Cómo organizar una Obra de Navidad paso a paso

Una Obra de Navidad combina representación, música, catering y participación de varias personas, así que conviene trabajar con un calendario claro. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y el programa; después gestiona las inscripciones, el reparto y los textos. En las semanas previas tendrás que coordinar voluntarios, vestuario, atrezo, decoración y técnica. El día del evento, deja la comida, las acreditaciones, los guiones impresos y los regalos preparados antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Definir el programa del espectáculo de Navidad
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Asignar voluntarios
2 personas
8
Crear la distribución de papeles con los jugadores
2 personas
9
Proporcionar textos a los jugadores
10
Seleccionar la música para el juego
2 personas
11
Confirmar la reserva del lugar
12
Confirmar la reserva de asientos
13
Probar la técnica
2 personas
14
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
15
Reunir los trajes
3 personas
16
Reunir los accesorios
3 personas
17
Comprar decoración
2 personas
18
Calcular las cantidades de catering
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Probarse los disfraces
4 personas
22
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
23
Imprimir textos y guiones
2 personas
24
Preparar acreditaciones
2 personas
25
Empaquetar los regalos para los jugadores
2 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
27
Preparar aperitivos
4 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Preparar las sillas
4 personas
30
Colocar las piezas del escenario
4 personas
31
Montar la decoración
4 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Configurar la instalación de luces
2 personas
37
Probar los micrófonos
2 personas
38
Montar el vestuario
2 personas
39
Preparar los disfraces
2 personas
40
Preparar los accesorios
2 personas
41
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Montar la mesa de recepción
2 personas
44
Señalizar la entrada y la ruta
2 personas

Evento

45
Repartir el programa
3 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
47
Marcar las inscripciones
2 personas
48
Gestionar el guardarropa
2 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Acompañar a los jugadores al vestuario
2 personas
53
Anunciar jugadores
54
Realizar el juego de Navidad
12 personas
55
Gestionar la música durante el juego
56
Controlar la luz durante el juego
57
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
58
Reponer los aperitivos del descanso
3 personas
59
Acompañar villancicos
3 personas
60
Dar las gracias
61
Repartir regalos
3 personas
62
Despedir a los visitantes
4 personas
63
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
64
Preparar el bufé de la noche
4 personas
65
Servir el buffet de la noche
4 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Servir café y té
2 personas
68
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

69
Desmontar la decoración
4 personas
70
Desmontar piezas del escenario
4 personas
71
Apagar el equipo de sonido
2 personas
72
Retirar la iluminación
3 personas
73
Apilar las sillas
4 personas
74
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
75
Lavar la vajilla
4 personas
76
Limpiar la cocina
3 personas
77
Recoger la basura
2 personas
78
Limpiar la sala
4 personas
79
Comprobar los baños
80
Lavar y clasificar los disfraces
3 personas
81
Devolver los accesorios
2 personas
82
Devolver el material prestado
2 personas
83
Guardar las compras sobrantes
2 personas
84
Recoger objetos perdidos
85
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Piezas de escenariocant. 8
Percheros para camerinoscant. 4
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de mesacant. 120
Tenedores de mesacant. 120
Cucharonescant. 16
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 8
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Paños decorativoscant. 8
Mantas de nieve artificialcant. 6
Belén
Estrella para el belén
Luces de pilacant. 10
Centros de mesa navideñoscant. 12
Portanombrescant. 120
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Lista de reproducción de música
Vaporizadores de ropa
Tabla de planchar

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 4
Linternascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el programa, y confirma la reserva del espacio y de los asientos antes de enviar las invitaciones. Si cambia el aforo, también cambiarán las cantidades de catering y la distribución de las sillas y mesas.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recopilar asistentes y preferencias dietéticas. Fija una fecha límite al menos 7 días antes del evento para poder calcular raciones y revisar la lista de la compra.
No repartas los papeles solo de palabra: prepara una distribución escrita, entrega los textos a los participantes y programa una prueba de vestuario. Ten también copias impresas de los guiones para evitar depender de los teléfonos durante la actuación.
Haz una prueba técnica completa antes del montaje final: comprueba los micrófonos inalámbricos, los soportes y la música desde la posición real del escenario. Reserva entre 30 y 45 minutos para detectar problemas de sonido, conexiones o visibilidad.
Monta la decoración y el atrezo con una lista de comprobación separada: árbol, guirnaldas, belén, estrella, luces y textiles deben revisarse antes de abrir las puertas. Prepara los regalos de los participantes y las acreditaciones el día anterior, no durante la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Obra de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, abrir las inscripciones, repartir los papeles, reunir vestuario y atrezo, y hacer al menos una prueba técnica.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una Obra de Navidad?: Cierra el formulario al menos 7 días antes del evento. Así puedes confirmar el número de asistentes, las preferencias dietéticas, las raciones de catering y la distribución de los asientos.
¿Qué se necesita preparar para los participantes de la obra?: Prepara con varios días de antelación la distribución de papeles, los textos, el vestuario, los accesorios y los regalos. Imprime los guiones y haz una prueba de disfraces como mínimo 2 días antes.
¿Cuándo se debe probar el sonido y la música?: Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes, usando los micrófonos, los soportes y la música previstos. El día del evento realiza además una comprobación rápida de 30 minutos antes de que llegue el público.

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