So organisierst du einen Jubiläumsmarkt ohne Leerlauf
Ein Jubiläumsmarkt steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Bestätige zuerst Datum und Ort, teile danach die Marktfläche ein und sprich Standbetreiber gezielt an. Sobald die Anmeldungen vorliegen, folgen Genehmigungen, Programm, Werbung und die Einsatzplanung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Strom, Wetter, Kühlung, Beschilderung und den Aufbau vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Genehmigungen prüfen
- 9
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 10
Programm erstellen
2 Personen
- 11
Wegbeschreibung teilen
- 12
Werbung online stellen
2 Personen
- 13
Drucksachen anfertigen lassen
- 14
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Standbetreiber informieren
2 Personen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Geschirrbestand prüfen
- 20
Marktstände kennzeichnen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 24
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
- 25
Zelte aufbauen
4 Personen
- 26
Marktstände aufstellen
4 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Strom anschließen
2 Personen
- 29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Standprodukte auslegen
6 Personen
- 33
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 34
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 35
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
- 37
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
- 38
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 39
Türen und Eingang öffnen
2 Personen
- 40
Besucher empfangen
3 Personen
- 41
Programm ankündigen
- 42
Stände besetzen
8 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke ausgeben
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 49
Buffet auffüllen
2 Personen
- 50
Geschirr sammeln
2 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 52
Licht und Musik bedienen
- 53
Jubiläumsmoment begleiten
3 Personen
- 54
Letzte Runde ankündigen
- 55
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Stände leeren
6 Personen
- 57
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
4 Personen
- 59
Gelände reinigen
4 Personen
- 60
Zelte abbauen
4 Personen
- 61
Marktstände abbauen
4 Personen
- 62
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Geräte trennen
2 Personen
- 65
Geschirr reinigen und verstauen
3 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
- 70
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 10
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- KlappischeAnz. 4
- TischdeckenhussenAnz. 16
- StandschilderAnz. 10
Geschirr
- TellerAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 180
- TassenAnz. 80
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonbögenAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 12
- TischdekorationAnz. 20
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Fotowand
- KreidetafelnAnz. 8
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 10
- BatterielaternenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 20
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Besen und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungswagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit der Flächenplanung, bevor du Einladungen verschickst. Zeichne Marktstände, Zelte, Tische und Wege ein und reserviere freie Bereiche für Stromanschlüsse sowie Besucherströme.
- Setze für Standbetreiber eine feste Rückmeldefrist, etwa 14 Tage vor dem Markt. Erfasse dabei Standgröße, Strombedarf und besondere Ernährungswünsche, damit du später nicht nachtelefonieren musst.
- Lege das Programm erst fest, wenn die teilnehmenden Stände bestätigt sind. Teile danach feste Zeitfenster für Durchsagen, Musik und Programmpunkte ein und prüfe, ob Mikrofon und tragbare Lautsprecher am Veranstaltungsort funktionieren.
- Plane die Verpflegung nach der erwarteten Besucherzahl und nicht nach Gefühl. Prüfe Geschirr und Besteck mindestens eine Woche vorher, kühle Getränke am Vortag und richte Kaffee- und Teepunkt sowie Snacks vor dem Einlass ein.
- Kontrolliere am Vortag Wetter, Strom, Beschilderung und Helferbesetzung. Zelte, Kabel, Kabelbinder und Klebeband gehören früh an den Aufbauort; Standschilder und Wegweiser sollten vor dem Öffnen bereits hängen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jubiläumsmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Genehmigungen, Standbetreiber, Einladungen und Drucksachen noch ohne Zeitdruck koordinieren.
- Wann sollte ich die Standbetreiber für den Jubiläumsmarkt anfragen?
- Frage die ersten Standbetreiber spätestens 8 Wochen vor dem Termin an. Setze eine verbindliche Rückmeldefrist, damit du 4 bis 6 Wochen vorher Fläche, Strombedarf und Beschilderung festlegen kannst.
- Was muss ich eine Woche vor dem Jubiläumsmarkt prüfen?
- Prüfe dann Genehmigungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplan, Geschirrbestand und Stromanschlüsse. Bestätige außerdem Programm und Standbetreiber und gib die Wegbeschreibung weiter.
- Wann baut man die Zelte und Marktstände auf?
- Plane den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein. Getränke können am Vortag gekühlt werden; Snacks, Kaffee- und Teepunkt sowie Tischdekoration sollten am Veranstaltungstag fertig vorbereitet sein.
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