Comment organiser un marché aux antiquités sans rien oublier
Un marché aux antiquités se prépare d’abord sur papier, avant de réserver le matériel ou d’ouvrir les inscriptions. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance. Le plan des stands, les exposants et les flux de chargement doivent être réglés ensemble : une allée trop étroite ou un déchargement mal organisé crée des retards dès l’ouverture. Prévoyez aussi les besoins en électricité, sanitaires, déchets et paiement plusieurs semaines à l’avance.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
- 2
Confirmer le lieu du marché
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Créer le plan du marché
2 personnes
- 6
Répartir les stands et les emplacements
2 personnes
- 7
Contacter les exposants
2 personnes
- 8
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Annoncer le marché en ligne
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Sélectionner les exposants
2 personnes
- 13
Confirmer les exposants
2 personnes
- 14
Recueillir les coordonnées
- 15
Recueillir les besoins alimentaires
- 16
Recenser les besoins en énergie
- 17
Faire les réservations pour le matériel
- 18
Réserver les sanitaires
- 19
Organiser l’enlèvement des déchets
- 20
Définir l’itinéraire de stationnement
2 personnes
- 21
Déterminer l’itinéraire de chargement et de déchargement
2 personnes
- 22
Envoyer la lettre aux exposants
- 23
Vérifier les inscriptions et les paiements
2 personnes
- 24
Imprimer les cartes d'itinéraire
- 25
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
- 26
Rassembler les numéros d’urgence
- 27
Vérifier les prévisions météo
- 28
Rappeler les exposants
2 personnes
- 29
Faire les courses
2 personnes
- 30
Préparer le matériel
3 personnes
- 31
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 32
Contrôler le site
2 personnes
- 33
Monter les stands
6 personnes
- 34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 35
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 36
Installer l'éclairage
3 personnes
- 37
Installer les panneaux d’annonce
2 personnes
Événement
- 38
Accueillir les exposants
4 personnes
- 39
Attribuer les emplacements
3 personnes
- 40
Contrôler les stands des exposants
2 personnes
- 41
Ouvrir l'entrée et le point d'information
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Distribuer les plans
2 personnes
- 44
Tenir le point d'information
2 personnes
- 45
Attribuer les places de parking
2 personnes
- 46
Servir le café et le thé
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Réapprovisionner les pâtisseries et les sandwichs
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Maintenir le site propre et sûr
2 personnes
- 51
Vérifier les toilettes
- 52
Réapprovisionner les articles de vente
- 53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 54
Démonter les tables de vente
4 personnes
- 55
Accompagner les exposants à la sortie
3 personnes
- 56
Démonter les stands
6 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Retirer l'éclairage
3 personnes
- 59
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 60
Nettoyer le site
4 personnes
- 61
Faire la vaisselle
2 personnes
- 62
Emballer le stock restant
2 personnes
- 63
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 64
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
- 65
Retourner les matériels
2 personnes
- 66
Gérer la caution et les paiements
- 67
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 24
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 36
- Tables de bièreqté 4
- Tables hautesqté 4
- Tentes de réceptionqté 6
- Portants à vêtementsqté 6
- Caisses de rangementqté 20
- Chariots de transportqté 4
Équipement
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Glacières mobilesqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Mégaphone
- Lampes de pocheqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
- Piles de rechangeqté 24
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 80
- Gobelets en papierqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
Décoration
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneau d’entrée
- Nappesqté 24
- Pincesqté 48
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueurs craieqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Porte-prixqté 100
- Étiquettes de prixqté 300
- Cartes numérotéesqté 30
- Braceletsqté 300
- Stylosqté 30
- Blocs-notesqté 10
- Plans des visiteursqté 300
- Listes des exposantsqté 40
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Couteaux d’épluchageqté 2
- Verres doseursqté 2
- Louchesqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Bacs alimentairesqté 12
- Film alimentaireqté 4
- Papier aluminiumqté 4
- Boîtes de rangementqté 12
Nettoyage
- Aspirateur
- Sets de balaiqté 3
- Poubellesqté 10
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
- Balais à mainqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Chariot de nettoyage
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs d'essuie-toutqté 6
- Porte-papier toiletteqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et les horaires avant de contacter les exposants, puis gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour les autorisations, l’assurance et les réservations.
- Dessinez le plan du marché avec les dimensions réelles des stands, des tables et des tentes. Réservez une largeur d’environ 3 mètres pour les allées principales et séparez clairement le stationnement du chargement.
- Ouvrez les inscriptions avec une date limite précise, puis demandez dès le formulaire les coordonnées, les besoins alimentaires, l’électricité et le type d’emplacement souhaité. Cela évite de refaire le plan après la sélection.
- Envoyez aux exposants une lettre pratique au moins 7 jours avant le marché : horaires d’arrivée, itinéraire de déchargement, stationnement, emplacement, paiements et matériel à apporter.
- Préparez la signalétique avant le jour J et testez les terminaux de paiement, rallonges et éclairages la veille. Prévoyez des piles de rechange et des lampes portatives pour les zones moins éclairées ou les arrivées matinales.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux antiquités ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, sélectionner les exposants, réserver le matériel et préparer la signalétique.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un marché aux antiquités ?
- Contactez-les dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, au moins 6 semaines avant l’ouverture. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le marché pour avoir le temps de sélectionner et confirmer les participants.
- Comment organiser le chargement et le déchargement des exposants ?
- Définissez un itinéraire séparé du public et attribuez des créneaux d’arrivée de 15 à 30 minutes si le site est petit. Envoyez le plan et les consignes au moins 7 jours avant, avec le stationnement prévu après le déchargement.
- Combien de temps avant faut-il réserver le matériel et les sanitaires ?
- Faites les réservations dès que le nombre d’exposants et le plan sont suffisamment stables, généralement 4 à 6 semaines avant. Vérifiez ensuite les quantités une semaine avant, notamment pour les stands, tables, chaises, toilettes, éclairage et alimentation électrique.
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