Cómo organizar una maratón MTB sin dejar cabos sueltos

Una maratón MTB empieza mucho antes de marcar la salida: primero hay que cerrar una ruta viable, comprobar permisos y coordinarla con quienes gestionan los terrenos. Después vienen el seguro, el plan de seguridad, las inscripciones y la red de voluntarios. Los fallos más habituales aparecen al final, cuando faltan señales, dorsales, radios o asistencia para una avería. Sigue este orden para llegar al día de la prueba con decisiones tomadas y responsabilidades asignadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
3
Reservar la salida y la meta
4
Coordinar la ruta con los propietarios del terreno
2 personas
5
Gestionar el seguro y la responsabilidad
6
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
7
Trazar la ruta en digital
8
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
9
Publicar el formulario de inscripción
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Contactar a patrocinadores y colaboradores
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Actualizar la lista de participantes
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Reclutar voluntarios
2 personas
16
Asignar puestos de voluntarios
2 personas
17
Definir los puestos de tráfico
2 personas
18
Coordinar la cobertura de primeros auxilios
19
Realizar el control de ruta
3 personas
20
Procesar cambios de ruta
2 personas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Enviar información a los participantes
2 personas
23
Ordenar dorsales y pulseras
2 personas
24
Imprimir mapas de ruta
25
Hacer la compra
3 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

27
Comprobar las bicicletas de los participantes
4 personas
28
Montar el arco de salida y meta
4 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar la mesa de inscripciones
3 personas
32
Delimitar el aparcamiento para bicicletas
2 personas
33
Colocar flechas de ruta y cintas
6 personas
34
Instruir a los puestos de tráfico
2 personas
35
Montar los puntos de abastecimiento
4 personas
36
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
37
Probar el sistema de sonido
2 personas
38
Repartir dorsales
4 personas
39
Registrar a los participantes
4 personas
40
Realizar el control de cascos y material
3 personas
41
Dar la briefing a los ciclistas
2 personas
42
Preparar la zona de salida
4 personas
43
Dar salida al MTB-marathon
6 personas
44
Cubrir el puesto de ruta
8 personas
45
Repartir los suministros
6 personas
46
Rellenar las bebidas
3 personas
47
Asistir en caso de avería mecánica
3 personas
48
Registrar los tiempos parciales
3 personas
49
Marcar a los finishers
4 personas
50
Repartir medallas y comida
5 personas
51
Servir bebidas en la meta
3 personas
52
Acompañar al último participante
2 personas
53
Dar de baja los puestos de ruta
2 personas
54
Comprobar los resultados
2 personas
55
Entregar premios
3 personas

Seguimiento

56
Retirar las flechas de ruta y las cintas
6 personas
57
Recoger la zona de inmediato
6 personas
58
Recoger y separar la basura
4 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Plegar mesas y sillas
4 personas
61
Desmontar las carpas
4 personas
62
Limpiar el lugar
5 personas
63
Inventariar materiales
2 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Comprobar daños en la ruta
3 personas
66
Publicar los resultados
67
Enviar agradecimiento a los participantes
2 personas
68
Informar daños pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 4
Mesa plegablecant. 10
Silla plegablecant. 24
Mesa altacant. 4
Papeleracant. 8

Material deportivo

Arco de salida y meta
Flecha de rutacant. 80
Cinta de balizamientocant. 12
Conocant. 30
Dorsalcant. 130
Pulseracant. 130
Medallacant. 120
Atril de escenario
Cámara de aire de repuestocant. 20
Bomba de bicicletacant. 6
Mini bombacant. 10
Desmontador de cubiertascant. 20
Multiherramientacant. 10
Aceite para cadenacant. 4
Cesto para bicicletacant. 8
Portabicicletascant. 6

Equipo

Walkie-talkiecant. 12
Megáfonocant. 2
Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 6
Regletacant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Powerbankcant. 8
Linternacant. 12
Cargador de bateríascant. 4

Vajilla

Vaso reutilizablecant. 180
Plato reutilizablecant. 140
Cubiertos reutilizablescant. 140
Vaso de cafécant. 120
Termocant. 8

Cocina

Nevera portátilcant. 10
Tabla de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Pinza para servircant. 8
Fuentecant. 12
Latacant. 12
Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Quemador de gascant. 2
Bombona de gascant. 2
Elemento refrigerantecant. 30
Bidóncant. 8
Dispensador de gel desinfectantecant. 8

Limpieza

Escobacant. 4
Pinza recoge basuracant. 6
Cubocant. 6
Fregonacant. 6
Esponja de limpiezacant. 12
Palangana para lavarcant. 4

Decoración

Señal de rutacant. 18
Bandera publicitariacant. 12
Cinta para el escenario

Iluminación

Lámpara LEDcant. 12
Guirnalda de lucescant. 6
Reflectorcant. 40

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de abrir las inscripciones. Traza el recorrido en digital y haz un control completo para detectar cruces confusos, tramos privados y puntos donde será necesario colocar flechas, conos o cinta de balizamiento.
Empieza los permisos y las notificaciones con varias semanas de margen. Además de la autorización del recorrido, confirma por escrito la salida, la meta y el paso por terrenos de propietarios o entidades colaboradoras.
Diseña la seguridad según la ruta, no solo según el número de participantes. Define los puestos de tráfico, la cobertura de primeros auxilios y un canal de comunicación con walkie-talkies; lleva también un procedimiento para cambios de ruta por lluvia o incidencias.
No esperes a la última semana para reclutar voluntarios. Asigna a cada persona un puesto concreto, una hora de llegada y un contacto responsable; los cruces, la salida, la meta y los puntos de asistencia suelen necesitar más apoyo del previsto.
Envía a los participantes la información final entre 5 y 7 días antes. Incluye horarios, recorrido, instrucciones de llegada, normas, previsión meteorológica y qué hacer ante una modificación; prepara dorsales, pulseras, mapas y material de reparación antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una maratón MTB?: Empieza entre 3 y 6 meses antes. Ese margen permite cerrar la ruta, tramitar permisos, contratar el seguro, buscar colaboradores y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones definitivas entre 5 y 7 días antes de la prueba. Si cambia la ruta o la previsión meteorológica empeora, comunica la actualización en cuanto esté confirmada.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una maratón MTB?: No hay una cifra fija, pero calcula al menos una persona por cada cruce o puesto de tráfico y añade responsables para salida, meta, asistencia y comunicaciones. Cierra la distribución de puestos como mínimo 2 semanas antes.
¿Qué material de reparación debo tener en una maratón MTB?: Prepara cámaras de aire de repuesto, bombas, desmontadores de cubiertas, multiherramientas y aceite para cadena. Reparte el material en puntos accesibles y comprueba todo durante el control de ruta, al menos un día antes.

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