Organiser un marché anniversaire sans rien oublier
Un marché anniversaire demande une préparation en plusieurs étapes : d’abord le lieu et le plan des stands, puis les exposants, les inscriptions et le programme. Les détails qui posent le plus souvent problème arrivent ensuite : autorisations, alimentation électrique, météo, signalétique et répartition des bénévoles. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour monter les tentes, refroidir les boissons et installer l’espace café avant l’arrivée des invités. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Faire les réservations
- 8
Vérifier les autorisations
- 9
Confirmer les exposants
2 personnes
- 10
Élaborer le programme
2 personnes
- 11
Partager l’itinéraire
- 12
Publier la promotion en ligne
2 personnes
- 13
Faire réaliser les imprimés
- 14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 15
Vérifier les prévisions météo
- 16
Informer les exposants
2 personnes
- 17
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 19
Vérifier le stock de vaisselle
- 20
Étiqueter les stands du marché
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
4 personnes
- 24
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
- 25
Monter les tentes
4 personnes
- 26
Installer les stands du marché
4 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Brancher l’électricité
2 personnes
- 29
Installer l'éclairage
3 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Installer la signalisation
2 personnes
- 32
Présenter les produits du stand
6 personnes
- 33
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 34
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 35
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 36
Vérifier les toilettes
- 37
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
- 38
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 39
Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 41
Annoncer le programme
- 42
Tenir les stands
8 personnes
- 43
Servir le café et le thé
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Distribuer les boissons
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Vider les poubelles
2 personnes
- 48
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 50
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 51
Faire la vaisselle
2 personnes
- 52
Gérer la lumière et la musique
- 53
Accompagner le moment anniversaire
3 personnes
- 54
Annoncer le dernier tour
- 55
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 56
Vider les stands
6 personnes
- 57
Vider les glacières
2 personnes
- 58
Rassembler les déchets
4 personnes
- 59
Nettoyer le site
4 personnes
- 60
Démonter les tentes
4 personnes
- 61
Démonter les stands du marché
4 personnes
- 62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 63
Retirer la décoration
3 personnes
- 64
Débrancher l’équipement
2 personnes
- 65
Nettoyer et ranger la vaisselle
3 personnes
- 66
Emballer les restes
2 personnes
- 67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
- 69
Rassembler les objets perdus
- 70
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 10
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 8
- Tables pliantesqté 4
- Housses de nappesqté 16
- Panneaux de standqté 10
Vaisselle
- Assiettesqté 180
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 180
- Tassesqté 80
- Fourchettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
Décoration
- Ballonsqté 150
- Arches de ballonsqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Décoration de tableqté 20
- Compositions floralesqté 8
- Mur photo
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Ruban adhésifqté 6
- Attaches-câblesqté 100
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 8
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 10
- Lampes à pilesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Plateaux de serviceqté 20
- Plats de service avec couvercleqté 8
- Pincesqté 8
- Verres doseursqté 4
- Papier aluminiumqté 4
- Boîtes de conservationqté 12
- Tire-bouchonsqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Balai et pelleqté 4
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chariots de ménageqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date et le lieu, puis dessinez l’aménagement du marché avant de contacter les exposants. Prévoyez des passages assez larges pour les invités et gardez un espace clairement identifié pour l’accueil.
- Contactez les exposants plusieurs semaines à l’avance et demandez une confirmation définitive avant de finaliser le plan. Notez leurs besoins alimentaires, électriques et d’installation au même endroit pour éviter les oublis le jour J.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et fixez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires. Utilisez le nombre confirmé de participants pour ajuster les réservations, les boissons, les en-cas et la vaisselle.
- Vérifiez les autorisations et les points d’alimentation avant d’imprimer les supports ou de publier le programme. Testez les rallonges, multiprises, enceintes et microphone sur place, et prévoyez les câbles nécessaires pour chaque stand.
- Consultez les prévisions météo quelques jours avant, puis informez les exposants et les bénévoles du plan prévu. Le montage des tentes, l’étiquetage des stands, le refroidissement des boissons et l’installation du café doivent être répartis entre plusieurs personnes plutôt que laissés à une seule équipe.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un marché anniversaire ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, contacter les exposants, gérer les inscriptions, vérifier les autorisations et préparer les imprimés.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché anniversaire ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour monter les tentes, placer les tables et stands, installer la signalétique et organiser les espaces. Ajoutez du temps si le matériel doit être transporté ou si plusieurs zones sont à alimenter en électricité.
- Quand confirmer les exposants et le nombre d’invités ?
- Demandez une première réponse lors de l’envoi des invitations, puis fixez une clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Confirmez les exposants et leurs besoins au plus tard une semaine avant afin d’ajuster le plan et les achats.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché anniversaire ?
- Revérifiez la météo, les autorisations, les points d’alimentation, les réservations et le stock de vaisselle. Refroidissez les boissons dès que possible, préparez les en-cas et transmettez aux exposants et bénévoles l’horaire d’installation ainsi que l’itinéraire.
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