Cómo organizar un mercado de artesanía paso a paso
Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de colocar los puestos. Primero necesitas confirmar la fecha y el lugar, solicitar el permiso correspondiente y cerrar la participación de los artesanos. Después vienen la distribución, la electricidad, la comunicación con participantes y visitantes, y los preparativos del día anterior. Este plan reúne 68 tareas y 57 elementos para que no olvides asuntos que suelen resolverse demasiado tarde, como el cambio de caja, el aparcamiento o los puntos de corriente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Solicitar permiso de mercado
- 3
Reservar puestos
- 4
Contactar a los artesanos
2 personas
- 5
Enviar las condiciones de participación
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Distribuir el cartel promocional
2 personas
- 8
Publicar evento en línea
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Actualizar la lista de participantes
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Reservar el catering
- 13
Inventariar las necesidades eléctricas
- 14
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 15
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
- 16
Asignar números de stand
- 17
Enviar la carta a los participantes
- 18
Compartir información sobre el aparcamiento
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Preparar la estación de café y té
2 personas
- 23
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 24
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 25
Imprimir la lista de contactos
- 26
Llevar materiales al lugar
4 personas
- 27
Despejar el recinto
3 personas
- 28
Descargar los puestos
4 personas
- 29
Montar las carpas
4 personas
- 30
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 31
Colgar los números de los puestos
2 personas
- 32
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 33
Colgar la iluminación
3 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Montar el mostrador de información
2 personas
- 36
Montar el bufé de catering
3 personas
- 37
Enfriar las bebidas
2 personas
- 38
Preparar aperitivos
3 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Comprobar los puestos
2 personas
Evento
- 41
Recepción de participantes
3 personas
- 42
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
- 43
Anunciar la apertura
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 45
Atender el mostrador de información
2 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Servir aperitivos
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 51
Comprobar los baños
- 52
Comprobar la iluminación
- 53
Informar a los expositores sobre el cierre
- 54
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
- 55
Cerrar la caja
2 personas
- 56
Despedir a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 57
Apagar la iluminación
- 58
Retirar la decoración
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Desmontar los puestos
4 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
2 personas
- 63
Recoger el catering
2 personas
- 64
Limpiar el recinto
3 personas
- 65
Devolver los materiales
4 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 68
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 20
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 12
- Sillascant. 60
- Mesas de cervezacant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
- Taburetescant. 6
Equipo
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Datáfonoscant. 2
- Calculadorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Paños decorativoscant. 8
- Macetascant. 12
- Pizarrascant. 6
- Números de puestocant. 20
- Carteles direccionalescant. 10
- Panel informativo
- Carteles del programacant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejascant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Bandejascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
- Abrebotellascant. 4
- Bandejascant. 6
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Cajas de almacenajecant. 10
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonacant. 3
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el permiso antes de reservar puestos o enviar invitaciones. Sin esa confirmación, cualquier cambio afecta a los artesanos, al cartel y a la distribución del mercado.
- Contacta con los artesanos con varias semanas de margen y envíales por escrito las condiciones de participación. Pide también sus preferencias dietéticas antes de reservar el catering.
- Dibuja la distribución antes del montaje: asigna números de puesto, marca los pasillos y sitúa las mesas, carpas y puntos de electricidad. Comprueba que los cables alargadores queden protegidos con alfombrillas y no crucen las zonas de paso.
- Actualiza la lista de participantes hasta el cierre de inscripciones y envía después una carta con el número de puesto, el acceso, el aparcamiento y la información eléctrica. Una lista impresa de contactos resulta más útil que depender del teléfono durante el montaje.
- Revisa el pronóstico y la lista de la compra el día anterior. Prepara con antelación la estación de café y té, las provisiones no perecederas, los datáfonos y la caja con cambio; son detalles pequeños que suelen faltar cuando llegan los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar el lugar, solicitar el permiso, reservar los puestos y contactar con los artesanos. Deja la última semana para cerrar inscripciones, revisar la distribución y confirmar electricidad, catering y aparcamiento.
- ¿Cuántos puestos necesito para un mercado de artesanía?
- Depende del número de artesanos confirmados y del espacio disponible, pero debes asignar un número a cada puesto y dejar pasillos despejados. Haz el plano cuando tengas la lista actualizada, no antes, para evitar recolocar mesas y carpas a última hora.
- ¿Cuándo hay que comprobar la electricidad del mercado?
- Haz el inventario de necesidades eléctricas al cerrar las inscripciones y comprueba los puntos de corriente como mínimo 7 días antes. Lleva cables alargadores, regletas y alfombrillas adecuadas, y confirma qué equipos necesitan conexión durante el evento.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercado de artesanía?
- Deja lista la señalización, los números de puesto, el panel informativo, la lista de contactos y la caja registradora con cambio. También conviene revisar la previsión meteorológica, la compra y la estación de café y té entre 12 y 24 horas antes.
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