Organiser un marché artisanal sans rien laisser au hasard

Un marché artisanal se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous convivial. Commencez par fixer la date et le lieu, obtenir le permis nécessaire et vérifier l’assurance avant de contacter les artisans. Ensuite, structurez les inscriptions, l’implantation des stands et les besoins techniques. Les deux dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, commander le matériel manquant et transmettre des consignes précises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis de marché
3
Réserver le lieu
4
Vérifier l’assurance
5
Rédiger les conditions de location du stand
2 personnes
6
Créer le formulaire des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Contacter les artisans
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les conditions de vente
12
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
13
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
14
Réserver l’enlèvement des déchets
15
Réserver les sanitaires
16
Définir le mode de paiement pour la vente
2 personnes
17
Publier le texte promotionnel
18
Informer le quartier et la presse
2 personnes
19
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
20
Attribuer les stands aux participants
2 personnes
21
Envoyer les informations aux participants
22
Vérifier les prévisions météo
23
Vérifier le matériel
2 personnes
24
Commander le matériel manquant
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Retirer de la monnaie
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
30
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
31
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
32
Installer les stands
4 personnes
33
Monter les tentes de réception
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer le point info et le plan
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Mettre en place le point café
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Encadrer le montage du stand
4 personnes
47
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
48
Tenir le stand d’information
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Distribuer les plans
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Dégager les voies de circulation
2 personnes
57
Gérer le stock
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Informer les participants de la fermeture
2 personnes
60
Faire démonter les stands sous supervision
4 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel de vente
3 personnes
62
Démonter les tentes
6 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Retirer les câbles électriques
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Ranger en lieu sûr les objets trouvés
70
Vérifier le matériel de location
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Stocker les restes
2 personnes
73
Rapporter les clés du lieu
74
Rassembler les factures des fournisseurs
75
Gérer la caution des participants
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 4
Poids de standqté 48
Nappesqté 24
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Mégaphone à main

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Bacs à vaisselleqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Pots de fleursqté 12
Décoration de tableqté 24
Numéros des standsqté 24
Panneaux d’informationqté 4
Panneaux d’orientationqté 12
Plansqté 300
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 32

Cuisine

Planches à découperqté 4
Cuisiniers blogueursqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir le permis de marché, vérifier l’assurance et réserver les sanitaires ainsi que l’enlèvement des déchets.
Traitez les inscriptions avec un formulaire unique. Demandez les coordonnées, l’activité, les besoins électriques et alimentaires, puis fixez une date limite située 4 à 6 semaines avant le marché.
Dessinez l’agencement des stands dès que vous connaissez la surface disponible. Prévoyez des allées praticables, placez les stands nécessitant une prise près des points d’alimentation et imposez un poids par tente si elle est installée dehors.
Envoyez les conditions de location et de vente avant de confirmer une inscription. Les artisans doivent connaître le montant éventuel, les horaires d’installation, les dimensions du stand et les règles concernant l’électricité et les déchets.
Faites une vérification complète 7 jours avant l’ouverture. Contrôlez les tentes, tables, poids, rallonges, passe-câbles, vaisselle et machines à café, puis envoyez le plan définitif et les horaires à chaque participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de demander le permis, réserver le lieu, recruter les artisans, organiser les stands et régler les besoins techniques.
Quand faut-il contacter les artisans pour un marché artisanal ?: Contactez-les environ 8 semaines avant l’événement et fixez une clôture des inscriptions 4 à 6 semaines avant. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive et attribuer les stands au moins 10 jours avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché artisanal ?: Prévoyez une structure adaptée à chaque emplacement : tables ou stands, chaises ou tabourets, nappes, boîtes de rangement et poids pour les tentes. Pour les exposants alimentés, recensez les prises, rallonges, multiprises et passe-câbles au minimum 2 semaines à l’avance.
Quand vérifier la météo et le matériel du marché ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures avant l’ouverture. Faites l’inventaire du matériel une semaine avant afin de commander ou louer ce qui manque sans devoir modifier le plan des stands au dernier moment.

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