Organiser un marathon VTT, étape par étape

Un marathon VTT se prépare d’abord sur le terrain, pas le jour du départ. Commencez par fixer une date, valider l’itinéraire et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez le dispositif de sécurité, répartissez les bénévoles et préparez le balisage, les dossards et les points d’assistance. Ce plan vous aide à suivre cette séquence sans oublier les démarches qui prennent le plus de temps.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Coordonner l’itinéraire avec les propriétaires du terrain
2 personnes
5
Gérer l’assurance et la responsabilité
6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
7
Tracer l’itinéraire numériquement
8
Définir le public cible des participants
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors et partenaires
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les postes de bénévoles
2 personnes
17
Définir les postes de circulation
2 personnes
18
Coordonner la présence des secouristes
19
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
20
Prendre en compte les changements d'itinéraire
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
23
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
24
Imprimer les cartes d'itinéraire
25
Faire les courses
3 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

27
Vérifier les vélos des participants
4 personnes
28
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
32
Balisage du parking à vélos
2 personnes
33
Installer les flèches d'itinéraire et les rubans
6 personnes
34
Briefer les postes de circulation
2 personnes
35
Installer les postes de ravitaillement
4 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Distribuer les dossards
4 personnes
39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Effectuer le contrôle des casques et du matériel
3 personnes
41
Donner le briefing aux pilotes
2 personnes
42
Remplir la zone de départ
4 personnes
43
Lancer le marathon VTT
6 personnes
44
Tenir le poste de parcours
8 personnes
45
Distribuer les provisions
6 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
47
Gérer les pannes mécaniques
3 personnes
48
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
49
Cocher les arrivants
4 personnes
50
Distribuer les médailles et les repas
5 personnes
51
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
52
Accompagner le dernier participant
2 personnes
53
Clôturer les postes du parcours
2 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Remettre les prix
3 personnes

Suivi

56
Retirer les flèches d’itinéraire et les rubans
6 personnes
57
Nettoyer immédiatement le site
6 personnes
58
Collecter et trier les déchets
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Replier les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Nettoyer le lieu
5 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
3 personnes
66
Publier les résultats
67
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
68
Signaler les dommages en suspens

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 4
Table plianteqté 10
Chaise plianteqté 24
Table hauteqté 4
Poubelleqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèche de parcoursqté 80
Ruban de balisageqté 12
Côneqté 30
Dossardqté 130
Braceletqté 130
Médailleqté 120
Support de scène
Chambre à air de rechangeqté 20
Pompe à véloqté 6
Mini pompeqté 10
Démonte-pneuqté 20
Multitoolqté 10
Huile pour chaîneqté 4
Caisse de véloqté 8
Porte-vélosqté 6

Équipement

Talkie-walkieqté 12
Mégaphoneqté 2
Haut-parleurqté 2
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Batterie externeqté 8
Lampe de pocheqté 12
Chargeur de batterieqté 4

Vaisselle

Gobelet réutilisableqté 180
Assiette réutilisableqté 140
Couverts réutilisablesqté 140
Tasse à caféqté 120
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièreqté 10
Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pince de serviceqté 8
Platqté 12
Carafeqté 12
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Brûleur à gazqté 2
Bouteille de gazqté 2
Accumulateur de froidqté 30
Jerricanqté 8
Pompe de gel hydroalcooliqueqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Pince à déchetsqté 6
Seauqté 6
Serpillièreqté 6
Éponge de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 4

Décoration

Panneau d’orientationqté 18
Drapeau bannièreqté 12
Ruban de scène

Éclairage

Lampe LEDqté 12
Guirlande lumineuseqté 6
Réflecteurqté 40

Courses

Courses

Conseils

Bloquez l’itinéraire au moins 8 à 12 semaines avant l’épreuve. Vérifiez chaque passage avec les propriétaires concernés et gardez une version numérique à jour pour intégrer rapidement un changement de parcours.
Ne publiez pas le formulaire d’inscription avant d’avoir clarifié les autorisations, l’assurance et le lieu de départ et d’arrivée. Prévoyez aussi une date limite pour recueillir les besoins alimentaires des participants.
Organisez une reconnaissance complète du parcours 7 à 10 jours avant le départ, puis une dernière vérification la veille. Contrôlez notamment le balisage, les traversées, les zones techniques et les endroits où une déviation serait nécessaire.
Pour chaque poste de circulation et de secours, désignez un bénévole, un horaire et un moyen de contact. Testez les talkies-walkies avant le départ et préparez une solution de repli si la couverture est insuffisante.
Préparez les dossards, bracelets, cartes et outils de réparation par lots avant la veille. Une pompe, des chambres à air, un démonte-pneu et un multitool doivent être accessibles rapidement, pas rangés au fond d’une caisse.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon VTT ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un parcours déjà connu. Comptez davantage si des autorisations, des accords avec des propriétaires ou un dispositif de secours doivent encore être obtenus.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon VTT ?: Ouvrez-les seulement après avoir validé la date, l’itinéraire, le départ, l’arrivée et les règles de sécurité. Une période d’inscription de 4 à 8 semaines laisse le temps de suivre les participants et de commander les dossards à temps.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon VTT ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartissez au minimum des personnes pour l’accueil, le balisage, les traversées, les points d’assistance et l’arrivée. Finalisez les postes et les horaires 7 jours avant, puis confirmez chaque bénévole 48 heures avant.
Quand vérifier la météo et envoyer les informations aux participants ?: Faites une première vérification 7 jours avant et une dernière 24 heures avant le départ. Envoyez alors les horaires, le tracé, les consignes de sécurité, les points de ravitaillement et la procédure en cas de modification du parcours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.