Cómo organizar un mercado de artesanía sin olvidar lo esencial

Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de montar las carpas. Primero necesitas cerrar la fecha y el lugar, tramitar el permiso y confirmar el seguro; después puedes captar artesanos y distribuir los puestos. La parte que más se retrasa suele ser la logística: electricidad, aseos, residuos, pagos y materiales de montaje. Trabaja con una lista cerrada y envía las instrucciones finales a los participantes al menos una semana antes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar permiso de mercado
3
Reservar el lugar
4
Comprobar el seguro
5
Redactar las condiciones de alquiler del puesto
2 personas
6
Crear el formulario de participantes
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Contactar a los artesanos
3 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar condiciones de venta
12
Dibujar la distribución de los puestos
2 personas
13
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
14
Reservar recogida de residuos
15
Reservar instalaciones de aseo
16
Determinar el método de pago para la venta
2 personas
17
Publicar el texto promocional
18
Informar a los vecinos y a la prensa
2 personas
19
Crear la lista final de participantes
2 personas
20
Asignar puestos a los participantes
2 personas
21
Enviar información a los participantes
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Comprobar los materiales
2 personas
24
Pedir los materiales que faltan
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Conseguir cambio en efectivo
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Preparar acreditaciones
2 personas
30
Preparar los carteles de ruta
2 personas
31
Montar el mostrador de información
2 personas
32
Montar los puestos
4 personas
33
Montar las carpas
6 personas
34
Colocar mesas y sillas
4 personas
35
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Colgar los números de los puestos
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar el punto de información y el plano
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Montar el punto de café
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar los aperitivos
3 personas
44
Preparar la caja y el cambio
2 personas

Evento

45
Recepción de participantes
4 personas
46
Coordinar el montaje del stand
4 personas
47
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
48
Atender el mostrador de información
2 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Repartir planos
2 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
2 personas
56
Mantener libres las vías de paso
2 personas
57
Llevar el inventario
58
Registrar objetos perdidos
59
Informar a los participantes sobre el cierre
2 personas
60
Hacer que desmantelen los puestos de forma controlada
4 personas

Seguimiento

61
Reunir el material de venta
3 personas
62
Desmontar las carpas
6 personas
63
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
64
Clasificar y retirar residuos
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Retirar los cables de alimentación
3 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Guardar de forma segura los objetos perdidos
70
Comprobar el material de alquiler
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar el excedente
2 personas
73
Devolver las llaves del recinto
74
Recoger facturas de proveedores
75
Gestionar la fianza de los participantes
2 personas
76
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 4
Pesos para carpascant. 48
Mantelescant. 24
Taburetescant. 8
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Megáfono de mano

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 6
Cubetas para lavarcant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 2
Macetascant. 12
Decoración de mesacant. 24
Números de puestocant. 24
Carteles informativoscant. 4
Carteles de rutacant. 12
Planoscant. 300
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 32

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Delantales de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cubetas para lavarcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y los permisos antes de invitar a los artesanos. Reserva también los aseos y la recogida de residuos con varias semanas de margen, porque estos servicios suelen tener disponibilidad limitada.
Crea el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones. Pide nombre, contacto, tipo de productos, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas; así podrás asignar los puestos sin intercambios de última hora.
Dibuja la distribución a escala y comprueba cada punto de corriente. Cuenta los cables alargadores, regletas, enrollacables y alfombrillas para cables antes del montaje, y no dejes cables sueltos en las zonas de paso.
Envía las condiciones de venta junto con la confirmación del puesto. Indica el método de pago, el horario de llegada, las dimensiones disponibles y qué debe llevar cada artesano; manda la información final como mínimo 7 días antes.
Haz una revisión meteorológica y de materiales 48 horas antes. Comprueba carpas, pesos, mesas, sillas, manteles, cajas de almacenaje y equipos de café; si falta algo, todavía tendrás tiempo para pedirlo o sustituirlo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, solicita el permiso y comprueba el seguro; deja al menos 3 semanas para gestionar las inscripciones y cerrar la distribución de puestos.
¿Cuándo hay que confirmar a los artesanos?: Cierra la lista definitiva entre 10 y 14 días antes del mercado. Envía la asignación del puesto y las condiciones finales al menos 7 días antes, para evitar cambios durante el montaje.
¿Qué hay que revisar el día anterior a un mercado de artesanía?: Revisa 24 horas antes la previsión meteorológica, las carpas y sus pesos, las mesas, los cables y los equipos de café. Confirma también que los aseos y la recogida de residuos siguen reservados.
¿Cómo se calcula la electricidad para los puestos?: Haz un inventario por puesto y comprueba cuántos necesitan corriente, qué equipos conectarán y dónde están los puntos disponibles. Prepara los alargadores y las regletas con un margen de al menos un 20 % y protege todos los cables que crucen zonas de paso.

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