Zo organiseer je een MTB-marathon
Een MTB-marathon organiseren begint niet bij de startboog, maar bij de route, toestemming en veiligheid. Leg eerst datum, start- en finishlocatie en het parcours vast. Stem de route af met terreineigenaren en controleer welke vergunningen en meldingen nodig zijn. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, EHBO en materiaal. In de laatste week draait alles om routecontrole, deelnemersinformatie, weersverwachting en een duidelijke taakverdeling op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
- 3
Start- en finishlocatie reserveren
- 4
Route met terreineigenaren afstemmen
2 personen
- 5
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
- 6
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 7
Route digitaal intekenen
- 8
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
- 9
Inschrijfformulier publiceren
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Sponsoren en partners benaderen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vrijwilligers werven
2 personen
- 16
Vrijwilligersposten indelen
2 personen
- 17
Verkeersposten bepalen
2 personen
- 18
EHBO-bezetting afstemmen
- 19
Routecontrole uitvoeren
3 personen
- 20
Routewijzigingen verwerken
2 personen
- 21
Weersverwachting controleren
- 22
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 23
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
- 24
Routekaarten afdrukken
- 25
Boodschappen doen
3 personen
- 26
Koelboxen vullen
2 personen
Event
- 27
Fietsen van deelnemers controleren
4 personen
- 28
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
- 29
Partytenten opbouwen
4 personen
- 30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 31
Inschrijftafel inrichten
3 personen
- 32
Fietsenstalling afzetten
2 personen
- 33
Routepijlen en linten plaatsen
6 personen
- 34
Verkeersposten instrueren
2 personen
- 35
Bevoorradingsposten inrichten
4 personen
- 36
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
- 37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 38
Startnummers uitdelen
4 personen
- 39
Deelnemers registreren
4 personen
- 40
Helm- en materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
- 41
Rijderbriefing geven
2 personen
- 42
Startvak vullen
4 personen
- 43
MTB-marathon starten
6 personen
- 44
Routepost bezetten
8 personen
- 45
Bevoorrading uitdelen
6 personen
- 46
Dranken bijvullen
3 personen
- 47
Mechanische pech ondersteunen
3 personen
- 48
Tussentijden registreren
3 personen
- 49
Finishers afvinken
4 personen
- 50
Medaille en eten uitdelen
5 personen
- 51
Finishdranken serveren
3 personen
- 52
Laatste deelnemer begeleiden
2 personen
- 53
Routeposten afmelden
2 personen
- 54
Uitslagen controleren
2 personen
- 55
Prijzen uitreiken
3 personen
Nazorg
- 56
Routepijlen en linten verwijderen
6 personen
- 57
Terrein direct opruimen
6 personen
- 58
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
- 59
Servies afwassen
3 personen
- 60
Tafels en stoelen inklappen
4 personen
- 61
Partytenten afbreken
4 personen
- 62
Locatie schoonmaken
5 personen
- 63
Materialen inventariseren
2 personen
- 64
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 65
Route op schade controleren
3 personen
- 66
Uitslagen publiceren
- 67
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
- 68
Openstaande schade melden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 4
- Klaptafelaantal 10
- Klapstoelaantal 24
- Statafelaantal 4
- Afvalbakaantal 8
Sportmateriaal
- Start- en finishboog
- Routepijlaantal 80
- Afzetlintaantal 12
- Pionaantal 30
- Startnummeraantal 130
- Polsbandjeaantal 130
- Medailleaantal 120
- Podiumstandaard
- Reserve binnenbandaantal 20
- Fietspompaantal 6
- Minipompaantal 10
- Bandenlichteraantal 20
- Multitoolaantal 10
- Kettingolieaantal 4
- Fietskrataantal 8
- Fietsenrekaantal 6
Apparatuur
- Portofoonaantal 12
- Megafoonaantal 2
- Luidsprekeraantal 2
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelaantal 6
- Stekkerdoosaantal 6
- Laptopaantal 2
- Printer
- Powerbankaantal 8
- Zaklampaantal 12
- Batterijopladeraantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkbekeraantal 180
- Herbruikbaar bordaantal 140
- Herbruikbaar bestekaantal 140
- Koffiebekeraantal 120
- Thermoskanaantal 8
Keuken
- Koelboxaantal 10
- Snijplankaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Serveertangaantal 8
- Schaalaantal 12
- Kanaantal 12
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Gasbranderaantal 2
- Gasflesaantal 2
- Koelelementaantal 30
- Jerrycanaantal 8
- Handgelpompaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Vuilnisgrijperaantal 6
- Emmeraantal 6
- Dweilaantal 6
- Schoonmaaksponsaantal 12
- Afwasteilaantal 4
Decoratie
- Routebordaantal 18
- Bannervlagaantal 12
- Podiumlint
Verlichting
- Ledlampaantal 12
- Lichtslingeraantal 6
- Reflectoraantal 40
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg de route minimaal 8 tot 12 weken voor de MTB-marathon digitaal vast en stem elk relevant traject af met terreineigenaren. Noteer ook omleidingen en alternatieven voor afgesloten paden.
- Maak uiterlijk 6 weken vooraf een veiligheidsplan met verkeersposten, EHBO-bezetting en communicatie via portofoons. Controleer of iedere post een vaste vrijwilliger en een reserve heeft.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin starttijd, locatie, route-informatie, verplichte voorbereiding en wat deelnemers bij de start en finish moeten doen.
- Sorteer startnummers en polsbandjes per deelnemer of startgroep en druk routekaarten enkele dagen vooraf af. Leg reserve binnenbanden, fietspompen, bandenlichters en multitools klaar op een herkenbare reparatieplek.
- Plan 24 tot 48 uur voor de start een volledige routecontrole. Verwerk routewijzigingen direct in pijlen, afzetlint en deelnemersinformatie en controleer daarna opnieuw de kritieke kruisingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een MTB-marathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Gebruik de eerste 8 tot 12 weken voor datum, route, toestemming, verzekering en locatie; reserveer de laatste 4 weken voor inschrijving, vrijwilligers en uitvoering.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een MTB-marathon?
- Dat hangt af van route en aantal kruisingen, maar plan voor iedere verkeers- of controlepost minimaal 1 vrijwilliger en daarnaast een coördinator, EHBO-bezetting en reserve. Maak de indeling uiterlijk 4 weken voor de start.
- Wanneer controleer je de MTB-route voor het laatst?
- Doe een volledige controle 24 tot 48 uur voor de start en nog een korte controle op de wedstrijddag. Controleer vooral kruisingen, routepijlen, afzetlint, modderige passages en recente routewijzigingen.
- Wat moet je regelen voor pech onderweg tijdens een MTB-marathon?
- Zorg op een vaste reparatieplek voor reserve binnenbanden, een fietspomp, minipomp, bandenlichters, multitool en kettingolie. Wijs minimaal 1 verantwoordelijke aan en controleer het materiaal de dag vóór de marathon.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!