Organiser un marché artisanal sans rien oublier
Un marché artisanal se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par verrouiller la date, le lieu et l’autorisation de marché avant de contacter les artisans. Ensuite, structurez les inscriptions, le plan des stands, l’électricité, la restauration et les informations envoyées aux participants. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins et à préparer l’accueil sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Demander le permis de marché
- 3
Réserver les stands
- 4
Contacter les artisans
2 personnes
- 5
Envoyer les conditions de participation
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
- 8
Publier l'événement en ligne
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Mettre à jour la liste des participants
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Réserver le catering
- 13
Recenser les besoins en électricité
- 14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 15
Dessiner le plan du marché
2 personnes
- 16
Attribuer les numéros de stand
- 17
Envoyer la lettre aux participants
- 18
Partager les informations de stationnement
- 19
Vérifier les prévisions météo
- 20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Préparer le stand café et thé
2 personnes
- 23
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 25
Imprimer la liste de contacts
- 26
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
- 27
Dégager le site
3 personnes
- 28
Décharger les stands
4 personnes
- 29
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 31
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
- 32
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
- 33
Installer l'éclairage
3 personnes
- 34
Suspendre la décoration
3 personnes
- 35
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 36
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 38
Préparer les en-cas
3 personnes
- 39
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 40
Vérifier les stands
2 personnes
Événement
- 41
Accueillir les participants
3 personnes
- 42
Indiquer les stands aux exposants
2 personnes
- 43
Annoncer l'ouverture
- 44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 45
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
- 46
Servir le café et le thé
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Garder les tables propres
2 personnes
- 51
Vérifier les toilettes
- 52
Vérifier l'éclairage
- 53
Informer les exposants de la fermeture
- 54
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
- 55
Clôturer la caisse
2 personnes
- 56
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
Suivi
- 57
Éteindre l’éclairage
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 60
Démonter les stands
4 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Faire la vaisselle
2 personnes
- 63
Ranger le service traiteur
2 personnes
- 64
Nettoyer le site
3 personnes
- 65
Rapporter le matériel
4 personnes
- 66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 67
Ranger le stock restant
2 personnes
- 68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 20
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 60
- Tables de bièreqté 6
- Tables pliantesqté 4
- Portants à vêtementsqté 4
- Poubellesqté 8
- Tabouretsqté 6
Équipement
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Terminaux de paiementqté 2
- Calculatricesqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Ballonsqté 100
- Tissus décoratifsqté 8
- Pots de fleursqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Numéros des standsqté 20
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneau d’information
- Panneaux du programmeqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 60
- Plateauxqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Carafes d’eauqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Verres doseursqté 2
- Saladiersqté 4
- Saladiersqté 8
- Pains de glaceqté 16
- Tire-bouchonsqté 4
- Plateauxqté 6
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
- Boîtes de rangementqté 10
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièreqté 3
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez le permis de marché dès que la date et le lieu sont confirmés : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour absorber les délais administratifs et les éventuelles corrections du dossier.
- Fixez une date limite d’inscription des artisans environ 3 semaines avant le marché. Vous aurez alors le temps d’attribuer les numéros de stand, de mettre à jour la liste des participants et d’envoyer les conditions pratiques.
- Dessinez le plan après avoir recensé les besoins en électricité, et non avant. Placez les stands nécessitant une alimentation près des points disponibles, puis sécurisez les rallonges avec des passe-câbles pour éviter les zones dangereuses.
- Envoyez aux artisans une lettre récapitulative 7 à 10 jours avant l’ouverture : numéro de stand, horaires d’installation, stationnement, accès électrique et personne à contacter le jour même.
- Préparez la caisse, la monnaie, les terminaux de paiement et la liste de contacts la veille. Installez aussi le café et le thé avant l’arrivée du public afin de ne pas gérer les boissons, l’accueil et les imprévus en même temps.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir le permis, de réserver les stands, de recruter les artisans et de finaliser le plan, la restauration et l’information aux participants.
- Quand faut-il contacter les artisans pour un marché artisanal ?
- Contactez-les environ 8 semaines avant l’événement, avec les conditions de participation et une date limite d’inscription. Fermez les inscriptions 3 semaines avant le marché pour établir le plan définitif.
- Quand préparer le plan des stands ?
- Préparez une première version dès que les inscriptions commencent, puis finalisez-la 2 à 3 semaines avant l’ouverture. Attendez d’avoir les besoins en électricité et les dimensions des stands pour éviter de tout déplacer.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché artisanal ?
- Vérifiez les prévisions météo, la liste des courses, les stocks non périssables, la monnaie, les paiements et les contacts. Comptez aussi le matériel d’accueil et prévoyez au moins 30 minutes de marge avant l’arrivée des premiers artisans.
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