Cómo organizar un mercado de aniversario paso a paso

Un mercado de aniversario combina puestos, comida, bebidas y un programa común, así que conviene organizarlo por fases. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después define la distribución antes de confirmar a los expositores. Las inscripciones, las preferencias dietéticas, los permisos y la electricidad suelen retrasarse si se dejan para el final. Durante la última semana, concentra la atención en las indicaciones, el material, las bebidas frías y el montaje de las carpas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Hacer reservas
8
Comprobar permisos
9
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Compartir las indicaciones
12
Publicar la promoción en línea
2 personas
13
Encargar material impreso
14
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Informar a los responsables de los stands
2 personas
17
Programar a los voluntarios
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Comprobar el stock de vajilla
20
Etiquetar los puestos del mercado
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Preparar el punto de café y té
2 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Colocar los puestos del mercado
4 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Conectar la corriente
2 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colocar la señalización
2 personas
32
Montar los productos del puesto
6 personas
33
Preparar el buffet
3 personas
34
Preparar la caja y el cambio
2 personas
35
Preparar la vajilla
2 personas
36
Comprobar los baños
37
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

39
Abrir las puertas y la entrada
2 personas
40
Recibir a los visitantes
3 personas
41
Anunciar el programa
42
Atender los puestos
8 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Repartir bebidas
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Comprobar los baños periódicamente
49
Reponer el bufé
2 personas
50
Recoger la vajilla
2 personas
51
Lavar la vajilla
2 personas
52
Gestionar luces y música
53
Coordinar el momento del aniversario
3 personas
54
Anunciar la última ronda
55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

56
Vaciar los puestos
6 personas
57
Vaciar neveras portátiles
2 personas
58
Recoger la basura
4 personas
59
Limpiar el recinto
4 personas
60
Desmontar las tiendas
4 personas
61
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Desconectar el equipo
2 personas
65
Limpiar y guardar la vajilla
3 personas
66
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Mesas plegablescant. 4
Fundas para mantelescant. 16
Carteles para standscant. 10

Vajilla

Platoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 180
Tazascant. 80
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Pizarrascant. 8
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 10
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define la distribución de los puestos antes de invitar a los expositores. Deja pasillos despejados y reserva desde el principio las zonas para mesas, sillas, mesas altas y el punto de café y té.
Confirma a los expositores al menos 3 semanas antes y pídeles sus necesidades de espacio y electricidad. Etiqueta cada puesto para que puedan instalarse sin preguntas el día del mercado.
Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas 7 días antes. Así puedes ajustar las reservas, los aperitivos, la vajilla y las indicaciones para los asistentes.
Comprueba los permisos y los puntos de electricidad con antelación, especialmente si usarás altavoces, micrófono, cables alargadores o regletas. Haz una prueba de sonido y de conexión antes de montar los puestos.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y prepara el montaje de las carpas. Enfría las bebidas la víspera, revisa el stock de platos, vasos, tazas y cubiertos, y programa a los voluntarios por turnos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las carpas y confirma el lugar al principio; deja cerrados los expositores, las inscripciones y el programa como máximo 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores del mercado?: Confírmalos al menos 3 semanas antes del evento. Pide entonces el tamaño del puesto, las necesidades eléctricas y cualquier requisito de montaje.
¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?: Recógelas al cerrar las inscripciones, idealmente 7 días antes. Ese plazo permite adaptar las reservas y preparar aperitivos claramente identificados.
¿Cuándo hay que montar las carpas y enfriar las bebidas?: Consulta el tiempo 48 horas antes y monta las carpas según el horario de acceso al lugar. Enfría las bebidas la víspera y comprueba la vajilla y el equipo antes de empezar el montaje.

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