Cómo organizar un mercado de antigüedades sin perder el control

Empieza por fijar la fecha, el horario y la ubicación; después comprueba permisos, seguro y servicios antes de abrir las inscripciones. El plano del mercado debe estar listo mientras contactas con los expositores, porque condiciona los puestos, la carga y descarga y las necesidades eléctricas. Reserva con tiempo el mobiliario, los aseos y la gestión de residuos. En la última semana, confirma pagos, envía las instrucciones y prepara mapas y carteles para que el montaje no dependa de explicaciones improvisadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Confirmar la ubicación del mercado
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Crear un plano del mercado
2 personas
6
Distribuir los puestos y stands
2 personas
7
Contactar con los expositores
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Anunciar el mercado en línea
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Seleccionar a los expositores
2 personas
13
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
14
Recopilar los datos de contacto
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Inventariar las necesidades de electricidad
17
Hacer reservas de material
18
Reservar instalaciones de aseo
19
Organizar la recogida de residuos
20
Definir la ruta de aparcamiento
2 personas
21
Definir la ruta de carga y descarga
2 personas
22
Enviar carta a los expositores
23
Comprobar inscripciones y pagos
2 personas
24
Imprimir mapas de ruta
25
Hacer carteles y señalización
2 personas
26
Recopilar números de emergencia
27
Comprobar el pronóstico del tiempo
28
Informar de nuevo a los expositores
2 personas
29
Hacer la compra
2 personas
30
Preparar los materiales
3 personas
31
Preparar café y té
2 personas
32
Inspeccionar el recinto
2 personas
33
Montar los puestos
6 personas
34
Colocar mesas y sillas
4 personas
35
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Colocar carteles informativos
2 personas

Evento

38
Recibir a los expositores
4 personas
39
Asignar espacios de stand
3 personas
40
Comprobar los puestos de los expositores
2 personas
41
Abrir la entrada y el punto de información
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Repartir planos
2 personas
44
Atender el punto de información
2 personas
45
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer la bollería y los panecillos
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Mantener el recinto limpio y seguro
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Reponer el stock de artículos de venta
53
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

54
Desmontar las mesas de venta
4 personas
55
Acompañar a los expositores
3 personas
56
Desmontar los puestos
6 personas
57
Recoger mesas y sillas
4 personas
58
Retirar la iluminación
3 personas
59
Separar y desechar los residuos
3 personas
60
Limpiar el recinto
4 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Empaquetar el stock restante
2 personas
63
Entregar la ubicación
2 personas
64
Recoger los artículos prestados
2 personas
65
Devolver los materiales
2 personas
66
Gestionar la fianza y los pagos
67
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 36
Mesas de cervezacant. 4
Mesas altascant. 4
Carpas de fiestacant. 6
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de transportecant. 4

Equipo

Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 4
Neveras móvilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Megáfono
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 80
Vasos de papelcant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de entrada
Mantelescant. 24
Abrazaderascant. 48
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Guirnaldascant. 8
Portaprecioscant. 100
Etiquetas de preciocant. 300
Tarjetas con númeroscant. 30
Pulserascant. 300
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 10
Mapas para visitantescant. 300
Listas de expositorescant. 40

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos peladorescant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cucharonescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas de comidacant. 12
Film transparentecant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Aspiradora
Sets de escobacant. 3
Papelelerascant. 10
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papel de cocinacant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ubicación y el horario antes de anunciar nada: deja al menos 6 semanas para permisos, seguro y reservas de material. Sin esos datos, los expositores no pueden confirmar su participación.
Prepara un plano con los puestos numerados y una ruta separada para carga y descarga. Envía a cada expositor su número, horario de acceso y punto de aparcamiento entre 7 y 10 días antes.
Abre la inscripción con un formulario que pida contacto, medidas del puesto, necesidades de electricidad y preferencias dietéticas. Reserva 2 o 3 días para revisar solicitudes antes de aceptar expositores.
Haz un inventario eléctrico por puesto y agrupa las conexiones para evitar cables cruzando las zonas de paso. Comprueba alargadores, regletas y enrollacables durante el montaje, no cuando lleguen los primeros vendedores.
Envía una carta final a los expositores 5 días antes con horarios, pagos pendientes, normas, mapa y teléfonos de contacto. Coloca la señalización y prueba la iluminación al menos 2 horas antes de abrir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de antigüedades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, revisar permisos y seguro, abrir inscripciones, seleccionar expositores y reservar puestos, carpas, aseos y otros materiales.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los expositores?: Ábrelas unas 5 o 6 semanas antes y fija una fecha de cierre aproximadamente 2 semanas antes del mercado. Así tendrás tiempo para seleccionar expositores, confirmar pagos y completar el plano.
¿Qué información debo pedir a los expositores?: Pide nombre, teléfono, correo, tipo y tamaño del puesto, necesidades de electricidad y preferencias dietéticas. Solicita también los datos de pago para poder comprobar las inscripciones antes de preparar la distribución definitiva.
¿Cuándo se debe enviar la información final a los vendedores?: Envía la carta final entre 5 y 7 días antes. Incluye el número de puesto, horarios de carga y descarga, ruta de aparcamiento, mapa, normas y un teléfono para incidencias durante el montaje.

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