Weihnachtsspiel organisieren: So klappt die Vorbereitung

Ein Weihnachtsspiel braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst Termin, Ort und Programm festlegen, dann Anmeldungen, Rollen und Helfer koordinieren. Plane danach Technik, Kostüme, Requisiten und Dekoration, bevor du Cateringmengen und Geschirr festlegst. Viele Probleme entstehen, wenn Texte, Mikrofone oder Sitzplätze erst in der letzten Woche geprüft werden. Mit einem festen Proben- und Kontrolltermin bleibt am Veranstaltungstag Zeit für die Aufführung statt für Fehlersuche.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Weihnachtsspielprogramm festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Freiwillige einteilen
2 Personen
8
Rollenverteilung mit Spielern erstellen
2 Personen
9
Texte an die Spieler aushändigen
10
Musik für das Spiel auswählen
2 Personen
11
Reservierung der Location bestätigen
12
Stuhlreservierung bestätigen
13
Technik testen
2 Personen
14
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
15
Kostüme einsammeln
3 Personen
16
Requisiten sammeln
3 Personen
17
Dekoration einkaufen
2 Personen
18
Cateringmengen berechnen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Kostüme anprobieren
4 Personen
22
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
23
Texte und Abläufe drucken
2 Personen
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Geschenke für Spieler verpacken
2 Personen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
31
Dekor aufbauen
4 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Lichtanlage einstellen
2 Personen
37
Mikrofone testen
2 Personen
38
Umkleideraum einrichten
2 Personen
39
Kostüme bereitlegen
2 Personen
40
Requisiten bereitstellen
2 Personen
41
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Empfangstisch einrichten
2 Personen
44
Eingang und Weg beschildern
2 Personen

Event

45
Programm verteilen
3 Personen
46
Besucher begrüßen
4 Personen
47
Anmeldungen abhaken
2 Personen
48
Garderobe verwalten
2 Personen
49
Getränke servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Spieler zur Umkleide begleiten
2 Personen
53
Spieler ausrufen
54
Krippenspiel durchführen
12 Personen
55
Musik während des Spiels steuern
56
Licht während des Spiels bedienen
57
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
58
Pausensnacks auffüllen
3 Personen
59
Weihnachtslieder begleiten
3 Personen
60
Dankeswort sprechen
61
Geschenke verteilen
3 Personen
62
Besucher verabschieden
4 Personen
63
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
64
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
65
Abendbuffet servieren
4 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
68
Letzte Besucher begleiten
2 Personen

Nachbereitung

69
Deko abbauen
4 Personen
70
Bühnenelemente demontieren
4 Personen
71
Tonanlage ausschalten
2 Personen
72
Beleuchtung entfernen
3 Personen
73
Stühle stapeln
4 Personen
74
Tische abräumen
3 Personen
75
Geschirr abwaschen
4 Personen
76
Küche reinigen
3 Personen
77
Abfall sammeln
2 Personen
78
Saal reinigen
4 Personen
79
Toiletten kontrollieren
80
Kostüme waschen und sortieren
3 Personen
81
Requisiten zurückbringen
2 Personen
82
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
83
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
84
Fundsachen sammeln
85
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 8
UmkleideracksAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 100
TafelmesserAnz. 120
TischgabelnAnz. 120
ServierlöffelAnz. 16
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtssterneAnz. 8
WeihnachtstischläuferAnz. 12
Dekorative StoffeAnz. 8
KunstschneedeckenAnz. 6
Krippe
Stern für die Krippe
BatterielichterAnz. 10
Weihnachts-TischdekorationenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 120
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Musik-Playlist
Kleiderdampfer
Bügelbrett

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LED-LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Spielrollen und Texte mindestens 4 Wochen vor dem Termin fest. Gib jedem Mitwirkenden eine eigene Textfassung und prüfe früh, ob Rollen oder Szenen noch geändert werden müssen.
Schließe die Anmeldung etwa 2 Wochen vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche. Berechne erst danach die Cateringmengen, damit Teller, Tassen, Gläser und Serviergeschirr zur tatsächlichen Gästezahl passen.
Plane für Technik und Bühne einen vollständigen Test spätestens 7 Tage vorher ein. Prüfe Funkmikrofone, Mikrofonständer, Stromversorgung und die Sicht von den hinteren Stuhlreihen aus.
Sammle Kostüme und Requisiten nicht erst am Aufführungstag. Eine Anprobe und eine komplette Ablaufprobe 3 bis 5 Tage vorher zeigen, ob etwas fehlt oder auf der Bühne nicht funktioniert.
Kontrolliere Dekoration, Krippe, Weihnachtsbaum, Beleuchtung und Sitzordnung am Vortag. Lege außerdem Namensschilder, gedruckte Abläufe und verpackte Geschenke gesammelt an einem festen Ort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtsspiel organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Rollen, Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor der Aufführung laufen.
Wann müssen die Rollen für ein Weihnachtsspiel verteilt werden?: Verteile die Rollen etwa 5 bis 6 Wochen vorher, damit die Spieler ihre Texte rechtzeitig erhalten. Plane mindestens eine vollständige Probe 3 bis 5 Tage vor dem Termin ein.
Wie viele Gläser und Teller braucht man für ein Weihnachtsspiel?: Rechne pro angemeldeter Person mit einem Teller und einem Trinkglas sowie zusätzlichen 10 Prozent Reserve. Für Kaffee- oder Kuchenangebote solltest du Tassen, Besteck und Serviergeschirr ebenfalls mit rund 10 Prozent Puffer einplanen.
Wann sollte die Technik für ein Weihnachtsspiel getestet werden?: Teste Mikrofone, Ständer und die gesamte Beschallung spätestens 7 Tage vorher. Wiederhole den Test am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn, wenn Bühne und Sitzplätze aufgebaut sind.

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