Organiser un Jeu de Noël, étape par étape

Un Jeu de Noël demande de coordonner un spectacle, des participants et un moment convivial autour d’un repas. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les rôles, les textes, les costumes et la technique doivent être réglés assez tôt pour garder du temps aux répétitions. Ce plan vous aide aussi à préparer le décor, le catering et l’accueil sans tout gérer au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le programme du spectacle de Noël
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Définir la répartition des rôles avec les joueurs
2 personnes
9
Distribuer les textes aux acteurs
10
Sélectionner la musique pour le jeu
2 personnes
11
Confirmer la réservation du lieu
12
Confirmer la réservation des sièges
13
Tester la technique
2 personnes
14
Élaborer le design du décor
2 personnes
15
Rassembler les costumes
3 personnes
16
Rassembler les accessoires
3 personnes
17
Acheter la décoration
2 personnes
18
Calculer les quantités de catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Essayer les costumes
4 personnes
22
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
23
Imprimer les textes et les feuilles de route
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Emballer des cadeaux pour les joueurs
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les éléments de scène
4 personnes
31
Monter la décoration
4 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Configurer l’installation d’éclairage
2 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Aménager le vestiaire
2 personnes
39
Préparer les costumes
2 personnes
40
Installer les accessoires
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Aménager la table d'accueil
2 personnes
44
Signaler l’entrée et l’itinéraire
2 personnes

Événement

45
Distribuer le programme
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Cocher les inscriptions
2 personnes
48
Gérer le vestiaire
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Accompagner les joueurs au vestiaire
2 personnes
53
Annoncer les joueurs
54
Mettre en scène le spectacle de Noël
12 personnes
55
Gérer la musique pendant le jeu
56
Gérer l’éclairage pendant le jeu
57
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
58
Ravitaillement des encas de pause
3 personnes
59
Accompagner les chants de Noël
3 personnes
60
Prononcer le discours de remerciement
61
Distribuer les cadeaux
3 personnes
62
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes
63
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
64
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
65
Servir le buffet du soir
4 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Servir le café et le thé
2 personnes
68
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

69
Démonter le décor
4 personnes
70
Démonter les éléments de la scène
4 personnes
71
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
72
Retirer l'éclairage
3 personnes
73
Empiler les chaises
4 personnes
74
Dégager les tables
3 personnes
75
Faire la vaisselle
4 personnes
76
Nettoyer la cuisine
3 personnes
77
Rassembler les déchets
2 personnes
78
Nettoyer la salle
4 personnes
79
Vérifier les toilettes
80
Laver et trier les costumes
3 personnes
81
Rapporter les accessoires
2 personnes
82
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
83
Ranger les courses restantes
2 personnes
84
Rassembler les objets perdus
85
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Éléments de podiumqté 8
Portants de logeqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 100
Couteaux de tableqté 120
Fourchettes de tableqté 120
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 8
Chemins de table de Noëlqté 12
Tissus décoratifsqté 8
Couvertures en fausse neigeqté 6
Crèche de Noël
Étoile pour la crèche
Lumières à batterieqté 10
Centres de table de Noëlqté 12
Porte-nomsqté 120
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Playlist musicale
Défroisseurs vapeur
Table à repasser

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un formulaire d’inscription avec les besoins alimentaires afin de calculer les quantités de catering sur le nombre réel de participants.
Définissez le programme avant de distribuer les rôles. Donnez les textes aux acteurs au moins 2 semaines avant le Jeu de Noël pour permettre une lecture, des corrections et une répétition.
Répartissez les bénévoles par mission plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez notamment une personne pour les inscriptions, une pour l’accueil, une pour la technique et une pour le service.
Testez les microphones sans fil, les pieds de micro et le reste de la technique avant le jour J. Faites un essai dans la salle avec les sièges installés, car l’acoustique et la visibilité peuvent changer selon la disposition.
Préparez le décor et les accessoires avant les courses finales. Vérifiez le sapin, les guirlandes, les lumières à batterie, les costumes et les accessoires ensemble, puis imprimez les textes, les feuilles de route et les badges nominatifs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Jeu de Noël ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Laissez le formulaire d’inscription ouvert pendant 10 à 14 jours afin d’avoir le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu et de recueillir les allergies.
Combien de temps prévoir pour préparer le spectacle de Noël ?: Comptez au moins 4 semaines pour définir le programme, distribuer les textes et répartir les rôles. Prévoyez une répétition complète 7 à 10 jours avant, puis un dernier contrôle technique dans les 48 heures.
Quand acheter la décoration et les costumes ?: Rassemblez les costumes et les accessoires 2 à 3 semaines avant le Jeu de Noël. Achetez la décoration après avoir validé le design du décor et les dimensions de la salle, idéalement au plus tard 7 jours avant.
Comment calculer le catering pour un Jeu de Noël ?: Basez les quantités sur les inscriptions confirmées et les besoins alimentaires recueillis. Faites le calcul définitif 5 à 7 jours avant, puis vérifiez la liste des courses et achetez les produits périssables dans les 24 à 48 heures précédant l’événement.

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