confirmados al menos 6 semanas antes. Sin esa fecha, no puedes informar con precisión a los expositores.
- Pide a cada expositor sus necesidades eléctricas durante la inscripción. Haz una lista por puesto y reserva cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables con varios días de margen.
- Dibuja el plano antes de alquilar o encargar el material. Numera los puestos y deja pasillos de al menos 1,5 metros para que puedan pasar visitantes, carritos y equipos de montaje.
- Prepara la información para visitantes y los carteles direccionales antes del día del mercado. Imprime la lista de contactos y coloca los números de stand cuando las mesas ya estén en su posición definitiva.
- Reserva como mínimo 3 horas para el montaje. Monta primero las carpas, después las mesas y sillas, luego conecta la corriente y prueba la iluminación, las máquinas de café y cualquier micrófono o megáfono.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de antigüedades?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite reservar el lugar, solicitar el permiso, confirmar expositores, gestionar inscripciones y encargar el material sin depender de entregas urgentes.
- ¿Cuánto espacio necesita cada puesto de antigüedades?
- Calcula primero el tamaño de las mesas y añade espacio para que el expositor pueda colocarse detrás. Mantén pasillos de al menos 1,5 metros y comprueba el plano con una inspección del recinto antes de fijar la distribución.
- ¿Cuándo hay que comprobar la electricidad del mercado?
- Recoge las necesidades de electricidad durante la inscripción y revisa el inventario al menos 7 días antes. El día del montaje, prueba cada cable, regleta y conexión antes de abrir las puertas.
- ¿Cuánto dura el montaje de un mercado de antigüedades?
- Reserva unas 3 horas para un montaje con carpas, mesas, sillas, señalización, iluminación y conexiones. Añade al menos 30 minutos para revisar el recinto, despejar obstáculos y corregir problemas del plano.
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