Zo organiseer je een banenmarkt zonder last-minute gedoe

Begin een banenmarkt niet met de plattegrond, maar met de werkgevers en de bezoekerscapaciteit. Leg eerst datum en locatie vast, benader daarna werkgevers en open het aanmeldformulier voor bezoekers. Zodra je weet wie meedoet, maak je de standindeling, het programma en de informatiepakketten definitief. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, techniek, badges, bewegwijzering en catering; juist die onderdelen worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Deelnemende werkgevers benaderen
3 personen
4
Werkgevers inschrijven
2 personen
5
Standplaatsen indelen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekerslijst controleren
2 personen
12
Werkgeversinformatie verzamelen
2 personen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Plattegrond uitwerken
15
Werkgevers bevestigen
2 personen
16
Catering bestellen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Beveiligingsinstructies afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Werkgeverspakketten samenstellen
3 personen
21
Plattegronden afdrukken
22
Bewegwijzering afdrukken
23
Presentaties verzamelen
24
Techniek testen
2 personen
25
Materialen verzamelen
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Locatie controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
29
Standplaatsen markeren
2 personen
30
Werkgeversstands opbouwen
6 personen
31
Registratiebalie opbouwen
2 personen
32
Cateringpunt inrichten
2 personen
33
Presentatieruimte inrichten
3 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Techniek aansluiten
2 personen
36
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen

Event

39
Werkgevers ontvangen
3 personen
40
Werkgevers naar stands begeleiden
3 personen
41
Registratiebalie bemannen
3 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Naambadges uitdelen
2 personen
45
Werkgeversstands ondersteunen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes klaarzetten
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Presentaties aankondigen
52
Presentaties begeleiden
2 personen
53
Microfoons beheren
54
Technische vragen oplossen
2 personen
55
Extra informatiemateriaal uitdelen
2 personen
56
Rustige gesprekken faciliteren
2 personen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Werkgevers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Catering opruimen
3 personen
60
Materialen van stands verzamelen
4 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
69
Werkgeversbedankingen versturen
70
Aanwezigheidsgegevens verwerken
71
Openstaande spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Laptopslotenaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakeraantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Oplaadkabelsaantal 6
Presentatie-afstandsbedieningaantal 2
Wifirouter

Decoratie

Staande bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 32
Naamkaartstandaardsaantal 35
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Logo-achterwandenaantal 6
Plakstripsaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Raamtrekker

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 200
Werkgeversbrochuresaantal 300
Inschrijfformulierenaantal 250
Evaluatieformulierenaantal 200
Notitieblokkenaantal 120
Enveloppenaantal 120
Printerpapieraantal 2
Naambadgesaantal 180
Badgehoezenaantal 180
Pennenaantal 150
Stiftenaantal 24
Plaknotitiesaantal 24
Klembordenaantal 12
Ordnersaantal 12
Enquètekaartenaantal 150

Kantoorartikelen

Scharenaantal 8
Plakbandrollenaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Nietjesdozenaantal 8
Paperclipsaantal 4
Elastiekenaantal 4
Labelstickersaantal 8
Kabelbindersaantal 100
Tie-wrapsaantal 100
Meetlintenaantal 2
Ducttapeaantal 4
Whiteboardmarkersaantal 12
Whiteboard
Flip-overblokkenaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bureaulampenaantal 6
Nachtlampjesaantal 4

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8

Tips

Benader werkgevers minimaal 8 tot 10 weken vooraf. Vraag meteen naar bedrijfsnaam, contactpersoon, logo, vacatures, gewenste standruimte en eventuele presentaties; zonder die informatie blijft je plattegrond voorlopig.
Open de bezoekersaanmelding zodra de eerste werkgevers bevestigd zijn, bij voorkeur 6 weken voor de banenmarkt. Verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier en controleer de bezoekerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf.
Maak de standindeling pas definitief nadat de werkgeversinschrijving sluit. Reserveer per stand niet alleen een tafel en stoelen, maar controleer ook stroompunten, looproutes, kabelgoten en ruimte voor banners of een logo-achterwand.
Test beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, speaker, HDMI-kabels, USB-C-adapters en wifi uiterlijk 1 dag vooraf. Leg oplaadkabels, verlenghaspels en stekkerdozen klaar op een vaste techniekplek, zodat presentaties niet op de ochtend zelf moeten worden opgelost.
Geef werkgeverspakketten en plattegronden bij binnenkomst uit en zet de registratietafel vóór opening klaar. Print naambadges, pijlborden, beveiligingsinstructies en het welkomstbord vooraf; op de dag zelf blijft dan alleen plaatsen, testen en ontvangen over.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een banenmarkt organiseren?: Leg datum en locatie ongeveer 10 tot 12 weken vooraf vast. Benader werkgevers direct daarna en verstuur de bezoekersuitnodiging uiterlijk 6 weken voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een banenmarkt?: Plan minimaal 3 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, registratie, bewegwijzering en techniek. Reserveer daarnaast 30 tot 60 minuten voor een volledige test van presentaties, microfoons en wifi.
Wanneer sluit je de inschrijving voor werkgevers?: Sluit de werkgeversinschrijving bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de banenmarkt. Dan heb je nog tijd om de standplaatsen, plattegrond, werkgeverspakketten en het programma definitief te maken.
Wanneer bestel je catering voor een banenmarkt?: Bestel de catering ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, nadat je de bezoekerslijst en dieetwensen hebt gecontroleerd. Werk het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor de banenmarkt bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.